Les entreprises ont plus que jamais besoin de sécuriser leur trésorerie. Pour cela, elles vont s'aider de la balance âgée : c'est un des indicateurs qui permet de prendre des décisions éclairées pour bien piloter sa trésorerie. La balance âgée est un outil indispensable pour les équipes qui s’occupent de la gestion du poste client et du recouvrement de créances. Elle permet à la fois d’organiser et de prioriser les actions de relances clients et de contrôler la performance pour éviter l'accumulation des retards de paiement.
Notre article vous en dit plus sur ce qu'est dans le détail la balance âgée, comment elle est constituée, comment l'analyser et aussi comment la rajeunir !
En 🎁 cadeau, nous vous proposons aussi un modèle excel de balance âgée à télécharger GRATUITEMENT en fin d'article.
Au sommaire de cet article :
La balance âgée est un outil comptable qui récapitule tous vos comptes clients non soldés en les classant par ancienneté. Nous parlons dans cet article de la balance âgée client (et non fournisseur) qui met en évidence les créances à encaisser en indiquant leur montant et leur nombre de jours de retard.
Une pièce comptable, que ce soit une facture ou un avoir, apparaissant dans un compte client n'est pas censée rester non soldée plus longtemps que la durée du délai de paiement accordé à votre client.
Il est intéressant de suivre la balance âgée de façon globale pour l'ensemble de vos clients mais aussi par client.
Voici comment se présente graphiquement la balance âgée de notre logiciel de relances clients LeanPay :
L'intérêt de suivre sa balance âgée via notre outil, c'est qu'elle est mise à jour en temps réel grâce aux données importées automatiquement. De plus, elle est interactive : en cliquant sur une tranche spécifique, vous pouvez voir directement quels clients sont concernés par les retards de paiement et à hauteur de quel montant.
Si vous souhaitez en savoir plus sur la balance âgée LeanPay, demandez une démo personnalisée de notre outil avec l'un de nos experts.
Le fait de pouvoir ventiler les créances par ancienneté permet d'avoir autant une analyse quantitative sur le montant d'encours qu'une analyse qualitative du poste client. L'analyse est affinée car la balance âgée permet de mettre en évidence le taux de retard de paiement et de le décliner par tranche de retard.
Cette hiérarchisation des créances clients par ordre décroissant de retard de paiement est une représentation idéale pour définir des priorités de relances et éviter les retards de paiement.
La balance âgée vous sera ainsi utile pour :
La lecture de votre balance âgée et la stratégie que vous allez mettre en place derrière sont des étapes essentielles dans votre politique de recouvrement.
On constate que plus une créance est ancienne, moins elle a de chances d'être réglée.
Si vous faites un état des lieux pour la première fois de votre balance âgée, vous pouvez donc prioriser vos actions de relances de deux façons pour aller à l'essentiel :
Vous allez de cette façon pouvoir rajeunir votre balance âgée. Soyez rigoureux et méthodique. Une erreur commune est de passer à côté de client jugés "non prioritaires" qui ne seront pas relancés. Or, la totalité des clients ayant des retards de paiement doit être relancée.
La deuxième étape, c'est de mettre en œuvre une stratégie sur le long terme qui vous permettra d'avoir le moins de créances non payées ET anciennes. Autrement dit, si jamais vous rencontrez des retards de paiement, ce qui arrive encore bien trop souvent (ils ont d'ailleurs explosé ces derniers mois), il faut que le retard de paiement soit le plus court possible.
Pour suivre cette voie et tendre vers cet objectif, adopter une stratégie efficace de relances clients automatiques est une bonne solution. Dès qu'un retard de paiement est détecté, une relance par mail est automatiquement envoyée à votre client. C'est vous qui définissez vos propres plans de relances en fonction de la fréquence que vous souhaitez et en fonction de vos différentes typologies de clients.
Vos clients vont donc vous payer plus rapidement et petit à petit prendre le pli de vous payer à la date d'échéance, car ils savent qu'ils seront TOUJOURS relancés. Aucune créance ne sera oubliée.
97,5% des factures sont réglées durant cette phrase de relances clients interne.
Voici un exemple concret de mise en application :
Pour aller plus loin sur ces questions de niveaux de relances, vous pouvez voir les modèles de relances clients que nous proposons gratuitement.
L'objectif, c'est que votre balance âgée soit le plus "vide" possible pour les catégories les plus vieilles et ce de manière pérenne.
Le suivi de votre balance âgée permettra aussi d'évaluer si votre stratégie de recouvrement est à la hauteur de vos attentes. Pour cela, définissez en amont des objectifs de taux de retard plafond par tranche à ne pas dépasser.
Un taux de retard de paiement élevé n'est pas "si grave" si les créances concernées sont échues depuis peu. En revanche, c'est davantage problématique si le taux de retard est plutôt bon mais qu'il est surtout associé à des factures très anciennes.
Le taux de retard de paiement doit être le plus bas possible évidemment sur l'ensemble de votre poste client, mais aussi le plus bas possible à mesure que les créances vieillissent pour rajeunir votre balance âgée.
Voici un exemple qui sera plus parlant (et que vous pouvez télécharger gratuitement) :
Cette balance âgée nous indique que le taux global de retard est de 21,79% environ, ce qui est plutôt élevé.
Nous pouvons également constater un problème important et récurrent avec la société B qui accumule les retards de paiement (46,34% pour 3 800 €). Qui plus est, un certain nombre provient de créances très anciennes : plus d’un quart à plus de 90 jours de retard. La Société B ne paie quasiment plus depuis des mois. Dans cette situation il est donc urgent de prendre les mesures nécessaires !
Pour vous faciliter la tâche, nous vous avons préparé un modèle excel pour calculer votre propre balance âgée. Vous n'aurez qu'à rentrer :
Notre fichier excel restitue alors automatiquement :
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Ce fichier excel est un premier pas pour vous familiariser avec l'outil qu'est la balance âgée et à son intérêt. Notez toutefois que votre encours client évolue TRÈS rapidement au regard des factures que vous émettez et des paiements que vous recevez. Vous aurez donc une situation à un moment donné. L'idéal pour bien piloter votre trésorerie, c'est d'avoir de la data en temps réel, comme ce que vous offre notre logiciel LeanPay. Vous avez une visibilité plus précise et exhaustive et des fonctionnalités vous aidant à mettre en œuvre votre stratégie de recouvrement :
Si vous êtes intéressé, vous pouvez demander une démo avec l'un de nos conseillers. Il pourra vous présenter l'outil en détail de façon personnalisée, avec pourquoi pas vos propres données.
