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4 modèles de mails de relances clients
Rédigé par
Mathilde ChevallierRelances clients
Mis à jour le
17/1/2024
Relancer des factures impayées, c'est le quotidien de nombreuses entreprises. En effet, si votre client ne vous paie pas en temps et en heure, vos délais de paiement s'allongent et entraînent des retards de paiement. Qui plus est, plus la créance est ancienne, moins la facture échue a de chances d'être réglée. C'est donc autant de trésorerie en moins sur votre compte en banque et, a fortiori, de liquidités pour faire évoluer et grandir votre business.
Relancer vos clients pour leurs factures impayées est donc nécessaire et indispensable pour recouvrer ses créances au plus tôt. C'est la santé économique de votre entreprise qui est en jeu !
Dans cet article, on vous propose trois exemples de mails de relances pour factures impayées :
- 1ère relance à J+5 de la date d'échéance
- 2ème relance à 15 jours de retard
- 3ème relance à 30 jours de retard
Si vous faites vos relances clients en interne, ces exemples vous serviront de base pour faire les vôtres.
En bonus, on vous a aussi préparé un modèle de mail de notification d'échéance à envoyer 5 jours avant la date.
Des relances clients personnalisées et rapides
La clé de relances clients réussies, c'est de relancer différemment selon le niveau de retard de paiement de la facture impayée. Nous pouvons débuter par une simple relance à J+5, puis une deuxième relance de rappel à J+15 et enfin une troisième relance plus formelle et ferme à J+30. Pensez à bien mentionner certains éléments nécessaires :
- le numéro de la facture impayée
- le montant associé
- la date d'échéance
Le succès de vos relances clients tient également dans la rapidité d'action. Plus le retard de paiement est long, moins la facture a de chance d'être réglée. Autrement dit, relancer une facture six mois après son échéance ne sera pas efficace quel que soit le message. Cela fait partie des erreurs que l'on voit le plus souvent en matière de relances clients.
Il vous faut donc identifier au plus vite les retards de paiement afin de pouvoir envoyer immédiatement vos relances. Pour cela, planifiez-les dans le temps et automatiser leurs envois, dès qu'un retard de paiement est détecté.
Personnalisez vos relances pour qu'elles soient le reflet de votre entreprise et qu'elles soient à votre image. Par exemple, nous avons employé le vouvoiement dans les exemples de relances clients ci-dessous mais si vous avez l'habitude de vous adresser à certains de vos clients en les tutoyant, faites de même dans vos relances. Selon votre secteur d'activité, vos typologies de clients (PME, grands comptes, mauvais payeurs etc.), vous devez adapter vos emails de relance.
L'exercice de la relance client est délicat. Bien que l'objectif premier soit de vous faire payer, ne perdez pas non plus de vue qu'il est important de préserver votre relation client.
Notre logiciel de relances clients vous accompagne justement dans vos différents plans de relances pour les personnaliser à votre image et à vos typologies de clients ainsi que pour automatiser leurs envois.
Retard de paiement et pénalités
En cas de retards de paiement, vous avez la possibilité de réclamer des pénalités de retard à votre client. Si vous souhaitez ajouter cette dimension à vos relances, il faudra au préalable que vos Conditions Générales de Vente (CGV) le précisent.
Maintenant que nous avons vu l'intérêt de la personnalisation de vos relances clients et les pénalités de retard associées aux factures impayées, rentrons dans le vif du sujet avec 3 modèles de relance graduelle dont vous pouvez vous inspirer pour créer vos propres plans de relance dans LeanPay.
Modèle 1 de relance facture à J+5 de retard
Modèle 2 de relance facture à J+15 de retard
Facilitez vos relances clients grâce aux plans de relances automatisés
En savoir plus
Modèle 3 de relance facture à J+30 de retard
🔥 BONUS : Modèle de mail de notification pré-échéance
Nous l'avons constaté chez LeanPay : la bonne astuce pour obtenir des paiements plus rapidement consiste à envoyer un mail de relance préventive à votre client pour l'alerter qu'une facture arrive à échéance. Ce type de mail est à envoyer environ 5 jours avant la date d'échéance. Essayez-le pour votre entreprise ! Les résultats sont au rendez-vous !
En cadeau supplémentaire, nous vous proposons un modèle de mail de notification pré-échéance de facture.
Et après les relances ?
Vous voilà fin prêt à mettre en place un plan de relances client pour votre entreprise. Cela vous permettra d'optimiser votre procédure de relances clients et de faire gagner du temps aux équipes financières. Quelles sont alors les prochaines étapes ?
Si la facture est toujours impayée
Si votre client n'a malheureusement toujours pas payé sa facture, il faudra aller plus loin avec une mise en demeure. Suite à cela, si la facture reste impayée, vous pouvez également monter d'un cran en entamant une procédure de recouvrement par voie judiciaire. Le format courrier simple ou courrier recommandé est à privilégier pour ces deux étapes. LeanPay vous permet d'ailleurs également d'envoyer vos relances par courrier.
Si votre client a réglé sa facture
Votre client vous a payé la totalité de ses dettes ? Bonne nouvelle ! Pensez à lui envoyer un mail de remerciement pour préserver vos relations. Cette délicate attention le mettra sans aucun doute dans de meilleures dispositions pour payer à temps ses prochaines factures.
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Pour en savoir plus sur les relances clients :
