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Recouvrement de créances : comment évaluer sa performance ?
Rédigé par
Mathilde ChevallierComptabilité
Mis à jour le
13/10/2023
Lorsqu’un de vos clients ne respecte pas le délai qui lui a été octroyé pour payer sa facture, c’est le moment pour vous d’entamer une phase de recouvrement afin de récupérer les sommes qui vous sont dues.
Le recouvrement de créances correspond à l’ensemble des démarches légales que vous pouvez mettre en place pour obtenir de la part de votre débiteur le paiement de l’argent qu’il vous doit.
C’est un élément clé pour la santé de votre entreprise, puisqu’il est, certes, important de facturer mais encore plus d’encaisser. C’est donc pour cette raison qu’évaluer la performance de sa gestion du poste clients est primordial. Différents indicateurs existent et vous permettent de mesurer la qualité de votre recouvrement : taux de recouvrement, taux d’activation, délai de paiement moyen, balance âgée...
On fait le point dans notre article.
En bonus, vous trouverez deux fichiers Excel de modèles à télécharger gratuitement 🎁: le DSO et la balance âgée. De quoi vous faire gagner un peu de temps dans votre suivi de la performance !
Recouvrement de créances : pourquoi suivre sa performance ?
Petit rappel mais non des moindres sur l’intérêt de suivre la gestion de son recouvrement de créances. Il faut pouvoir mesurer l’état actuel du recouvrement et son niveau de performance pour identifier les points forts et les pistes d’amélioration.
En fonction de cela, vous pourrez réévaluer votre stratégie, vos actions, vos processus pour toujours prendre les meilleures décisions au meilleur moment.
Par exemple, un de nos clients avait pour habitude de relancer ses clients en retard seulement quand l’équipe en interne en avait le temps. C’était souvent au moins une semaine après la date d’échéance et au cas par cas selon les clients. Ce fonctionnement n’étant pas satisfaisant, il cherchait à aller plus loin dans la stratégie. Il a ainsi mis en place deux changements forts grâce au logiciel de relances clients LeanPay :
- la relance SYSTÉMATIQUE de tous ses clients en retard de paiement
- un message automatique envoyé 5 jours AVANT la date d’échéance pour prévenir ses clients qu’une facture sera prochainement à payer
👉 Résultat : il a constaté une amélioration notable de son recouvrement de créances au regard de différents indicateurs suivis :
- délai moyen de paiement : - 30%
- taux de recouvrement : amélioration de 40%
- free cash flow : +18%
- Autre point positif, les clients reçoivent un message neutre et tout à fait cordial dans le mail de prévenance plutôt que directement une relance pour non-paiement, dans lequel le ton peut être moins chaleureux. La relation client est donc davantage préservée en fonctionnant de cette façon-là.
Recouvrement de créances : quels indicateurs suivre ?
Plusieurs indicateurs du poste clients sont à votre disposition pour bien suivre votre recouvrement de créances et mesurer sa performance. À vous de les combiner entre eux et de voir ceux qui vous sont le plus pertinents.
Le délai de paiement moyen ou DSO
Le délai de paiement moyen ou DSO en anglais pour “Day Sales Outstanding” est l’indicateur le plus connu en matière de recouvrement de créances. Il mesure le nombre de jours moyen entre l’émission d’une facture et son encaissement. Cet indicateur vous permet d’identifier la durée nécessaire au recouvrement des créances.
L’objectif est de réduire ce délai de paiement pour le ramener au plus proche de celui négocié avec vos clients (30 jours par défaut). Diminuer ce délai de paiement en optimisant tous les process, de la facturation au recouvrement, vous permet d'optimiser votre BFR.
Il y a deux méthodes pour calculer son DSO :
- La méthode comptable ou standard qui est la plus utilisée
DSO = créances clients TTC d'une période / chiffre d'affaires TTC de la même période x nombre de jours de la période
- La méthode par apurement de l’encours clients ou épuisement du chiffre d’affaires. C’est celle que nous utilisons chez LeanPay pour calculer votre DSO que vous pouvez retrouver dans votre tableau de bord du poste clients.
DSO (à fin de mois) = encours client TTC - chiffre d'affaires TTC du mois M - chiffre d'affaires TTC du mois M-1... jusqu'à épuisement du solde client.
Puis, le montant (partiel) du dernier mois de chiffre d'affaires de la période rapporté au chiffre d'affaires total et multiplié par le nombre de jours du mois donne le solde du nombre de jours qu'il faut ajouter au nombre de jours des autres mois.
Fichier Excel de calcul du DSO 🎁
🎁 Pour ceux qui ne veulent pas s’embêter à calculer manuellement leur DSO, nous vous proposons notre modèle Excel de calcul du DSO. Vous avez simplement à remplir votre chiffre d’affaires et votre encours, et tout est calculé automatiquement ! En plus, c’est à télécharger GRATUITEMENT !
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Le DSO peut aussi être mis en relation avec l’ADD ou Average Days Delinquent qui correspond au nombre moyen de jours de retard de vos factures. Ainsi, plus l’ADD est élevé, plus vos clients vous payent tard.
Le taux de recouvrement ou taux d’encaissement
Le taux de recouvrement est l’indicateur de base de la performance de votre stratégie de recouvrement de créances sur une période donnée. On peut le rapprocher de l’indice d’efficacité du recouvrement, appelé CEI en anglais pour “Collection Effectiveness Index”.
