Logiciel de Relance client

Automatisez vos relances clients
LeanPay, le logiciel de relance client qui aide les équipes financières de PME et ETI à se faire payer rapidement. Pour que vous puissiez vous concentrer sur l’essentiel et oublier les impayés.
Noté 4.93/5 sur Capterra, Trustpilot, GetApp, Appvizer & Google
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Le logiciel de relance client leanpay

1500 DAF digitalisent leurs relances clients

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scénario de relance client de leanpay
Scénario modulable
Choix du nombre de relances, du délai, du canal de relance, du contenu etc.
Envoi automatique
Possibilité d'automatiser l'envoi des relances
liste des relances à effectuer sur leanpay
Relances à effectuer
Filtres par client, moyen de communication, niveau de relance etc.
personnalisation d'une relance dans le logiciel leanpay
Personnalisation
Relevé de situation du client, contenu éditable, factures en PJ
affichage des données clients dans leanpay
Données client
Encours du client, historique des actions et des commentaires
Prendre RDV

Construisez votre stratégie de relance à l'aide d'un logiciel dédié

Adoptez une stratégie de relance client performante en créant des scénarii selon vos besoins.

Créez vos scénarii de relance

Pour chaque scénario, notre logiciel de relance client vous permet de choisir le nombre d'étapes de relances, le moyen de communication et le délai entre chaque relance etc. Le scénario de relance se déroule jusqu'à ce que votre client règle la créance.

Tirez profit d'une relance multicanale : SMS, mail, téléphone et courriers

Notre logiciel de relance client LeanPay offre une gestion multicanale de vos relances : SMS, téléphone avec script d'appel, mails, courriers simples et recommandés (intégration native avec La Poste). De quoi monter en gradation jusqu'à la mise en demeure !

Affectez les scenarii de relance aux clients selon vos propres critères

Avec notre logiciel de relance client, définissez les règles d'attribution des scénarii de relance selon vos propres critères : par entité, par groupe de clients, par zone géographique, par comportement de paiement, par langue...

Automatisez les relances préventives et post-échéances

Notre logiciel de relance client vous permet de définir si la relance s'envoie automatiquement ou si elle nécessite une validation manuelle. Vous pouvez par exemple envoyer automatiquement les relances préventives et valider les suivantes.

photo de anne laure poyard
"J'ai un scénario basique en automatique. Pour des clients plus sensibles, j'ai un plan avec des relances que je valide avant envoi. Comme elles sont déjà paramétrées, je n'ai plus qu'à cliquer. J'ai aussi créé des plans pour les relances en anglais."
Anne-Laure P.

Fluidifiez la gestion de vos relances au quotidien grâce à un logiciel spécifique

Divisez par 4 le temps passé à relancer vos clients grâce aux tâches planifiées par notre logiciel.

Effectuez vos tâches du jour via l'agenda des relances

Le logiciel de relance client LeanPay vous indique chaque jour les relances dont l'envoi est à valider ou les appels téléphoniques à passer. Vous pouvez filtrer les tâches par canal de relance, niveau de relance, scénario de relance, client etc.

Gagnez du temps avec les relances en masse

Le logiciel de relance client LeanPay vous permet d'envoyer en masse toutes vos relances à effectuer en un seul clic !

Contactez vos clients hors scénario de relance

N'attendez pas une relance pour prendre contact avec vos clients. Avec le logiciel de relance client LeanPay, vous avez la possibilité d'envoyer un mail ou un courrier à votre client en dehors du scénario de relance auquel il est rattaché.

Anticipez les relances à venir

Dans notre logiciel de relance client LeanPay, vous avez accès au planning des relances à venir : date, niveau de relance, client, canal de communication... De quoi vous aider dans votre organisation quotidienne !

photo angie
"Quand je m’occupe des relances à effectuer, je filtre d’abord par canal de communication. De cette façon, je traite les mails en premier et je garde tous les appels pour un second temps."
Angie B.

Personnalisez vos relances grâce au logiciel LeanPay

Maximisez l'efficacité de votre recouvrement en personnalisant vos relances client.

Définissez le contenu, la langue et la devise de vos relances

La relance intègre automatiquement un récapitulatif comptable dans la langue et la devise du client. LeanPay, logiciel de relance client, permet également de moduler les factures affichées dans la relance (factures échues, non échues, litiges, avoirs...)

Automatisez l'ajout des factures et documents PDF en PJ

Avec le logiciel de relance client LeanPay, les fichiers PDF des factures, avoirs ou documents associés peuvent être automatiquement ajoutés en PJ des relances.

