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Les vrais coûts des retards de paiement
Trésorerie

Les vrais coûts des retards de paiement

Rédigé par
Mathilde Chevallier
Mis à jour le
27/7/2022

Les retards de paiement vous coûtent cher ! En tant que DAF ou dirigeant, vous le savez bien mais avez-vous pensé aussi aux frais cachés qui s’y ajoutent ? Il n’est pas évident de les calculer car plusieurs facteurs rentrent en compte : chaque jour de retard accumulé, chaque relance effectuée, chaque facture passée en perte... Nous avons réalisé un tour d’horizon des différents coûts cachés des retards de paiement.

Au sommaire de cet article :

Les coûts des retards de paiement pour financer le BFR

Les délais de paiement accordés dans les relations entre professionnels représentent déjà un coût pour l’entreprise et un impact direct sur la marge. Alors quand il y a un retard de paiement, c’est pire ! Tout cet argent qui vous est dû et que vous n’avez pas, c’est de la trésorerie en moins pour vous.

Pour estimer ces coûts, vous pouvez prendre votre pourcentage de financement du BFR et le multiplier par votre encours clients mensuel. Vous obtenez alors ce que vous coûte votre argent dehors et que vous financez pour vos clients.

Prenons l’exemple de l’entreprise ABC qui a un chiffre d’affaires de 3 millions d’euros par an (250 000 € par mois) et qui a un DSO à 37 jours. Il s’agit du délai moyen de paiement en France d’après une étude de KPMG. On estime son encours clients à 308 333 € par mois. Si on établit un taux de 4% du capital pour financer le BFR, on obtient déjà un coût du BFR à 12 333 € par an.

L’autre impact concerne la marge. Un exemple chiffré est plus parlant pour bien comprendre. Poursuivons l’exemple de l’entreprise ABC. Le 15 janvier, elle émet une facture de 15 000 € TTC. Elle se finance à un taux de 4 % et a un taux de marge moyen de 10 %.

Situation où le client paye à la date d’échéance, avec un délai de paiement accordé à 30 jours fin de mois
Coût financier du délai accordé = montant de la facture x taux de financement x (délai réel de paiement en jours / 360)
15 000 € x 4 % x (45/360) = 75 €
La marge nette est donc de : 1 500 - 75 € = 1 425 €
Le taux de marge passe alors à 9,5 %, soit une baisse de 5 %

Situation où le client paye avec 40 jours de retard
Coût financier du délai accordé = montant de la facture x taux de financement x (délai réel de paiement en jours / 360)
15 000 x 4 % x (85/360) = 141,66 €
La marge nette est donc de : 1 500 - 141,66 € = 1 358,34 €
Le nouveau taux de marge sera de 9,05 % soit une baisse de près de 10 %.

Une différence importante ! Et encore, ce n’est l’exemple que d’un seul client. Cela devient vertigineux en y ajoutant toutes les autres factures réglées en retard. Qui plus est, plus le retard de paiement est important, plus votre marge diminue. Un cercle vicieux !

les coûts cachés des retards de paiement

Les coûts du temps passé

Le temps, c’est de l’argent ! Cet adage est totalement vrai dans cette situation. Il est indispensable de réaliser un rapprochement des paiements entrants pour déterminer quelles factures passent de non-échues à échues. S’il est fait manuellement, cela prend encore plus de temps. Une fois le retard de paiement constaté, le temps est maintenant dédié aux relances clients :

  1. trouver le bon interlocuteur dans la société et récupérer son adresse mail
  2. rédiger le mail de relance en précisant le montant de sa facture en retard et son numéro
  3. trouver la facture PDF
  4. l’ajouter en pièce jointe au mail

Dans le recouvrement, le temps passé est considérable et ces tâches sont essentielles. On ne peut ni passer à côté de la réconciliation bancaire ni des relances qui doivent être systématiques.

Pour poursuivre avec notre exemple, disons que la société ABC emploie une personne dans l’équipe finance qui consacre 2 heures par semaine à la gestion des retards de paiement.

Si nous considérons que son salaire est à 16 € de l’heure avec des charges patronales à hauteur de 42%, cela revient à un coût de 182 € par mois et de 2 181,12 € par an.