C’est un indicateur concret et facilement mesurable au fil du temps. Il a un impact positif sur le travail et la motivation des équipes financières car il progresse au fur et à mesure du temps vers l’atteinte de l’objectif.
Le taux de recouvrement est calculé à l’aide de deux points :
- le montant total des sommes à recouvrer sur la période de référence. Par exemple, si on prend comme période d’étude un mois complet, on comptabilise les factures en retard de paiement au 1er jour du mois plus toutes celles qui arrivent à échéance durant le mois à venir. Ce montant total est donc l’objectif qu’il faudra atteindre : 100% d’encaissement.
- le montant restant à recouvrer d’ici la fin de cette même période au jour où le taux est calculé
Taux de recouvrement (en %) = ((montant total des sommes à recouvrer en début de mois - montant de ce qu’il reste à recouvrer) / montant total des sommes à recouvrer en début de mois) x 100
Prenons un exemple pour mieux comprendre. L’entreprise A souhaite analyser son taux de recouvrement de créances du mois d’avril. Au 1er avril, elle accuse déjà un retard de paiement à hauteur de 92.000 €. Elle ajoute à cela les factures qui arriveront à échéance au cours du mois d’avril soit 174.000 €, ce qui nous donne un total à recouvrer en début de mois de 266.000 € (92.000 € + 174.000 €). Elle dresse un bilan au 15 avril : 128.000 € ont déjà été encaissés. Il lui reste donc à recouvrer 138.000 € (266.000 € - 128.000 €). Pour calculer son taux de recouvrement, elle utilise la formule ci-dessous :
((266.000 € - 138.000 €) / 266.000 €) x 100 = 48,12%
Ce taux évolue au fil de la période de référence. Ainsi en début de période, il est proche de zéro et plus on avance dans le temps, plus il doit lui aussi avancer jusqu’à atteindre idéalement 100% en fin de période.
Vous pouvez vous approprier ce taux en le calculant sur l’ensemble de vos clients, ou par client ou par portefeuille de clients pour évaluer la performance des chargés de recouvrement par exemple.
Il est également possible d'associer ce taux aux cohortes de facturation. Il s'agit d'abord de rassembler des factures par groupe (par exemple toutes les factures d'un même mois). Ensuite, on suit la proportion de celles qui sont payées, comme un taux de recouvrement, au fur et à mesure des mois suivants.
Le taux d’activation
Le taux d’activation, aussi appelé taux de payeurs, est un indicateur en lien avec le volume de dossiers traités. Il s’agit de calculer le rapport entre le nombre de dossiers pour lesquels un encaissement a été réalisé et le nombre total de dossiers en cours durant la période étudiée. En termes d’encaissements, on comptabilise autant les acomptes que les factures entièrement réglées. Pour une vision plus juste, vous pouvez aussi évaluer le montant moyen des encaissements.
Taux d’activation = (Nombre de dossiers avec un encaissement / nombre de dossiers total en cours) x 100
Reprenons notre exemple de la société A et de son étude du mois d’avril. Elle dénombre 75 dossiers en cours et 47 ayant enregistré au moins un encaissement. Son taux d’activation est donc de 62,66%.
(47/75) x 100 = 62,66%
La balance âgée
La balance âgée est un indicateur à un instant T du niveau d’ancienneté des créances. Elle vise à identifier rapidement le niveau de retard des créances et leur montant afin de prioriser vos actions de relances. C’est un indicateur qui participe à une bonne stratégie de recouvrement des créances.
Elle est présentée sous forme de tableau, client par client ou au global, selon ce que vous voulez suivre. Les sommes à recouvrer sont classées selon l’importance du retard :
- Retard inférieur à 30 jours
- Retard compris entre 31 et 60 jours
- Retard compris entre 61 et 90 jours
- Retard supérieur à 90 jours
Modèle Excel de calcul de la balance âgée🎁
Pour vous faciliter la tâche, nous vous avons aussi préparé un fichier Excel de calcul automatique de votre balance âgée. Vous pouvez le télécharger GRATUITEMENT en remplissant le formulaire ci-dessous.
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Le coût à l’euro recouvré
C’est un bon indicateur du niveau de rentabilité de votre recouvrement de créances, reporté sur une base d’un euro. Il est question là d’établir le rapport entre ce que vous coûte votre recouvrement et le montant des sommes que vous avez réussi à recouvrer.
Coût en € = total des dépenses liées à votre recouvrement / total des sommes recouvrées
D'ailleurs, au sujet du coût du recouvrement, n'hésitez pas à consulter notre article sur les vrais coûts des retards de paiement. Cela pourra vous aider à établir ces dépenses liées au recouvrement.
La lecture du résultat se fait ainsi :
- Si le résultat est inférieur à 1, c’est positif. Bravo : vous recouvrez plus que vous n’avez besoin de dépenser pour y parvenir !
- Si le résultat est supérieur à 1, ce n’est pas bon signe. Malheureusement, vos dépenses en recouvrement sont supérieures à celles que vous recouvrez. Ce n’est pas rentable.
Le délai moyen de paiement et la balance âgée sont deux indicateurs qui font partie du suivi du poste client à retrouver dans la partie tableau de bord du logiciel de recouvrement LeanPay. Ils sont calculés automatiquement et en temps réel pour faciliter votre analyse. Vous y trouverez également le suivi de votre encours client ainsi qu’un prévisionnel d’encaissements. Si vous souhaitez en savoir plus sur la gestion des créances clients via LeanPay, réservez une démo en visio avec l’un de nos experts.
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Pour en savoir plus sur l'analyse de la performance du poste clients :
