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La data au service d’un meilleur pilotage de la performance

Digitalisation
Mis à jour le
25/5/2023

Le pilotage et les prises de décisions en matière de performance financière, opérationnelle et stratégique se font forcément à partir de la data. On identifie de nombreux KPI et on les suit chaque semaine, chaque mois, chaque année… selon le secteur d’activité de l’entreprise et ses objectifs. Ils sont omniprésents et indispensables.

Grâce à cette data, on a des analyses poussées, macro et micro, des prédictions, des simulations de différents scénarios. C’est de l’or. Mais encore faut-il avoir des données fiables, à jour et cohérentes.

Ce sujet de la data est étroitement lié à celui de la digitalisation. S’appuyer sur Excel devient vite obsolète et archaïque, car il est difficile d’y avoir une donnée à jour, identique, harmonisée, sécurisée, fiable...

On dit que le·a directeur·rice est le·a garant·e des chiffres. Désormais, il·elle est aussi celui·celle des datas, en collaboration avec la DSI. Il·elle structure la data (dont le volume peut-être très important) et la manière dont celle-ci doit être restituée pour être exploitée.

Transmettre la culture de la data à l’ensemble de l’entreprise

La digitalisation de l’entreprise est une sacrée transformation. Il ne s’agit pas seulement de mettre en œuvre des outils. C’est en effet plus compliqué qu’il n’y paraît. Cela demande de repenser une organisation et une culture déjà en place.

Le succès repose sur la capacité à insuffler la culture de la data à tout le monde. Il faut avoir le concours de chacun.

De nombreuses personnes représentant différents corps de métier auront accès à ces données. Or, tout le monde n’a pas le même niveau de digitalisation. La data doit être comprise de toutes les parties prenantes de l’entreprise de la même manière. Ainsi, la communication et l’écoute sont primordiales dans l’acceptation au changement. La formation des équipes tout autant : pour bien se servir des outils mais aussi pour bien avoir conscience de l’importance de la donnée et de son maintien.

Dans la mise en place du projet, il est recommandé d’avoir un groupe de travail multidisciplinaire avec une personne représentant chaque service : finance, force de vente, communication/marketing, achats, logistique, production…

La data doit être unique pour tout le monde donc il est important que chacun puisse donner son point de vue sur les besoins, les contraintes et les enjeux des données relatives à son champ d’action. Il en ressortira des process clairs qui répondront à ces questions :

  • Quelles données doivent-être récupérées ?
  • Comment les obtenir ? De quelles sources ?
  • Comment les maintenir à jour ?
  • Comment les vérifier ?
  • Comment les harmoniser pour l’ensemble de l’entreprise ?
  • Quels sont les flux et comment les optimiser ?
  • Comment les analyser ? Quels rapports en tirer ?
  • Comment les exploiter ?

C’est de cette vision unifiée de la donnée que découle une gouvernance la plus efficace possible. La data est à la fois qualitative et quantitative. Elle est transversale et se met au service de chaque métier de l’entreprise pour informer, prédire, confirmer, infirmer etc. Si elle est unique dans sa valeur, elle est multiple dans ses interprétations. La collaboration entre les départements est la clé d’une transition numérique réussie.

La question de la sécurité des données doit être travaillée en amont également. Il y a bien entendu la sécurité vis-à-vis de l’extérieur mais aussi celle de l’intérieur. Au sein même de l’entreprise, tout le monde n’a pas accès aux mêmes données, ni les droits pour modifier ces données. Selon les outils mis en place et leurs usages, il faut également définir qui peut voir quoi et qui peut faire quoi avec les données.

Ces nouveaux changements autour de la donnée engendrent aussi de nouveaux coûts : l’hébergement, les serveurs, le cloud, les abonnements SaaS pour les logiciels tels que LeanPay… L’enjeu de cette digitalisation est aussi de maîtriser ces frais associés au traitement des datas.

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La data du poste clients

Prenons l’exemple de LeanPay (au hasard 😄, après tout on sait de quoi on parle !)

Nous récupérons la data en temps réel : facture, paiements, contacts. Elle provient de différentes sources : grand livre lettré, logiciels comptables ou de facturation, fichiers Excel, connexions bancaires… LeanPay produit déjà un travail de réharmonisation de toutes ces données pour vous les synthétiser et vous les restituer sous différentes formes :

  • identifier facilement quel client vous doit quoi et depuis combien de temps
  • vous suggérer des actions de relances à réaliser : envoi de mails ou de courriers, coup de fil à donner etc…
  • vous informer des relances déjà faites, qu’elles soient manuelles ou automatiques (comme les mails de prévenance par exemple)
  • suivre des KPIs qui vous permettent de mesurer la performance de votre recouvrement. Sur notre tableau de bord, vous pouvez analyser votre DSO général et par client, votre balance âgée, votre encours clients en temps réel, vos futurs encaissements… Tous ces indicateurs vous permettent de prendre les bonnes décisions de façon éclairée.
  • centraliser les commentaires que vous souhaitez apporter durant vos relances pour favoriser le travail en équipe
  • visualiser des données différentes selon le profil des utilisateurs. Par exemple, un commercial n’aura accès qu’aux données liées à son portefeuille de clients.
  • vous indiquer lorsqu’un règlement a été enregistré sur notre plateforme de paiement
  • vous notifier lorsque l’encours d’un client s’approche trop du montant couvert par votre assurance crédit
  • rassembler toutes les pièces comptables nécessaires à la constitution d’un dossier de recouvrement externalisé

LeanPay vous fait gagner un temps précieux au quotidien. Notre outil prend en charge à votre place de nombreuses tâches administratives chronophages et automatise l’envoi de vos relances. Vous divisez par 4 le temps passé à relancer vos clients. Vous êtes plus performants sur les tâches qui comptent en termes de recouvrement. C’est visible très rapidement puisqu’après 3 mois d’utilisation de LeanPay, nos clients constatent une diminution de 20% de leurs délais de paiement.

Si vous souhaitez en savoir plus, réservez un créneau de démo avec l’un de nos experts.

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