Relances

Pourquoi automatiser ses relances ?

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Socrate Tellier

Lorsque le CEO ou le CFO d'une entreprise cherche à améliorer sa trésorerie, il commence en général par regarder du côté du poste client comment être payé plus rapidement.

Mais comment demander à l'équipe comptable d'être plus efficace si on ne change pas les méthodes et outils qu'elle a à sa disposition pour le faire ?
Même avec une équipe entièrement dévouée au recouvrement des créances, relancer les clients peut s'avérer être une tâche sans fin : les équipes ont beau travaillé dur, par manque de temps le suivi et les relances ne sont pas toujours effectués au bon moment, et les retards de paiement s'accumulent, ce qui menace la trésorerie de l'entreprise, notamment lorsque la situation économique devient tendue.
Heureusement, utiliser un outil digital moderne qui automatise une large part du processus de recouvrement permet de transformer la gestion du poste client et d'accélérer les rentrées de trésorerie 🚀.

Automatiser les tâches liées aux relances

Chacun le sait, la productivité au travail augmente avec l'automatisation.

L'automatisation est particulièrement efficace pour les tâches liées aux relances car celles-ci respectent les critères suivants :

Les tâches suivent un schéma logique 'si...alors...'

Par exemple : 'si le retard de paiement d'une facture est de 3 jours, alors j'envoie la première relance'.

Les tâches sont construites selon un schéma chronologique

Par exemple : l'étape 1 consiste à envoyer une relance lorsqu'une facture arrive à échéance dans 5 jours, l'étape 2 consiste à envoyer une deuxième relance au 5ème jour de retard, l'étape 3 consiste à appeler le client au 15ème jour, et ainsi de suite.

Les tâches sont nombreuses

59% des factures sont payées après 3 relances, ce qui représente un volume important d'actions à effectuer pour collecter les paiements, d'où l'intérêt de l'automatisation.

Les tâches peuvent être personnalisées selon un schéma pré-défini

Par exemple : En partant d'une base commune, les relances peuvent ensuite être personnalisées en fonction du profil du client et de l'importance du retard.


3 raisons de passer à la gestion digitale du poste client

Améliorer les conditions de travail des équipes

Qui a déjà rêvé de travailler sur Excel 10 heures par jour ? Personne.

Les nouveaux outils digitaux permettent aux équipes administratives et financières de bénéficier d'interfaces modernes, accessibles en ligne, pour lesquelles une attention particulière a été portée au design et à l'expérience utilisateur.

Cela représente une petite révolution pour les équipes car les outils qu'elles utilisaient jusqu'alors datent des années 90.

Ces outils permettant d'automatiser une grande partie des tâches manuelles et répétitives, le travail quotidien des équipes devient beaucoup plus agréable. Elles peuvent se consacrer à des tâches plus valorisantes, en lien direct avec les clients.

L'impact sur les délais de paiement sera immédiat car une attention particulière et personnelle peut désormais être apportée aux clients nécessitant ce type d'approche pour trouver des solutions aux factures impayées  (escompte, échelonnement du paiement ...).

Collecter les paiements plus rapidement

Lorsque l'on fournit les bons outils à une équipe expérimentée et motivée, elle parvient généralement à améliorer rapidement ses résultats.

L'automatisation de la gestion du poste client permet d'intégrer les différentes phases du processus de recouvrement : depuis LeanPay, l'équipe peut suivre en temps réel l'évolution des délais de paiement, informer régulièrement les clients sur l'état de leur encours, transférer facilement une créance au Factor, ou encore passer une créance en phase de recouvrement judiciaire.

Intégrer le processus de bout en bout et automatiser chaque tâche permet d'optimiser le processus et d'accroître sa performance.

Réduire les coûts

Un système inefficace de recouvrement contraint les équipes à passer beaucoup de temps sur des tâches manuelles et répétitives, pour des résultats en général assez faibles.

Les retards de paiement menaçant leur trésorerie, les entreprises n'ont parfois pas d'autres choix que de contracter un prêt bancaire ou de solliciter un factor pour assurer la financement de l'activité.

