Relances

Factures impayées : 3 mails type de relances clients + 2 bonus

Rédigé par
Mathilde Chevallier

Relancer des factures impayées, c'est le quotidien de nombreuses entreprises. En effet, si votre client ne vous paie pas en temps et en heure, vos délais de paiement s'allongent et entraînent des retards de paiement. Qui plus est, plus la créance est ancienne, moins la facture échue a de chances d'être réglée. C'est donc autant de trésorerie en moins sur votre compte en banque et, a fortiori, de liquidités pour faire évoluer et grandir votre business.


Relancer des factures impayées par mail est donc nécessaire et indispensable pour recouvrer ses créances au plus tôt. C'est la santé économique de votre entreprise qui est en jeu !


Relancer des factures impayées par mail est donc nécessaire et indispensable pour recouvrer ses créances au plus tôt. C'est la santé économique de votre entreprise qui est en jeu !

Des relances clients personnalisées et rapides


La clé de relances réussies, c'est de relancer différemment selon le niveau de retard de paiement de la facture impayée. Nous pouvons débuter par une simple relance à J+5, puis une deuxième relance de rappel à J+15 et enfin une troisième relance plus formelle et ferme à J+30. Pensez à bien mentionner certains éléments nécessaires :


  • le numéro de la facture impayée
  • le montant associé
  • la date d'échéance
💡Astuce : Ajoutez à votre mail la facture impayée PDF en PJ. C'est toujours utile pour les clients qui l'auraient égarée.


Le succès de vos relances tient également dans la rapidité d'action. Plus le retard de paiement est long, moins la facture a de chance d'être réglée. Autrement dit, relancer une facture six mois après son échéance ne sera pas efficace quelque soit le message. Il vous faut donc identifier au plus vite les retards de paiement afin de pouvoir envoyer immédiatement vos relances. Pour cela, planifiez-les dans le temps et automatiser leurs envois, dès qu'un retard de paiement est détecté.

Personnalisez vos relances pour qu'elles soient le reflet de votre entreprise et qu'elles soient à votre image. Par exemple, nous avons employé le vouvoiement dans les exemples de relances ci-dessous mais si vous avez l'habitude de vous adresser à certains de vos clients en les tutoyant, faites de même dans vos relances. Selon votre secteur d'activité, vos typologies de clients (PME, grands comptes etc.) vous devez adapter vos emails de relance.

L'exercice de la relance client est délicat. Bien que l'objectif premier soit de vous faire payer, ne perdez pas non plus de vue qu'il est important de préserver votre relation client.

Notre logiciel de gestion des impayés et de relances clients vous accompagne justement dans vos différents plans de relances pour les personnaliser à votre image et à vos typologies de clients ainsi que pour automatiser leurs envois.

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Relancez vos clients tout en préservant de bonnes relations avec eux.

Retard de paiement et pénalités

En cas de retards de paiement, vous avez la possibilité de réclamer des pénalités de retard à votre client. Si vous souhaitez ajouter cette dimension à vos relances, il faudra au préalable que vos Conditions Générales de Vente (CGV) le précisent.

Deux types de pénalités sont à distinguer :

  • les pénalités de retard qui correspondent à un montant variable
  • les frais de recouvrement qui correspondent à un montant forfaitaire

Calcul du montant des pénalités de retard de paiement

Ces pénalités sont calculées sur la base du montant TTC de la facture à régler et dépendent du nombre de jours de retard. Voici le calcul à appliquer :

Montant TTC de la facture x Nombre de jours de retard x taux d'intérêt journalier

Le taux d'intérêt est calculé en majorant de 10 points le taux d'intérêt directeur de la Banque Centrale Européenne. Comme il est à 0%, le taux de pénalités en cas de retards de paiement à appliquer est donc de 10%.

Vous pouvez le réduire s'il vous paraît trop élevé, en fonction de votre activité et de la relation que vous avez avec vos clients. Néanmoins, il ne peut légalement pas être inférieur à 3 fois le taux d'intérêt légal, soit à 2,28% (3x 0,76%) actuellement.

Le montant forfaitaire pour frais de recouvrement

En plus des pénalités de retard de paiement, vous pouvez ajouter le remboursement de l'indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement. Elle correspond à un montant fixe de 40 euros par facture impayée.

Pensez à bien faire figurer cela sur vos factures et dans vos CGV, car c'est désormais obligatoire.

🔥 Bonus 1 : Chez LeanPay, nous avons à cœur de vous faciliter la tâche au quotidien et de vous faire gagner du temps pour que vous puissiez vous concentrer sur votre cœur de métier et sur des tâches à forte valeur ajoutée. Alors, nous avons décidé de vous proposer un fichier Excel à télécharger pour calculer facilement le montant total des pénalités de retard de vos clients.

Vous n'aurez qu'à rentrer le montant de vos factures impayées ainsi que leurs dates d'échéance et vous aurez le montant des pénalités de retard. Facile !

Contactez-nous pour recevoir le fichier excel de calcul des pénalités de retard.

Vous quand vous comprenez que vous n'avez pas besoin de calculer à la main les pénalités de retard.

