Les entreprises ont plus que jamais besoin de sécuriser leur trésorerie. Pour cela, elles vont s'aider de la balance âgée : c'est un des indicateurs qui permet de prendre des décisions éclairées pour bien piloter sa trésorerie. La balance âgée est un outil indispensable pour les équipes qui s’occupent de la gestion du poste client et du recouvrement de créances. Elle permet à la fois d’organiser et de prioriser les actions de relances clients et de contrôler la performance pour éviter l'accumulation des retards de paiement.

Notre article vous en dit plus sur ce qu'est dans le détail la balance âgée, comment elle est constituée, comment l'analyser et aussi comment la rajeunir !

En 🎁 cadeau, nous vous proposons aussi un modèle excel de balance âgée à télécharger GRATUITEMENT en fin d'article.

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Balance âgée : définition

La balance âgée est un outil comptable qui récapitule tous vos comptes clients non soldés en les classant par ancienneté. Nous parlons dans cet article de la balance âgée client (et non fournisseur) qui met en évidence les créances à encaisser en indiquant leur montant et leur nombre de jours de retard.

Une pièce comptable, que ce soit une facture ou un avoir, apparaissant dans un compte client n'est pas censée rester non soldée plus longtemps que la durée du délai de paiement accordé à votre client.

Il est intéressant de suivre la balance âgée de façon globale pour l'ensemble de vos clients mais aussi par client.

Voici comment se présente graphiquement la balance âgée de notre logiciel de relances clients LeanPay :

• une première tranche pour les créances non échues.
• une deuxième tranche pour les petits retards de moins de 30 jours.

• une troisième tranche pour les retards entre 30 et 60 jours.
• une quatrième tranche pour les retards entre 60 et 90 jours.
• une cinquième et dernière tranche pour les retards supérieurs à 3 mois, soit 90 jours.

L'intérêt de suivre sa balance âgée via notre outil, c'est qu'elle est mise à jour en temps réel grâce aux données importées automatiquement. De plus, elle est interactive : en cliquant sur une tranche spécifique, vous pouvez voir directement quels clients sont concernés par les retards de paiement et à hauteur de quel montant.

Si vous souhaitez en savoir plus sur la balance âgée LeanPay, demandez une démo personnalisée de notre outil avec l'un de nos experts.

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Balance âgée : à quoi sert-elle ?

Le fait de pouvoir ventiler les créances par ancienneté permet d'avoir autant une analyse quantitative sur le montant d'encours qu'une analyse qualitative du poste client. L'analyse est affinée car la balance âgée permet de mettre en évidence le taux de retard de paiement et de le décliner par tranche de retard.

Cette hiérarchisation des créances clients par ordre décroissant de retard de paiement est une représentation idéale pour définir des priorités de relances et éviter les retards de paiement.

La balance âgée vous sera ainsi utile pour :

• Suivre votre trésorerie et votre besoin en fonds de roulement (BFR)
• Mieux définir votre stratégie de relances clients. Visuellement, la balance âgée permet en un coup d’œil d’identifier les clients présentant un risque important d’impayés, les créances aux montants les plus élevés et les créances les plus anciennes.
• Suivre méthodiquement les règlements clients : qui a payé et qui doit encore payer ?
• Évaluer votre performance en recouvrement de créances grâce au taux de retard de paiement.
• Adapter éventuellement votre politique de paiement. En effet, si un certain nombre de vos clients ont le même comportement de paiement, cela pourrait être le signe d'un manque de clarté concernant votre politique commerciale, et donc qu’un changement pourrait s'avérer indispensable.

Balance âgée : analyse et stratégie

La lecture de votre balance âgée et la stratégie que vous allez mettre en place derrière sont des étapes essentielles dans votre politique de recouvrement.

On constate que plus une créance est ancienne, moins elle a de chances d'être réglée.

1ère étape de votre stratégie de recouvrement

Si vous faites un état des lieux pour la première fois de votre balance âgée, vous pouvez donc prioriser vos actions de relances de deux façons pour aller à l'essentiel :

• cibler les créances des plus anciennes jusqu'aux plus récentes. Probablement qu'il faudra passer certaines créances en pertes. Ce n'est pas toujours évident à faire mais cela a le mérite de vous faire avancer et de poursuivre le travail de recouvrement sur la bonne voie.
• cibler les créances aux montants les plus élevés pour récupérer un maximum d'argent

Vous allez de cette façon pouvoir rajeunir votre balance âgée. Soyez rigoureux et méthodique. Une erreur commune est de passer à côté de clients jugés "non prioritaires" qui ne seront pas relancés. Or, la totalité des clients ayant des retards de paiement doit être relancée.

2ème étape de votre stratégie de recouvrement

La deuxième étape, c'est de mettre en œuvre une stratégie sur le long terme qui vous permettra d'avoir le moins de créances non payées ET anciennes. Autrement dit, si jamais vous rencontrez des retards de paiement, ce qui arrive encore bien trop souvent (ils ont d'ailleurs explosé ces derniers mois), il faut que le retard de paiement soit le plus court possible.

