Calcul des pénalités de retard de factures impayées

Votre trésorerie peut vite être mise à mal par les retards de paiement. C'est une des principales difficultés que rencontrent les PME. Alors, si certains de vos clients accumulent des retards de paiement, vous avez la possibilité de leur réclamer des pénalités de retard qui s'ajoutent au montant de leurs factures échues. Ces pénalités vous sont dues de plein droit dès le 1er jour de retard de paiement.

Quelles sont les conditions à respecter pour les réclamer ? Comment calculer les pénalités de retard ? Quels sont les avantages à les réclamer ? Notre article fait le point sur ces questions pour que vous puissiez encaisser des factures majorées des pénalités. Pour vous aider, nous vous proposons en fin de billet un fichier excel de calcul des pénalités de retard à télécharger gratuitement.

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Retard de paiement et pénalités

La première règle à suivre pour pouvoir réclamer des pénalités de retard à vos clients, c'est d'avoir au préalable stipulé dans vos Conditions Générales de Vente (CGV) et dans vos factures vos conditions de règlement.

L'article L 441-9 du Code de Commerce précise en effet que « tout achat de produits ou toute prestation de service pour une activité professionnelle fait l'objet d'une facturation. (...) La facture mentionne la date à laquelle le règlement doit intervenir. Elle précise (...) le taux des pénalités exigibles le jour suivant la date de règlement inscrite sur la facture ainsi que le montant de l'indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement due au créancier en cas de retard de paiement »

Vous devez ainsi mentionner trois éléments :

• le délai de paiement contractuel et la date d'échéance du paiement spécifiquement pour la facture
• le taux d'intérêt de retard
• le montant de l'indemnité forfaitaire

Ce qui nous amène à préciser qu'il y a deux types de pénalités :

• les pénalités de retard qui correspondent à un montant variable
• les frais de recouvrement (ou indemnité forfaitaire) qui correspondent à un montant fixe de 40 €.

Calcul du montant des pénalités de retard de paiement

Les pénalités de retard de paiement sont calculées sur la base du montant TTC de la facture à régler et dépendent du nombre de jours de retard. Voici le calcul à appliquer :

Montant des pénalités de retard = (Montant TTC de la facture x taux d'intérêt journalier) x (Nombre de jours de retard / 365)

La question reste encore de savoir quel taux de pénalité de retard appliquer.

L'article L. 441-10 du Code de Commerce donne deux possibilités pour le calculer :

• Le taux d'intérêt journalier peut être fixé librement sans être inférieur à 3 fois le taux d'intérêt légal. Comme ce dernier est actuellement de 2,06% (pour le premier semestre 2023), en le multipliant par 3, on obtient un taux de pénalité de retard de 6,18%.
• La deuxième option, c'est le taux qui est applicable par défaut. Dans ce cas, le taux d'intérêt journalier est calculé en majorant de 10 points le taux d'intérêt directeur de la Banque Centrale Européenne. Comme il est actuellement à 2,5% (depuis le 21 décembre 2022), le taux de pénalités de retard à appliquer est donc de 12,5% pour l'année 2023.

Le choix entre les deux options vous revient. D'un côté, un taux faible peut ne pas être suffisamment dissuasif, de l'autre, un taux trop élevé peut nuire aux relations que vous entretenez avec vos clients. Quelques conseils néanmoins pour vous guider :

• Le taux minimum de 6,18% en 2023 est à éviter car trop bas actuellement. Pour comparaison, il était par exemple à 11,37% au moment de la mise en place de la Loi de Modernisation de l'Économie (LME) en 2009.
• L'inconvénient du taux de la BCE, c'est qu'il varie selon la politique monétaire de la BCE. Il peut donc diminuer comme le taux minimum.
• Un taux fixé librement à hauteur de 10% à 12% par an peut être un bon compromis.

L'indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement

Le décret n°2021-1115 stipule que les entreprises peuvent réclamer à leurs clients professionnels ne respectant pas leur délai de paiement une indemnité forfaitaire fixée à 40 € par facture impayée. Elle correspond au remboursement des frais de recouvrement. Elle vient s'ajouter aux pénalités de retard de paiement que nous venons de voir.

Calculateur gratuit des pénalités de retard

Chez LeanPay, nous avons à cœur de vous faciliter la tâche au quotidien et de vous faire gagner du temps pour que vous puissiez vous concentrer sur votre cœur de métier et sur des tâches à forte valeur ajoutée.

Alors, nous avons décidé de vous proposer un fichier Excel à télécharger GRATUITEMENT pour calculer simplement le montant total des pénalités de retard de vos clients et ce pour toutes leurs factures en retard.

Vous n'avez qu'à rentrer votre taux de pénalité, le montant de vos factures impayées ainsi que leurs dates d'échéance. Le fichier calcule automatiquement :

• le nombre de jours de retard de la facture
• le montant des pénalités de retard en fonction du taux que vous appliquez et du nombre de jours de retard
• l'indemnité forfaitaire de 40 €
• la totalité des pénalités que votre client vous doit pour l'ensemble de ses factures échues

Téléchargez le fichier de calcul des pénalités de retard :

Quels sont les avantages à réclamer des pénalités de retard ?

Vous avez de nombreux avantages à cette pratique.

Dans un premier temps, récupérer la somme des pénalités de retard vous permet déjà de compenser financièrement les coûts induits par les retards de paiement.

Ensuite, cela vous permet aussi de signifier à vos clients l'importance de régler en temps et en heure. Vous leur montrez que votre travail/prestation mérite d'être payé(e) et vous augmentez sa valeur perçue. L'objectif est de ne rien laisser passer afin que vos clients prennent le pli petit à petit de régler à la date d'échéance. De cette façon, c'est aussi l'image de votre entreprise qui est en jeu : soyez sérieux et professionnel.

Demander le paiement des pénalités de retard, c'est aussi respecter la loi. Dans les faits, cette obligation de payer des intérêts de retard n'est que partiellement appliquée par les entreprises. Certaines les mentionnent bien dans leurs CGV et leurs factures mais ne les réclament pas à leurs clients. C'est pourtant une mesure pour l'intérêt de toutes les entreprises puisqu'elle vise à réduire les délais de paiement.

Le frein majeur est la peur d'altérer la relation avec son client. C'est souvent infondé. C'est votre client "mauvais payeur" qui est dans une position inconfortable de ne pas payer son fournisseur dans les délais contractuels. Pas vous ! Respecter la loi en matière de pénalités de retard vous apporte au contraire plus de crédibilité et de professionnalisme.

Toutefois, avant de réclamer des pénalités de retard, il vaut mieux privilégier une phase de relances amiables personnalisées. Ce n'est qu'après plusieurs relances vaines que vous pouvez exiger le paiement supplémentaire de ces pénalités.