Indiquez les intérêts de retard et IFR dans vos relances

Le logiciel de relance client LeanPay permet de calculer automatiquement les pénalités de retard et de les intégrer dans les relances. Adaptez le taux de pénalités selon vos conditions générales de vente.

Personnalisez l'adresse mail d'envoi des relances

Avec le logiciel de relance client LeanPay, vous pouvez envoyer les relances par mail depuis votre propre adresse. Notre outil est intégré avec Gmail et Outlook.

Proposez facilement un échéancier de paiement à vos clients

Dans notre logiciel de relance client LeanPay, vous pouvez créer un échancier de paiement en indiquant le nombre d'échéances, les différentes dates et les montants associés. Les prochaines relances s'adaptent aux nouvelles dates d'échéance.

Photo Jeremie
“L’automatisation des relances et les différents scénario pouvant être mis en place, nous ont permis d’augmenter notre taux de recouvrement de manière significative très rapidement.”
Jérémie H.

Faites-vous payer en ligne grâce à un logiciel de relance client

Faites-vous payer dès la relance en proposant à vos clients de vous régler en ligne sur un portail client sécurisé.

Intégrez un lien de paiement direct depuis les mails et sms de relance

Lorsque vous envoyez un mail ou sms de relance, notre outil de relance client y intègre automatiquemet un lien de paiement. Votre client accède alors à un portail client sur lequel il peut voir et régler ses factures.

Proposez des moyens de paiement sécurisés par CB ou e-virement

Notre logiciel de relance client propose deux moyens de paiement : le e-virement ou la carte bancaire via notre intégration avec Stripe.

Simplifiez la vie de vos clients grâce au portail client

Vos clients peuvent retrouver sur leur portail en ligne l'ensemble des factures payées et à payer, constater leur niveau de retard et leur montant, les télécharger au format PDF et les régler.

Enregistrez les promesses de paiement de vos clients

Lorsque vous indiquez une promesse de paiement dans notre logiciel LeanPay, le processus de relance s'interrompt pour cette facture jusqu'à la date de paiement prévue. Il reprend si aucun règlement n'a été reçu.

photo marion
“Le fait pour le client de pouvoir payer et d'avoir sa facture en un clic est un plus.”
Marion S.

Suivez vos relances directement depuis notre logiciel LeanPay

Suivi des envois de relances, réponses aux mails, impact sur vos délais de paiement... Examinez la portée de vos relances !

Consultez l'historique des relances envoyées

Depuis LeanPay, notre outil de relance client, vous avez accès à tout l'historique des relances réalisées par chaque membre de l'équipe. Vous pouvez les filtrer par date d'envoi, niveau de relance, canal, scénario, client...

Suivez le statut de vos relances

Dans l'historique des relances de notre logiciel de relance client, vous avez la possibilité de suivre en temps réel le statut d'envoi des mails (envoyé, ouvert, échec de l'envoi...) et des courriers (envoyé, reçu). Vous pouvez aussi télécharger les preuves de dépôt et les accusés de réception de vos courriers.

Recevez les réponses à vos relances directement dans votre boîte mail

Lorsqu'un de vos clients répond à votre mail de relance, vous recevez sa réponse directement dans votre boîte de réception. Elle peut également être visible dans l'historique client de notre logiciel de relance.

Analysez l'impact des relances sur vos délais de paiement

LeanPay, notre logiciel de relance client, calcule automatiquement votre DSO. Après 3 mois d'utilisation, nos clients constatent en moyenne une baisse de 20% de leur DSO.

photo sylvain
“Leanpay nous a aidé à améliorer la façon dont nous recouvrons les créances auprès de nos clients et à réduire notre DSO de 110 à 90 jours”
Sylvain L.

Pourquoi choisir LeanPay ?

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Nous développons de nouvelles fonctionnalités en collaboration directe avec nos clients.
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Fiable et sécurisé
Vos données sont chiffrées de bout en bout et hébergées dans des datacenters en France.
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Accompagnement
Chaque entreprise bénéficie d'un interlocuteur dédié pour un accompagnement personnalisé.
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Envoyez vos premières relances dès aujourd'hui

Synchronisez votre outil comptable
LeanPay propose des solutions d'intégration avec les principaux logiciels comptables.
Créez votre 1er plan de relance
Personnalisez tous les paramètres : message, canal, échéance…
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Vos premières relances sont prêtes à être envoyées !

