Comment calculer la balance âgée de votre entreprise ?

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Ce fichier Excel est un premier pas pour vous familiariser avec l'outil qu'est la balance âgée et à son intérêt.

Notez toutefois que votre encours client évolue TRÈS rapidement au regard des factures que vous émettez et des paiements que vous recevez. Vous aurez donc une situation à un moment donné.

L'idéal pour bien piloter votre free cash flow, c'est d'avoir de la data en temps réel, comme ce que vous offre notre logiciel LeanPay. Vous avez une visibilité plus précise et exhaustive et des fonctionnalités vous aidant à mettre en œuvre et à évaluer votre stratégie de recouvrement :

• Suivi de l'encours client : vous profitez d'une visibilité affinée de votre poste client en temps réel (délai de paiement, balance âgée...). Nous vous proposons également une note attribuée à chaque client concernant son comportement de paiement avec vous.
• Relances clients : vous pouvez créer vos propres plans de relances clients en fonction du profil payeur de vos clients, en variant la fréquence et le canal de distribution du message, pour être le plus efficace possible.
• Paiement en ligne : LeanPay vous permet de proposer à vos clients une plateforme sécurisée de paiement en ligne. Cela simplifie la vie de vos clients pour payer et simplifie aussi le rapprochement bancaire.
• Gestion collaborative : le travail en équipe est fluidifié grâce à l'accès multi-utilisateurs et la gestion des droits.
• Limite d'encours : la gestion des limites d'encours maximum dans LeanPay permet une surveillance efficace du niveau de risque de chaque client.
• Recouvrement externalisé : vous pouvez gérer votre recouvrement judiciaire de A à Z uniquement sur LeanPay de la constitution des dossiers, à leur envoi et en passant par leur suivi.

Si vous êtes intéressé, vous pouvez demander une démo avec l'un de nos conseillers. Il pourra vous présenter l'outil en détail de façon personnalisée, avec pourquoi pas vos propres données.

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Balance âgée : définition

Maintenant que vous avez calculé la balance âgée de votre entreprise avec notre modèle, voyons en détail comment elle est constituée.

La balance âgée est un outil comptable qui récapitule tous vos comptes clients non soldés en les classant par ancienneté. Nous parlons dans cet article de la balance âgée client (et non fournisseur) qui met en évidence les créances à encaisser en indiquant leur montant et leur nombre de jours de retard.

Une pièce comptable, que ce soit une facture ou un avoir, apparaissant dans un compte client n'est pas censée rester non soldée plus longtemps que la durée du délai de paiement accordé à votre client.

Il est intéressant de suivre la balance âgée de façon globale pour l'ensemble de vos clients mais aussi par client.

Voici comment se présente graphiquement la balance âgée de notre logiciel de recouvrement LeanPay :

• une première tranche pour les créances non échues.
• une deuxième tranche pour les petits retards de moins de 30 jours.
• une troisième tranche pour les retards entre 30 et 60 jours.
• une quatrième tranche pour les retards entre 60 et 90 jours.
• une cinquième tranche pour les retards entre 90 et 120 jours.
• une sixième et dernière tranche pour les retards supérieurs à 4 mois, soit 120 jours.

L'intérêt de calculer la balance âgée et de la suivre via notre outil, c'est qu'elle est mise à jour en temps réel grâce aux données importées automatiquement. De plus, elle est interactive : en cliquant sur une tranche spécifique, vous pouvez voir directement quels clients sont concernés par les retards de paiement et à hauteur de quel montant.

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Balance âgée : à quoi sert-elle ?

Le fait de pouvoir ventiler les créances par ancienneté permet d'avoir autant une analyse quantitative sur le montant d'encours qu'une analyse qualitative du poste client. L'analyse est affinée car le calcul de la balance âgée permet de mettre en évidence le taux de retard de paiement et de le décliner par tranche de retard.

Le système de cohortes de facturation, que vous connaissez peut-être, est intéressant également. Il rassemble des factures par groupe (par exemple toutes les factures émises au mois de novembre) et affiche un taux de recouvrement. Mois après mois, ce taux augmente jusqu'à atteindre 100%. Les deux outils sont complémentaires pour obtenir une bonne analyse.

Dans la balance âgée, cette hiérarchisation des créances clients par ordre décroissant de retard de paiement est une représentation idéale pour définir des priorités de relances et éviter les retards de paiement.

Calculer votre balance âgée vous sera ainsi utile pour :

• Suivre votre trésorerie et votre besoin en fonds de roulement (BFR)
• Mieux définir votre stratégie de relances clients. Visuellement, la balance âgée permet en un coup d’œil d’identifier les clients présentant un risque important d’impayés, les créances aux montants les plus élevés et les créances les plus anciennes.
• Suivre méthodiquement les règlements clients : qui a payé et qui doit encore payer ?
• Évaluer votre performance en recouvrement de créances grâce au taux de retard de paiement.
• Adapter éventuellement votre politique de paiement. En effet, si un certain nombre de vos clients ont le même comportement de paiement, cela pourrait être le signe d'un manque de clarté concernant votre politique commerciale, et donc qu’un changement pourrait s'avérer indispensable.

