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Cohortes de facturation : indicateur d’efficacité du recouvrement

Comptabilité
Mis à jour le
25/10/2023

Suivre de manière rigoureuse le cycle de vie des factures émises par votre entreprise est une étape clé de l’optimisation de votre recouvrement. Avant même d’intégrer de nouveaux outils auprès de votre équipe financière, c’est l’ensemble du processus de pilotage et de gestion qui doit être repensé. Sa transformation vous permettra par la suite de mesurer efficacement la performance de ces nouvelles méthodes de gestion du poste clients.

Prendre le temps de porter un regard sur l’état actuel de votre trésorerie et de votre BFR est également un bon moyen d’identifier les points d’amélioration à prioriser dans votre démarche. Est-ce la relance des clients ? Le suivi des factures ? Nous avons pu nous entretenir avec l’un de nos clients qui nous a expliqué comment la transformation de son process de recouvrement, avec l’aide de LeanPay, lui a fait gagner 300k€ de trésorerie.

Aujourd’hui, nous vous présentons les cohortes de facturation. Un indicateur clé pour vous aider à faire un état des lieux du statut de l’ensemble de vos factures dans le temps. Il vous sera également utile pour mesurer la performance de votre recouvrement suite aux changements effectués.

Comment fonctionne cet outil de mesure ? Comment analyser les données fournies par ce suivi ? Voici tout ce qu’il faut savoir sur les cohortes de facturation.

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Cohorte de facturation : définition et exemple

La création de cohortes de factures intervient dans une volonté de suivi et d’optimisation du processus de facturation, de l’émission d’une facture à son paiement par le client. L’idée ici est de vous permettre, à la manière d’une balance âgée, d’avoir un aperçu de la proportion de factures émises qui ont été réglées par tranche temporelle (30 jours, 60 jours, 90 jours, + de 120 jours).

D'ailleurs, si vous souhaitez aussi calculer votre balance âgée, nous avons créé un fichier Excel de modèle de la balance âgée. Tout est calculé automatiquement. Profitez-en, le fichier est gratuit 🎁 !

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Pour réaliser ce suivi et visualiser son évolution dans le temps, on part de la data et on rassemble les factures par groupe ou cohorte. Si vous avez pour habitude de facturer chaque mois, vous pouvez rassembler vos factures par mois d’émission. C’est d’ailleurs sur cette base que nous avons créé nos exemples.

💡 Pensez à adapter votre analyse à votre activité. Si vous facturez de manière saisonnière ou trimestrielle, faites correspondre la période dans laquelle vous regroupez vos factures pour que les résultats soient cohérents avec votre rythme de facturation réel.

Le pilotage par cohorte de facturation a également l’avantage d’être très visuel. Ceci vous permet de rapidement comparer les performances des différents mois entre eux. À la suite de la transformation de votre processus de recouvrement, vous devriez voir apparaître dans votre suivi une augmentation du pourcentage de factures réglées à moins de 60 jours voire à moins de 30 jours.

Exemple d’un tableau de suivi par cohortes de facturation :

exemple de tableau de suivi par cohortes de facturation

La représentation des cohortes de facturation à l’aide d’une matrice à deux entrées du suivi de facturation permet d’offrir deux axes de lecture :

  • Horizontalement : on obtient un aperçu de la vitesse à laquelle l’argent facturé sur un mois est payé. Les pourcentages se cumulent au fur et à mesure que les factures sont réglées dans le temps, de 30 jours à plus de 180 jours. On peut voir par exemple ci-dessus que 73% des factures émises au mois de mars ont été réglées en moins de 30 jours. L’objectif en optimisant votre recouvrement, c’est de réussir à vous rapprocher le plus possible du 100% de factures réglées à moins de 30 jours.
  • Verticalement : ceci permet de voir l’évolution de votre efficacité pour récupérer l’argent que vous avez facturé. Par exemple, on peut voir qu’entre octobre et novembre, le pourcentage de factures payées à moins de 30 jours s’est considérablement dégradé. Des améliorations doivent donc être mises en place pour garder un taux de factures réglées élevé tout au long de l’année.

Cohortes de facturation : l’intérêt du suivi pour optimiser sa trésorerie

Après avoir réalisé une visualisation par cohorte du cycle de vie de vos factures, vous pourriez penser de la manière suivante : “Mes factures mettent peut-être du temps à être payées mais au bout du compte, je m’y retrouve car mon taux de règlement est proche de 100% sur la plupart des mois et je n’ai que très peu d’impayés.” Vu sous cet angle, la mise en place d’une solution de recouvrement au sein de votre équipe peut vous sembler peu utile et nécessitant trop d’efforts et d’investissements pour peu de retombées. C’est faux !

En effet, prenons un exemple :

Votre revenu annuel est d’un million d’euros et vous observez une perte moyenne sur l’année de 1,5% d’impayés. Ceci représente un total de 15 k € d’impayés sur l’année et 1.250 € par mois.

Si l’on part du principe que votre marge est de 5% sur chaque facture, vous allez devoir générer chaque mois 25.000 € supplémentaires pour compenser cet impayé de (seulement) 1.250 €.

Une fois que vous aurez pu déterminer le coût réel des retards de paiement et des impayés de vos clients pour votre entreprise, vous pourrez facilement vous rendre compte qu’une baisse même légère du taux d’impayés observé chaque mois rapporte un montant de trésorerie important.

La bonne nouvelle, c’est que de simples transformations peuvent vous permettre de voir un premier changement sur votre suivi de facturation.

Repenser les méthodes de gestion et de suivi des factures et la digitalisation du cycle order to cash est la réponse aux problématiques d’impayés auxquelles font face les entreprises B2B.

Des solutions telles que LeanPay viennent en soutien aux équipes financières pour les aider à piloter efficacement leur poste clients et à diminuer leur délai de paiement moyen pour avoir un impact important sur la trésorerie. Elles se basent sur 3 piliers :

  • La relance automatique et systématique de chaque facture pour chaque client dès que la date d’échéance est dépassée.
  • La mise en place d’un portail de paiement en ligne sécurisé aux clients relancés pour faciliter le règlement des factures
  • L’optimisation du suivi du poste clients grâce à des indicateurs clés tels que la balance âgée globale ou par client, le DSO, l'encours clients, le prévisionnel d'encaissements... Le tout rassemblé sur un tableau de bord unique
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