Rentabilisez LeanPay en seulement 1 mois d'utilisation

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23+ heures par mois sur vos relances

Plus de 1 500 équipes financières font confiance à LeanPay pour accélérer leurs encaissements, protéger leur trésorerie et maintenir une bonne relation client.
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Vos questions sur les logiciels de relance client

Pourquoi utiliser un logiciel de relance client ?

Un logiciel de relance client vous apporte de nombreux bénéfices :

  • un gain de temps considérable : grâce à l’automatisation de nombreuses tâches, vous avez plus de temps pour vous concentrer sur votre cœur de métier ou des missions à plus forte valeur ajoutée. Avec LeanPay, vous divisez par 4 le temps passé aux relances de vos clients.
  • une hausse de votre trésorerie grâce à la baisse des délais de paiement : avec les scénarii de relances personnalisés et automatisés, aucune facture en retard n’est oubliée. C'est pourquoi, 97,5% des factures importées dans LeanPay sont réglées durant cette phase de relances. Vous réduisez ainsi votre DSO de 20% en moyenne (d’après les résultats constatés chez nos clients).
  • une analyse plus performante : notre logiciel de relance client vous fournit des informations fiables et en temps réel afin de vous aider à prioriser vos actions et à prendre les bonnes décisions.

Un logiciel de relance client peut être utilisé autant par une équipe finance en interne que par un expert-comptable qui agit pour le compte d'une entreprise.

Quels critères pour choisir le meilleur logiciel de relance client ?

Les critères pour bien choisir son logiciel de relance client dépendent en fait de vous, de vos besoins et de vos contraintes. En voici quelques-uns :

  • La taille de votre entreprise

TPE, PME et ETI ne recherchent pas tout à fait les mêmes fonctionnalités.

Les logiciels de relance client n'ont pas non plus tous la même cible. Selon les fonctionnalités proposées, ils s'adresseront tantôt à des TPE, tantôt à des ETI. Assurez-vous que le logiciel de relance client qui vous intéresse réponde bien à vos problématiques.

  • Vos besoins en termes de fonctionnalités

Vous devez identifier ce qui vous semble indispensable. Par exemple : vous souhaitez utiliser votre logiciel de relance client pour 3 sociétés : l'outil doit donc permettre une gestion multi-entités. Vous avez un business à l'international ? Il vous faut le multi-devises.

  • Votre outil comptable

La connexion entre le logiciel de relance client et votre outil de facturation est primordiale. Le logiciel y récupère les factures, les paiements et les coordonnées clients. Rassurez-vous, notre outil de relance LeanPay est compatible avec toutes les solutions comptables. Mais ce n'est pas le cas de tous les acteurs alors renseignez-vous bien !

  • Votre budget

Bien évidemment, le coût du logiciel de relance client est un critère de choix ! Chez LeanPay, les prix sont déterminés notamment en fonction de votre chiffre d'affaires. Nous avons pris le parti de proposer le même logiciel pour tous. Autrement dit, l'ensemble des fonctionnalités y est inclus. Nous n'avons pas de "version dégradée" de l'outil.

  • La démo et le test du logiciel de relance client

Si vous hésitez entre différents outils, pensez à réserver une démonstration en visio. Vous pourrez ainsi voir par vous-même les fonctionnalités qui vous sont essentielles et juger de l'ergonomie de l'outil.

C'est également le moment d'avoir des réponses à vos questions !

Comment personnaliser ses relances quand on utilise un logiciel de relance client ?

LeanPay est un logiciel de relance client dans lequel une multitude de fonctionnalités permet de personnaliser ses relances. Même quand elles sont automatisées !

Petit tour d'horizon :

  • Les relances par mail et courrier intègrent un relevé de situation du client incluant le numéro de facture, la date d'échéance, le montant dû, le nombre de jours de retard etc.
  • Vous pouvez ajouter les factures au format PDF et d'autres documents en pièces jointes (bons de commande, bons de livraison, contrat…)
  • Vous pouvez intégrer des variables dans les relances. Par exemple en débutant par "Bonjour [civilité] [nom]"
  • Vous avez la possibilité de créer des scénarii de relance différents pour vous adapter à vos clients. Ex :  si vous parlez en anglais avec votre client, prévoyez un scénario dans lequel toutes les relances sont en anglais.
  • Dans les paramètres des scénarii, vous pouvez varier les canaux de communication. Si vous avez l'habitude d'échanger par téléphone avec certains de vos clients, pourquoi ne pas intégrer le sms ou l'appel à votre stratégie de relance ?
  • Vous pouvez adapter la fréquence des relances en fonction de l'historique de comportement de paiement de vos clients.
  • LeanPay propose des modèles de mails de relance déjà établis. Vous pouvez partir de ceux-là et les modifier pour les adapter à votre façon de communication et/ou à vos clients.
  • Vous pouvez paramétrer l'envoi des mails afin que ceux-ci partent de votre propre adresse mail.
  • Dans les sms et mails de relance, LeanPay ajoute automatiquement un lien vers un portail client sur lequel le client peut consulter, télécharger et payer ses factures.

