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Les vrais coûts des retards de paiement
Rédigé par
Mathilde ChevallierTrésorerie
Mis à jour le
12/7/2024
Les retards de paiement vous coûtent cher ! En tant que DAF ou dirigeant, vous le savez bien. C'est même peut-être un des points que vous suivez avec attention dans l'analyse de la performance de votre poste clients.
Mais avez-vous pensé aussi aux frais cachés qui s’y ajoutent ? Il n’est pas évident de les calculer car plusieurs facteurs rentrent en compte : chaque jour de retard accumulé, chaque relance effectuée, chaque facture passée en perte... Nous avons réalisé un tour d’horizon des différents coûts cachés des retards de paiement.
Les coûts des retards de paiement pour financer le BFR
Les délais de paiement accordés dans les relations entre professionnels représentent déjà un coût pour l’entreprise et un impact direct sur la marge.
Alors quand il y a un retard de paiement, c’est pire ! Tout cet argent qui vous est dû et que vous n’avez pas, c’est du free cash flow en moins pour vous.
Pour estimer ces coûts, vous pouvez prendre votre pourcentage de financement du BFR et le multiplier par votre encours clients mensuel. Vous obtenez alors ce que vous coûte votre argent dehors et que vous financez pour vos clients.
Prenons l’exemple de l’entreprise ABC qui a un chiffre d’affaires de 3 millions d’euros par an (250.000 € par mois) et qui a un DSO à 37 jours. On estime son encours clients à 308.333 € par mois. Si on établit un taux de 4% du capital pour financer le BFR, on obtient déjà un coût du BFR à 12.333 € par an.
L’autre impact concerne la marge. Un exemple chiffré est plus parlant pour bien comprendre. Poursuivons l’exemple de l’entreprise ABC. Le 15 janvier, elle émet une facture de 15.000 € TTC. Elle se finance à un taux de 4 % et a un taux de marge moyen de 10 %.
Une différence importante ! Et encore, ce n’est l’exemple que d’un seul client. Cela devient vertigineux en y ajoutant toutes les autres factures réglées en retard. Qui plus est, plus le retard de paiement est important, plus votre marge diminue. Un cercle vicieux !
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Les coûts du temps passé
Le temps, c’est de l’argent ! Cet adage est totalement vrai dans cette situation. Il est indispensable de réaliser un rapprochement des paiements entrants pour déterminer quelles factures passent de non-échues à échues. S’il est fait manuellement, cela prend encore plus de temps. Une fois le retard de paiement constaté, le temps est maintenant dédié aux relances clients :
- trouver le bon interlocuteur dans la société et récupérer son adresse mail
- rédiger le mail de relance en précisant le montant de sa facture en retard et son numéro
- calculer le montant des pénalités de retard
- trouver la facture PDF
- l’ajouter en pièce jointe du mail
Dans le recouvrement, le temps passé est considérable et ces tâches sont essentielles. On ne peut ni passer à côté de la réconciliation bancaire ni des relances qui doivent être systématiques.
Pour poursuivre avec notre exemple, disons que la société ABC emploie une personne dans l’équipe finance qui consacre 2 heures par semaine à la gestion des retards de paiement.
Les coûts des impayés
Malheureusement, certaines créances ne seront pas recouvrées du tout et, après des retards de paiement conséquents, finiront par passer en perte. Avoir une facture impayée, c’est d’abord du chiffre d’affaires qui disparaît, mais ce n’est pas tout. En effet, les coûts nécessaires à la réalisation de la vente existent bien. Il faut donc compenser la perte de marge due à l’impayé en vendant encore plus !
Reprenons notre exemple de la société ABC pour illustrer ces deux cas.
Voyons aussi plus loin. L’augmentation de votre encours clients implique nécessairement une dégradation de votre situation financière, ce qui a un impact sur le compte de résultat et sur le bilan comptable.
Votre notation bancaire peut ainsi diminuer et vos conditions de financement être plus restrictives : abaissement de l’encours autorisé, augmentation du taux d’intérêt bancaire pour financer le risque, demande de garanties plus importantes etc. Et les conséquences peuvent être exponentielles : une petite détérioration de la trésorerie peut engendrer un passage à un autre palier de risque, et ainsi une dégradation considérable de vos conditions de financement.
Cela représente un impact significatif sur la marge nette.
👉 Faites-le calcul pour votre propre entreprise ! Vous seriez probablement surpris.
Comment réduire les coûts des retards de paiement ?
Entre les coûts salariaux dus au temps passé, l’impact sur votre trésorerie et les pertes sèches, votre poste clients peut vite grignoter vos marges. Quelles sont les solutions ?
Dans un monde idéal, il faudrait ne pas avoir de retards de paiement tout court. Mais, dans la réalité, toutes les entreprises en ont car personne n’est à l’abri d’un oubli ou d’une difficulté passagère de la part de ses clients. L’objectif est donc de jouer sur le délai de paiement et de le réduire au maximum. La baisse du DSO a un impact considérable sur la trésorerie !
Le logiciel de relances clients LeanPay vous permet de jouer sur les trois catégories de coût : les retards de paiement, le temps passé et les impayés.
Il s’agit d’une solution qui automatise la gestion du poste clients.
- Les relances clients sont envoyées automatiquement et des modèles sont déjà prédéfinis pour vous simplifier la tâche. Vous pouvez paramétrer des mails pour signaler qu’une facture arrive bientôt à échéance. C’est le meilleur moment pour obtenir un paiement : votre client sait pertinemment qu’il a un délai pour régler et il ne va très probablement pas payer en avance.
- Nous associons aussi au bon timing le bon moyen de paiement : le virement bancaire, la carte bancaire ou autre en fonction de vos clients et de leurs habitudes d’achat. Depuis leurs mails de relance, ils accèdent directement à un portail client qui leur permet de payer en ligne de façon sécurisée.
- Vous avez également accès à un reporting de recouvrement pour mieux piloter vos différents KPIs du poste clients : délai moyen de paiement global et par client, encours clients, balance âgée... Les données sont mises à jour en temps réel.
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En connaissant mieux vos clients grâce à toutes ces datas, vous pourrez mieux piloter votre poste clients et mettre en œuvre les mesures adéquates. Par exemple, en identifiant vos clients au profil de mauvais payeurs, vous pouvez mettre en place des actions spécifiques à leur encontre qui vous permettront de limiter le nombre de créances irrécouvrables.
En connectant tous vos comptes bancaires à notre outil LeanPay, le rapprochement bancaire se fait automatiquement. Un gain de temps supplémentaire pour vous.
Grâce à tout ce process automatisé, c’est 97,5% des factures qui sont payées ! Vous diminuez donc vos retards de paiement et a fortiori le temps passé au recouvrement (divisé par 4 pour les clients LeanPay).
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Pour en savoir plus sur l'analyse de la performance du poste clients :