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Balance âgée : analyse et stratégie

La lecture de votre balance âgée et la stratégie que vous allez mettre en place derrière sont des étapes essentielles dans votre politique de recouvrement.

On constate que plus une créance est ancienne, moins elle a de chances d'être réglée.

1ère étape de votre stratégie de recouvrement

Si vous calculez votre balance âgée pour la première fois, vous faites un état des lieux qui vous permet de prioriser vos actions de relances de deux façons pour aller à l'essentiel :

• cibler les créances des plus anciennes jusqu'aux plus récentes. Probablement qu'il faudra passer certaines créances en perte. Ce n'est pas toujours évident à faire mais cela a le mérite de vous faire avancer et de poursuivre le travail de recouvrement sur la bonne voie.
• cibler les créances aux montants les plus élevés pour récupérer un maximum d'argent.

Vous allez de cette façon pouvoir rajeunir votre balance âgée. Soyez rigoureux et méthodique. Une erreur commune est de passer à côté de clients jugés "non prioritaires" qui ne seront pas relancés. Or, la totalité des clients ayant des retards de paiement doit être relancée.

2ème étape de votre stratégie de recouvrement

La deuxième étape, c'est de mettre en œuvre une stratégie sur le long terme qui vous permettra d'avoir le moins de créances non payées ET anciennes. Autrement dit, si jamais vous rencontrez des retards de paiement, ce qui arrive encore bien trop souvent (ils ont d'ailleurs explosé ces derniers mois), il faut que le retard de paiement soit le plus court possible. En effet, une baisse du DSO, même petite, a un impact important sur votre trésorerie.

Pour tendre vers cet objectif, adopter une stratégie efficace de relances clients automatiques est une bonne solution. Dès qu'un retard de paiement est détecté, une relance par mail est automatiquement envoyée à votre client. C'est vous qui définissez vos propres plans de relances en fonction de la fréquence que vous souhaitez et selon vos différentes typologies de clients.

Vos clients vont donc vous payer plus rapidement et petit à petit prendre le pli de vous payer à la date d'échéance, car ils savent qu'ils seront TOUJOURS relancés. Aucune créance ne sera oubliée.

97,5% des factures sont réglées durant cette phrase de relances clients interne.

C'est en tout cas la moyenne que nous constatons chez nos clients utilisateurs de LeanPay.

Voici un exemple concret de mise en application :

• pour la première tranche concernant les créances non échues, il s'agit simplement d'une notification de pré-échéance à envoyer 5 jours avant la date d'échéance.
• pour la deuxième tranche de petits retards de moins de 30 jours, vous pouvez programmer des relances de niveaux 1 et 2.
• concernant la troisième tranche pour les retards entre 30 et 60 jours, vous pouvez commencer à évoquer des pénalités de retard dans votre message. Ce sont des relances de niveaux 3 et 4.
• pour la quatrième et cinquième tranche de retards entre 60 et 120 jours, il s'agit de relances de niveau 5. Nous vous conseillons de passer par des courriers en recommandé. Globalement, c'est aussi la fin du recouvrement à l'amiable et le début du recouvrement judiciaire.
• pour la sixième et dernière tranche de retards supérieurs à 90 jours, ces créances en litige devront probablement être provisionnées en créances douteuses ou passées en perte.

L'objectif, c'est que votre balance âgée soit le plus "vide" possible pour les catégories les plus vieilles et ce de manière pérenne.

Évaluer la performance de votre stratégie de recouvrement

Calculer votre balance âgée et la suivre permettra aussi d'évaluer si votre stratégie de recouvrement est à la hauteur de vos attentes. Pour cela, définissez en amont des objectifs de taux de retard plafond par tranche à ne pas dépasser.

Un taux de retard de paiement élevé n'est pas "si grave" si les créances concernées sont échues depuis peu. En revanche, c'est davantage problématique si le taux de retard est plutôt bon mais qu'il est surtout associé à des factures très anciennes.

Le taux de retard de paiement doit être le plus bas possible évidemment sur l'ensemble de votre poste client, mais aussi le plus bas possible à mesure que les créances vieillissent pour rajeunir votre balance âgée.

Voici un exemple qui sera plus parlant (et que vous pouvez télécharger gratuitement via le formulaire présent plus haut dans l'article)  :

Le calcul de cette balance âgée nous indique que le taux global de retard est de 21,79% environ, ce qui est plutôt élevé.

Nous pouvons également constater un problème important et récurrent avec la société B qui accumule les retards de paiement (46,34% pour 3.800 €). Qui plus est, un certain nombre provient de créances très anciennes : plus d’un quart a plus de 90 jours de retard. La Société B ne paie quasiment plus depuis des mois. Dans cette situation, il est donc urgent de prendre les mesures nécessaires !

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