Pourquoi intégrer l'appel téléphonique dans son scénario de relance ?

Avec un logiciel de relance client comme LeanPay, vous pouvez créer différents scénarii de relance. Notre outil propose 4 canaux de communication : SMS, mail, courriers et appel téléphonique.

Ajouter une étape de relance par téléphone dans votre scénario a 3 avantages :

  • Identifier la cause du retard de paiement

En discutant de vive voix avec votre client, vous pourrez connaître la raison de l'impayé : un oubli ? un litige ? une difficulté financière ?

  • Agir vite

C'est en connaissant le blocage que vous pourrez y répondre de façon adaptée, comme passer la facture en litige et suivre sa résolution ou encore proposer un échéancier de paiement etc.

  • Préserver votre relation client

Tout ce qui touche au recouvrement peut parfois être considéré comme un sujet délicat. C'est pourquoi, le contact direct avec votre client est toujours apprécié.

L’appel téléphonique permet ainsi de qualifier le dossier et est donc une étape indispensable dans une procédure de relances clients optimisée.

Quelles sont les fonctionnalités essentielles d'un bon logiciel de relance client ?

Voici les 5 fonctionnalités indispensables dont doit disposer un bon logiciel de relance client.

1 - Les scénarii de relance

On ne relance pas tous ses clients de la même façon ! De ce fait, les meilleurs logiciels de relance client vous permettent de créer vos propres scénarii de relance. Facilement. Autant que vous le souhaitez. Chaque scénario de relances clients doit être personnalisable sur les critères suivants :

  • le délai entre chaque relance
  • le moyen de communication : un mail, un sms, un appel, un courrier...
  • la personnalisation du message avec par exemple des variables sur le nom/prénom de votre interlocuteur, le nombre de factures en retard, le montant total etc. L’édition des mails et courriers vous permet aussi d’avoir une gradation du message et du ton employé selon le niveau de retard. Cela permet aussi de gérer les relances dans différentes langues.
  • la possibilité d'automatiser l'envoi des relances
  • la possibilité d'intégrer en PJ des mails et courriers les factures ou tout autre document (bon de livraison, RIB, contrat etc.)

2 - L'automatisation

Une solution de relance client doit pouvoir effectuer à votre place de nombreuses tâches chronophages et sans valeur ajoutée. Elle récupère automatiquement les nouvelles factures émises, les dates d'échéance, les paiements pour identifier les factures en retard. Vous gagnez du temps sur votre suivi des créances. Grâce aux scénarii de relances créés et à l'envoi automatique des relances, le logiciel gère pour chaque client le mail ou le sms à envoyer. Par exemple une relance préventive pour vous assurer que le client a bien reçu la facture et que la date d'échéance approche.

Un logiciel de relance client vous indique toutes les relances du jour qui doivent être envoyées. Un peu comme une "to-do". Il vous prémâche le travail et vous n'avez plus qu'à valider les envois.

3 - La personnalisation des relances

Un bon logiciel de relance client (et c'est le cas de LeanPay) vous propose des modèles de relance différents adaptés au niveau de retard. Le message et le ton sont différents dans une relance à 6 jours de retard et une à 67 jours ! Vous avez ainsi une base que vous pouvez totalement modifier.

Chaque mail ou courrier de relance contient en plus le relevé du client avec l'ensemble de ses factures échues ou non. Vous avez là aussi la possibilité de ne lui transmettre que ses factures échues.

4 - Historique des relances

D'après les utilisateurs de LeanPay, disposer d'un historique des relances déjà réalisées et les notes associées (par exemple, le compte rendu d’un échange téléphonique) est très utile : cela vous permet d’être plus pertinent à la relance suivante. Surtout si elles sont faites par différentes personnes !

Chacune a l’historique du dossier sous les yeux, par facture et par client.

5 - Paiement en ligne

Un logiciel de relance client doit vous aider à être payé plus vite. Aussi, il doit proposer directement depuis ses relances un accès à un portail client sur lequel le débiteur peut régler ses factures.

