Besoin d'utiliser ce modèle ?
Besoin d'utiliser ces modèles ?

Téléchargez gratuitement notre fichier PDF de modèle de mise en demeure. Vous pourrez directement personnaliser son contenu !

Téléchargez gratuitement notre fichier PDF de modèles de mails de relances. Vous pourrez les emporter partout avec vous !

Comment optimiser sa procédure de relances clients ?

Relances clients
Mis à jour le
17/1/2024

Les entreprises faisant face à des retards de paiement de la part de leurs clients doivent appliquer une procédure de relances clients pour récupérer le montant de leurs créances. Encore aujourd’hui, de nombreuses sociétés réalisent ce suivi manuellement sur des fichiers Excel pouvant engendrer des erreurs et prenant beaucoup de temps aux équipes comptables.

Pourtant, relancer ses clients de manière systématique et rigoureuse est la clé pour une entreprise souhaitant être payée rapidement et ainsi faire baisser le délai de paiement de ses clients.

L’optimisation de la procédure de relances clients devient donc un enjeu majeur pour garder sa trésorerie en bonne santé.

Quel schéma de procédure de relances clients appliquer ? Quels canaux peuvent être utilisés pour relancer un client ? Dans cet article, nous vous expliquons comment optimiser une procédure de relances clients.

Plus bas dans l'article, nous vous proposons également de télécharger gratuitement nos modèles de mails de relances 🎁. De quoi vous faire gagner du temps au quotidien !

leanpay accueil
Envoyez des relances clients efficaces grâce à LeanPay
Planifier une démo
Optimisez la gestion de votre poste clients avec LeanPay
Icone LeanPay blanc
Obtenir le modèle :

Schéma de procédure de relances clients

Pour rappel, il existe plusieurs étapes clés dans la vie d’une créance client. Dès son émission, un délai de paiement est accordé au client. Il peut être par défaut de 30 jours ou alors être négocié. Dès lors et jusqu’à la date d’échéance, la facture est non échue.

La procédure de relances clients débute dès l’envoi de la première notification de pré-échéance ou lorsqu’une créance est considérée comme échue, c’est-à-dire que le délai de paiement convenu est écoulé.

Cette phase de relance s’étale jusqu’au paiement de la facture ou à la déclaration de l’irrécouvrabilité de celle-ci. Dans ce second cas, il est nécessaire de se tourner vers les tribunaux pour entamer un processus de recouvrement judiciaire de la facture impayée.

Plan de relance client

Trop souvent, la procédure de relances adoptée par les entreprises subissant des retards de paiement ne s’inscrit pas dans un schéma préalablement établi. Elles priorisent les factures à relancer et de ce fait toutes ne sont pas concernées.

L’avantage de la création d’un plan de relances est de pouvoir réagir systématiquement et de manière méthodique dès qu’un retard de paiement est observé.

Le schéma de la procédure de relances clients n’est pas unique et peut être adapté à chaque situation en fonction des habitudes du client. Par exemple, il est parfois habituel que les grands comptes paient avec un retard conséquent, un plan de relance spécifique permettra de personnaliser les intervalles entre chaque relance ainsi que le canal de communication choisi pour prendre contact avec l’interlocuteur désigné. On parle bien là des relances effectuées en interne car c'est vous qui connaissez le mieux vos clients et qui êtes donc le plus à même de relancer efficacement.

💡 Appliquer à chaque plan de relance l’envoi d’une notification de pré-échéance de la facture quelques jours avant sa date d’échéance augmente fortement vos chances d’être payé rapidement.

Maximiser les canaux

Établir un schéma de relances clients pour l’ensemble de ses clients est la base pour un bon recouvrement amiable des factures impayées. Si l’on souhaite optimiser chacune des étapes de ce processus, il est impératif d’avoir une approche multicanale des relances.

Il est courant de voir des entreprises relancer l’ensemble de leurs clients sur un unique canal en les contactant par mail par exemple. Mais, ce n'est pas la bonne approche. Nous avons d'ailleurs listé les 5 erreurs les plus fréquentes en matière de relances clients.

Multiplier les points de contact auprès du client est primordial pour se donner toutes les chances de recevoir son paiement et éviter tout malentendu à cause d’un mail qui n’aurait pas été reçu ou envoyé à la mauvaise personne.