Relances clients graduelles pour recouvrer les impayés

Maintenant que nous avons vu l'intérêt de la personnalisation de vos relances clients et les pénalités de retard associées aux factures impayées, rentrons dans le vif du sujet avec 3 modèles de relance graduelle dont vous pouvez vous inspirer pour créer vos propres plans de relance dans LeanPay.

Divisez par 4 le temps passé sur vos relances clients


1ère relance client à J+5

Objet du mail : "Retard de paiement facture [numéro] : 1ère relance"

Bonjour [Civilité] [Nom],

Je me permets de vous contacter au sujet de la facture [numéro de facture] d'un montant de [valeur] €, que vous trouverez en PJ. Cette facture datée du [date d'émission de la facture] est arrivée à échéance le [date d'échéance].

Sauf erreur de notre part, il semble que nous n'avons pas encore reçu le paiement associé à cette facture.

Il s’agit probablement d’un oubli. Aussi, nous vous remercions de bien vouloir procéder au règlement de la facture dès que possible.

Néanmoins, si vous rencontrez une quelconque difficulté pour payer, nous vous invitons à nous contacter par retour de mail ou par téléphone au [numéro].

Merci beaucoup

Cordialement,

[Signature]


2ème relance client à J+15

Objet du mail : "Retard de paiement facture [numéro] : 2ème relance"

Bonjour [Civilité] [Nom],

La facture [numéro de facture] d'un montant de [valeur] €, que vous trouverez en PJ, est arrivée à échéance le [date], soit il y a 15 jours.

A ce jour et en dépit de nos précédents rappels, nous sommes au regret de constater que nous n'avons toujours pas reçu le paiement de cette facture.

Nous vous serions reconnaissants de procéder au règlement de la facture le plus rapidement possible.

Cordialement,

[Signature]

3ème relance client à J+30

Objet du mail : "Retard de paiement facture [numéro] : 3ème relance"

Bonjour [Civilité] [Nom],

Je me permets de revenir une fois de plus vers vous concernant la facture [numéro de facture] d'un montant de [valeur] € en retard de paiement de 30 jours (échéance au [date d'échéance]).

En dépit de nos nombreuses relances, nous n'avons, à ce jour, toujours pas reçu votre paiement.

Par conséquent, nous vous prions formellement de bien vouloir procéder à son règlement, et ce de manière immédiate.

En cas de non-paiement immédiat, nous serons contraints de transmettre votre dossier à notre avocat et de recouvrer les montants par voie judiciaire.

A titre informatif, et ce conformément aux Conditions Générales de Vente, le montant des factures réclamé pourra être majoré des clauses pénales, des intérêts et éventuellement des frais de procédure.

Dans l’intérêt de tous, nous espérons que vous règlerez cette affaire au plus vite.

Cordialement,

[Signature]

Bonus 2 : mail type de notification pré-échéance

Nous l'avons constaté chez LeanPay : la bonne astuce pour obtenir des paiements plus rapidement, consiste à envoyer un mail à votre client pour l'alerter qu'une facture arrive à échéance. Ce type de mail est à envoyer environ 5 jours avant la date d'échéance. Essayez-le pour votre entreprise ! Les résultats sont au rendez-vous !

En bonus, nous vous proposons un modèle de mail de notification pré-échéance de facture.

Objet du mail : "Facture [numéro] arrivant à échéance"

Bonjour [Civilité] [Nom],

Nous vous informons que la facture [numéro] datée du [date] et d'un montant de [valeur] € arrive bientôt à échéance.

Nous vous remercions d’avance de procéder au règlement de cette facture d'ici le [date].

Si jamais une difficulté vous amenait à devoir retarder votre paiement, nous vous remercions de bien vouloir nous en tenir informés par retour de mail ou au [numéro de téléphone].

Cordialement,

[Signature]

💡Lorsque vous relancez vos clients, n’oubliez pas de leur demander d’inscrire la ou les références des factures dans le libellé de leur paiement pour simplifier le rapprochement bancaire et faciliter votre suivi comptable.

Vous quand vous vous précipitez pour écrire vos plans de relance

Et après les relances ?

Vous voilà fin prêt à mettre en place un plan de relances client pour votre entreprise. Cela vous permettra de recouvrer plus rapidement vos créances et de faire gagner du temps aux équipes financières. Quelles sont alors les prochaines étapes ?

Si la facture est toujours impayée

Si votre client n'a malheureusement toujours pas payé sa facture, il faudra aller plus loin avec une mise en demeure. Suite à cela, si la facture reste impayée, vous pouvez également monter d'un cran en entamant une procédure de recouvrement par voie judiciaire. Le format courrier simple ou courrier recommandé est à privilégier pour ses deux étapes. LeanPay vous permet d'ailleurs également d'envoyer vos relances par courrier.

Si votre client a réglé sa facture

Votre client vous a payé la totalité de ses dettes ? Bonne nouvelle ! Pensez à lui envoyer un mail de remerciement pour préserver vos relations. Cette délicate attention le mettra sans aucun doute dans de meilleures dispositions pour payer à temps ses prochaines factures.

🚀Pour aller plus loin et vous aider dans la gestion de vos impayés, nous avons compilé 10 techniques qui vont vous permettre d'être payé plus vite.

Divisez par 4 le temps passé sur vos relances clients