C'est encore mieux s'il vous permet de mettre à disposition de vos clients différents moyens de paiement. Vous répondrez ainsi plus facilement à leurs habitudes dans l’optique de toujours simplifier la phase de paiement.

L'accès à un portail client sécurisé a aussi l'avantage de permettre à votre client de voir sa situation : consulter l'ensemble de ses factures (payées ou non) et les télécharger.

Quel est l'intérêt d'automatiser ses relances client via un logiciel ?

Un logiciel de relance client permet d'automatiser de nombreuses tâches. Très souvent, elles sont chronophages et sans grande valeur ajoutée.

Voici les trois grands avantages à automatiser sa gestion des relances.

  • Amélioration des conditions de travail des équipes finance

Un logiciel de relance client élimine les tâches manuelles et répétitives. Le travail quotidien des équipes financières s'en trouve de fait beaucoup plus agréable. Elles peuvent ainsi se consacrer à des tâches plus valorisantes, en lien direct avec les clients, comme trouver des solutions aux factures impayées (escompte, échelonnement du paiement...).

  • Se faire payer plus rapidement

L'automatisation de la gestion du poste clients permet d'intégrer toutes les étapes d'une procédure de recouvrement : depuis LeanPay, on peut analyser en temps réel les délais de paiement, relancer les clients débiteurs, leur proposer différents moyens de paiement en ligne, ou encore si besoin constituer un dossier de recouvrement judiciaire et le transmettre à un prestataire externe. Intégrer l'ensemble du process et automatiser toutes les tâches répétitives de chaque étape permet d'augmenter sa performance.

  • Diminuer les coûts

Un système de recouvrement manuel est inefficace : beaucoup de tâches chronophages et répétitives, résultats trop faibles et aléatoires. Conséquences : les sociétés doivent parfois avoir recours à des emprunts bancaires ou de l'affacturage pour financer leur BFR. Or, ces modes de financement sont coûteux et bien plus qu'un abonnement pour un logiciel de relance client.

Relance préventive : pourquoi en envoyer une et comment l'automatiser ?

Pour rappel, la relance préventive est envoyée par mail ou sms au client quelques jours avant la date d'échéance de la facture. Aucun retard n'a donc été constaté.

La relance préventive a deux avantages majeurs :

  • l'anticipation pour améliorer sa trésorerie

Prendre contact avec son client à quelques jours de la date d'échéance permet de s'assurer qu'a priori rien n'empêche le règlement à la date prévue.

Dans la plupart des cas, il s'agit simplement d'une petite piqûre de rappel au sujet de la date d'échéance. Cela évite l'excuse de l'oubli.

Dans d'autres cas, c'est aussi l'occasion de constater qu'une facture n'a pas été reçue, qu'il y a un litige qui compromet le règlement en temps et en heure, que votre client rencontre des difficultés financières etc. Peu importe la situation, vous pouvez réagir vite derrière pour tenter de respecter quand même la date d'échéance.

La relance préventive permet d'accélérer les encaissements et donc de réduire les délais de paiement.

  • Se montrer professionnel

Envoyer des relances préventives pour chaque facture est le signe que votre entreprise suit scrupuleusement son poste client. Votre attitude reflète votre sérieux et votre professionnalisme.

En utilisant notre logiciel de relance client LeanPay, vous pouvez automatiser l'envoi de toutes vos relances préventives. Rien de plus simple : lorsque vous paramétrez dans votre scénario votre relance préventive (Combien de jours avant échéance ? Quel canal ? Quel message ?), il vous suffit d'activer l'option "envoi automatique".

Pourquoi intégrer les pénalités de retard à ses relances ?

Vous hésitez à intégrer les pénalités de retard à vos relances ? Ce n'est pas surprenant. Beaucoup d'entreprises craignent d'entacher la relation avec leur client. Pourtant, c'est faux ! Ce n'est pas à vous d'être dans une position inconfortable, mais à votre client débiteur.

Voici quelques avantages à réclamer les pénalités de retard.

1- Récupérer le montant des intérêts de retard vous permet de compenser les frais engendrés par les retards de paiement : manque à gagner sur votre trésorerie, temps passé au suivi des relances...

2- Facturer les pénalités de retard, c'est aussi respecter la loi. Cela vous apportera plus de crédibilité et de professionnalisme.

3- Vous signifiez à votre client que votre travail/produit mérite d'être payé. De cette façon, vous augmentez sa valeur perçue.

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