Les coûts des impayés

Malheureusement, certaines créances ne seront pas recouvrées du tout et, après des retards de paiement conséquents, finiront par passer en perte. Avoir une facture impayée, c’est d’abord du chiffre d’affaires qui disparaît, mais ce n’est pas tout. En effet, les coûts nécessaires à la réalisation de la vente existent bien. Il faut donc compenser la perte de marge due à l’impayé en vendant encore plus !

Reprenons notre exemple de la société ABC pour illustrer ces deux cas.

Si on considère un taux de créances irrécouvrables à 1,90% (moyenne constatée en France pour les créances B2B), cela correspond pour l’entreprise ABC à 57 000 € par an (chiffre d’affaires annuel x taux de défaut, soit 3 000 000 x 1,90 %).

Quant aux créance passées en perte, pour une facture de 1 000 € dont la marge est de 10%, il faut vendre 10 000 € en plus !

Voyons aussi plus loin. L’augmentation de votre encours clients implique nécessairement une dégradation de votre situation financière, ce qui a un impact sur le compte de résultat et sur le bilan comptable. Votre notation bancaire peut ainsi diminuer et vos conditions de financement être plus restrictives : abaissement de l’encours autorisé, augmentation du taux d’intérêt bancaire pour financer le risque, demande de garanties plus importantes etc. Et les conséquences peuvent être exponentielles : une petite détérioration de la trésorerie peut engendrer un passage à un autre palier de risque, et ainsi une dégradation considérable de vos conditions de financement.

Pour l’entreprise ABC, le total des coûts cachés de ses retards de paiement atteignent 71 514 € par an soit 2,38% de son chiffre d’affaires, sans compter le fait qu’il faille vendre plus pour compenser les pertes de marge des impayés.

Cela représente un impact significatif sur la marge nette.

👉 Faites-le calcul pour votre propre entreprise ! Vous seriez probablement surpris.

Comment réduire les coûts des retard de paiement ?

Entre les coûts salariaux dus au temps passé, l’impact sur votre trésorerie et les pertes sèches, votre poste clients peut vite grignoter vos marges. Quelles sont les solutions ?

Dans un monde idéal, il faudrait ne pas avoir de retards de paiement tout court. Mais, dans la réalité, toutes les entreprises en ont car personne n’est à l’abri d’un oubli ou d’une difficulté passagère. L’objectif est donc de jouer sur le délai de paiement et de le réduire au maximum.

Le logiciel de relances clients LeanPay vous permet de jouer sur les trois catégories de coût : les retards de paiement, le temps passé et les impayés.

Il s’agit d’une solution qui automatise la gestion du poste clients.

  • Les relances clients sont envoyées automatiquement et des modèles sont déjà prédéfinis pour vous simplifier la tâche. Vous pouvez paramétrer des mails pour signaler qu’une facture arrive bientôt à échéance. C’est le meilleur moment pour obtenir un paiement : votre client sait pertinemment qu’il a un délai pour régler et il ne va très probablement pas payer en avance.
  • Nous associons aussi au bon timing le bon moyen de paiement : le virement bancaire, la carte bancaire ou autre en fonction de vos clients et de leurs habitudes d’achat. Depuis leurs mails de relance, ils accèdent directement à un portail client qui leur permet de payer en ligne de façon sécurisée.
  • Vous avez également accès à des tableaux de bord pour mieux piloter vos différents KPI financiers : délai moyen de paiement global et par client, encours clients, balance âgée... Les données sont mises à jour en temps réel.
Nous vous proposons des modèles excel de ces différents KPI à télécharger gratuitement dans notre boîte à outils.
  • Cela vous permet de mieux connaître vos clients et de mettre en œuvre des mesures afin de mieux maîtriser votre poste clients. Par exemple, en identifiant vos clients au profil de mauvais payeurs, vous pouvez mettre en place des actions spécifiques à leur encontre qui vous permettront de limiter le nombre de créances irrécouvrables.
  • En connectant tous vos comptes bancaires à notre outil LeanPay, le rapprochement bancaire se fait automatiquement. Un gain de temps supplémentaire pour vous.

Grâce à tout ce process automatisé, c’est 97,5% des factures qui sont payées ! Vous diminuez donc vos retards de paiement et a fortiori le temps passé au recouvrement (divisé par 4 pour les clients LeanPay).

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Téléchargez gratuitement notre fichier PDF de modèles de mails de relances. Vous pourrez les emporter partout avec vous !

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