Pour suivre cette voie et tendre vers cet objectif, adopter une stratégie efficace de relances clients automatiques est une bonne solution. Dès qu'un retard de paiement est détecté, une relance par mail est automatiquement envoyée à votre client. C'est vous qui définissez vos propres plans de relances en fonction de la fréquence que vous souhaitez et en fonction de vos différentes typologies de clients.

Vos clients vont donc vous payer plus rapidement et petit à petit prendre le pli de vous payer à la date d'échéance, car ils savent qu'ils seront TOUJOURS relancés. Aucune créance ne sera oubliée.

97,5% des factures sont réglées durant cette phrase de relances clients interne.

Voici un exemple concret de mise en application :

• pour la première tranche concernant les créances non échues, il s'agit simplement d'une notification de pré-échéance à envoyer 5 jours avant la date d'échéance.
• pour la deuxième tranche de petits retards de moins de 30 jours, vous pouvez programmer des relances de niveaux 1 et 2.
• concernant la troisième tranche pour les retards entre 30 et 60 jours, vous pouvez commencer à évoquer des pénalités de retard dans votre message. Ce sont des relances de niveaux 3 et 4.
• pour la quatrième tranche de retards entre 60 et 90 jours, il s'agit de relances de niveau 5. Nous vous conseillons de passer par des courriers en recommandé. Globalement, c'est aussi la fin du recouvrement à l'amiable et le début du recouvrement judiciaire.
• pour la cinquième et dernière tranche de retards supérieurs à 90 jours, ces créances en litige devront probablement être provisionnées en créances douteuses ou passées en perte.

Pour aller plus loin sur ces questions de niveaux de relances, vous pouvez voir les modèles de relances clients que nous proposons gratuitement.

L'objectif, c'est que votre balance âgée soit le plus "vide" possible pour les catégories les plus vieilles et ce de manière pérenne.

Évaluer la performance de votre stratégie de recouvrement

Le suivi de votre balance âgée permettra aussi d'évaluer si votre stratégie de recouvrement est à la hauteur de vos attentes. Pour cela, définissez en amont des objectifs de taux de retard plafond par tranche à ne pas dépasser.

Un taux de retard de paiement élevé n'est pas "si grave" si les créances concernées sont échues depuis peu. En revanche, c'est davantage problématique si le taux de retard est plutôt bon mais qu'il est surtout associé à des factures très anciennes.

Le taux de retard de paiement doit être le plus bas possible évidemment sur l'ensemble de votre poste client, mais aussi le plus bas possible à mesure que les créances vieillissent pour rajeunir votre balance âgée.

Voici un exemple qui sera plus parlant (et que vous pouvez télécharger gratuitement)  :

Cette balance âgée nous indique que le taux global de retard est de 21,79% environ, ce qui est plutôt élevé.

Nous pouvons également constater un problème important et récurrent avec la société B qui accumule les retards de paiement (46,34% pour 3 800 €). Qui plus est, un certain nombre provient de créances très anciennes : plus d’un quart à plus de 90 jours de retard. La Société B ne paie quasiment plus depuis des mois. Dans cette situation il est donc urgent de prendre les mesures nécessaires !

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Calcul de la balance âgée : modèle excel

Pour vous faciliter la tâche, nous vous avons préparé un modèle excel pour calculer votre propre balance âgée. Vous n'aurez qu'à rentrer :

• le numéro de la facture, son montant et sa date d'émission
• le nom du client associé à la facture
• le délai de paiement accordé à vos clients
• le montant de la facture déjà réglé, si paiement partiel

Notre fichier excel restitue alors automatiquement :

• le délai de retard
• l'ancienneté associée dans la balance âgée
• le montant total des retards de paiement quelque soit leur ancienneté
• le montant total des factures dues par client, par tranche et les deux
• la représentation graphique de la balance âgée

Ce fichier excel est un premier pas pour vous familiariser avec l'outil qu'est la balance âgée et à son intérêt. Notez toutefois que votre encours client évolue TRÈS rapidement au regard des factures que vous émettez et des paiements que vous recevez. Vous aurez donc une situation à un moment donné. L'idéal pour bien piloter votre trésorerie, c'est d'avoir de la data en temps réel, comme ce que vous offre notre logiciel LeanPay. Vous avez une visibilité plus précise et exhaustive et des fonctionnalités vous aidant à mettre en œuvre votre stratégie de recouvrement :

• Suivi de l'encours client : vous profitez d'une visibilité affinée de votre poste client en temps réel (délai de paiement, balance âgée...). Nous vous proposons également une note attribuée à chaque client concernant son comportement de paiement avec vous.
• Relances clients : vous pouvez créer vos propres plans de relances clients en fonction du profil payeur de vos clients, en variant la fréquence et le canal de distribution du message, pour être le plus efficace possible.
• Paiement en ligne : LeanPay vous permet de proposer à vos clients une plateforme sécurisée de paiement en ligne. Cela simplifie la vie de vos clients pour payer et simplifie aussi le rapprochement bancaire.
• Gestion collaborative : le travail en équipe est fluidifié grâce à l'accès multi-utilisateurs et la gestion des droits.

Si vous êtes intéressé, vous pouvez demander une démo avec l'un de nos conseillers. Il pourra vous présenter l'outil en détail de façon personnalisée, avec pourquoi pas vos propres données.

Téléchargez le fichier excel de la balance âgée :