Dans une procédure de relances clients, chaque canal doit avoir un objectif précis. Il est possible de contacter un client soit :

  • Par mail : De préférence au début du processus de recouvrement, le but du mail est d’informer du retard de paiement et de rappeler le montant de la facture à payer que l’on peut joindre au message. Découvrez tous nos modèles de mails pour relancer vos factures. Ils sont à télécharger gratuitement.
  • Par téléphone : Si les premiers mails ne fournissent aucun résultat, faire une relance par téléphone peut facilement aider à débloquer la situation. Un échange de vive voix est un très bon moyen d’en savoir plus sur la raison du retard de paiement. C’est également le moment pour négocier une solution qui pourrait convenir au client comme un paiement en plusieurs fois s’il subit des difficultés financières temporaires.
  • Par courrier : Un envoi de courrier simple peut avoir le même objectif qu’un mail. Si le client a pour habitude d’accorder une plus grande importance à ses courriers, c’est une alternative au mail. Le courrier recommandé est une solution de dernier recours, le caractère formel de ce canal montre que le retard de paiement est pris au sérieux et que la prochaine étape sera de se tourner vers la justice pour régler la situation.

💡 Pensez à conserver chacun de vos échanges avec le client concerné par un retard de paiement. Ce seront des preuves qui pourront vous servir à attester de vos efforts pour récupérer votre créance si vous souhaitez entamer une procédure de recouvrement judiciaire.

Créez vos plans de relances personnalisés et automatisés
En savoir plus

Gradation du message

Automatisation des relances client

À ce stade, nous avons présenté l’intérêt de créer systématiquement un plan de relances et d’utiliser tous les canaux à disposition pour contacter les clients en retard de paiement.

Le dernier point à ne pas négliger pour optimiser le schéma de la procédure de relances clients est la gradation du message.

Tout comme le canal qui doit être adapté au niveau de relance, il en va de même pour le ton adopté.

Rien ne sert d’être trop formel trop tôt, au risque de dégrader ses relations avec ses clients.

Chaque situation est différente d’une autre et préserver la relation commerciale peut être bénéfique sur le long terme.

Modèles de mails à télécharger 🎁

Chez LeanPay, nous avons créé 4 modèles de mails de relances pour factures impayées. Le message y est graduel selon le niveau de retard.

  • Notification de pré-échéance à envoyer quelques jours avant la date d'échéance. Le ton y est très courtois et informatif.
  • 1ère relance par mail à envoyer environ après 5 jours de retard
  • 2eme relance mail à envoyer au bout de 15 jours de retard. Le ton devient plus formel et "pressant".
  • 3ème relance mail à envoyer au bout de 30 jours de retard. Le ton est plus catégorique. Vous pouvez parler ici de pénalités de retard.

En cas de non-paiement, il faudra passer ensuite aux courriers.

Nos 4 modèles sont disponibles gratuitement ci-dessous. N'hésitez pas à les adapter à votre propre société.

Obtenir le modèle :

Télécharger nos modèles de mails de relance


L’automatisation de la procédure de relance client

Le meilleur moyen d’optimiser sa procédure de relances clients est de l’automatiser. Avec des outils comme LeanPay, chaque sujet abordé dans cet article peut être automatisé.

La création d’un plan de relances spécifique à chaque client ou groupe de clients permet d’envoyer de manière automatique les relances mails ou courrier aux clients. Pour garder le contrôle sur les envois, il est possible de recevoir des notifications pour valider chaque relance. Un seul clic et le client est relancé !

LeanPay propose aux entreprises d’automatiser leurs relances clients par mail et courrier, notamment grâce à une intégration avec La Poste. Concernant les relances par téléphone, une interface dans l’application permet de recevoir des rappels pour contacter un client et de prendre des notes durant l’échange téléphonique. Cela peut être pertinent si vous incluez les commerciaux dans le recouvrement. Ils pourront laisser une trace écrite de leur échange ce qui facilite le partage d'informations.

Enfin, chaque étape du plan de relances est entièrement personnalisable. Il est possible de modifier le contenu de chaque message envoyé, le temps d’attente entre deux relances et les canaux utilisés pour contacter les clients. Vos scénarios de relance sont totalement adaptés aux profils de vos clients (PME vs grands comptes, bons vs mauvais payeurs...)

Grâce à l’outil LeanPay, relancer ses clients n’a jamais été aussi rapide car l’automatisation permet de diviser par 4 le temps passé à relancer les clients en retard de paiement.

Obtenir le modèle :
leanpay accueil
Le logiciel de recouvrement simple, intuitif et efficace
En savoir plus
Demander une démo
En cliquant sur “J'accepte”, vous consentez à ce que nous récoltions vos données de navigation afin d'améliorer votre expérience sur notre site.
Boostez votre trésorerie.
Digitalisez votre entreprise.
Planifier une démo
tableau de bord et fonctionnalités leanpay