Ces modes de financement sont coûteux pour l'entreprise, la commission d'un factor pouvant atteindre 4% du chiffre d'affaires couvert par le factor. Automatiser le processus de recouvrement pour accélérer les rentrées de trésorerie permet à l'entreprise de retrouver une indépendance financière et de diminuer les coûts liés aux financements externes.


Le poste client : avant et après


Analysons l'impact de LeanPay sur le travail de Paul, en charge du recouvrement dans l'entreprise ABC ?

Le suivi de l'encours client

Avant :

😫 Paul devait paramétrer son logiciel comptable pour extraire dans Excel un Grand Livre des factures non-lettrées et procéder ensuite à des opérations manuelles et fastidieuses pour avoir une idée de l'encours client.

Avec LeanPay :

🙂 Les tableaux de bord permettent de suivre l'évolution des indicateurs clés en temps réel (encours total, encours échu, délai de paiement moyen, balance âgée ...)

🙂 Toutes les factures sont accessibles en ligne et classées par ancienneté


Avant :

😫 Les retards de paiements s'accumulaient car Paul n'avait pas assez de visibilité sur les clients ayant des créances en retard de paiement

Avec LeanPay :

🙂 Les tableaux de bord mettent en évidence les clients ayant les encours les plus importants, les clients ayant les délais de paiement les plus longs, et les clients pour lesquels un allongement anormal des paiements est constaté

🙂 Les filtres permettent d'identifier immédiatement les clients requérant une attention particulière


Avant :

😫 Paul imprimait une balance âgée et devait demander aux autres membres de l'équipe des informations sur la situation de chaque client avant de le relancer

Avec LeanPay :

🙂 Paul peut suivre la situation de chaque client grâce à une interface dédiée dans laquelle l'historique de la relation client, les relances effectuées et les commentaires sont centralisés pour être accessibles à tout moment.


Les relances

Avant :

😫 Paul ne communiquait avec ses clients qu'à partir du moment où une facture avait un gros retard de paiement.

Avec LeanPay :

🙂 Chaque client peut être automatiquement notifié de l'échéance à venir d'une facture afin de favoriser les paiements dans les temps


Avant :

😫 Paul devait appeler une longue liste de clients ayant des créances échues sans avoir accès à l'historique des communications avec ce client

Avec LeanPay :

🙂 Chaque matin, l'outil lui envoie par email la liste des clients ayant atteint le stade de la relance par téléphone


Avant :

😫 Paul écrivait les mails de relance à la main, un par un. Il n'avait pas le temps de le faire pour tous les clients

Avec LeanPay :

🙂 Les relances peuvent être planifiées grâce à la création de modèles de relances correspondant chacun à une échéance de relance (J-5 avant l'échéance, J+10 après l'échéance ...). L'outil envoie ensuite automatiquement les emails de relance aux clients concernés, en fonction du calendrier prévu.

Les paiements

Avant :

😫 Les clients de Paul justifiaient leurs retards de paiement par la perte du PDF de la facture ou des coordonnées bancaires pour pouvoir procéder au paiement.

Avec LeanPay :

🙂 Les clients de Paul disposent d'une interface en ligne dans laquelle l'ensemble des factures échues sont disponibles et de multiples options de paiement sont proposées.


Avant :

😫 Paul passait beaucoup de temps à lire les relevés bancaires afin d'effectuer la réconciliation bancaire.

Avec LeanPay :

🙂 Une fois connecté à la banque, LeanPay fait apparaitre les paiements reçus sur le compte bancaire et les associe automatiquement aux factures correspondantes


Avant :

😫 Paul ne prenait pas le temps de notifier les clients de la bonne réception des paiements

Avec LeanPay :

🙂 Un email de remerciement est automatiquement envoyé lorsque le client a payé afin d'encourager les bons comportements

L'équipe
Avant :

😫 Paul devait recruter de nouvelles personnes dans l'équipe pour supporter la croissance du nombre de clients et de factures associées

Avec LeanPay :

🙂 L'automatisation permet d'absorber une forte croissance du nombre de factures et de garder la maîtrise du poste client



Automatiser la gestion du poste client permet donc d'améliorer les conditions de travail des équipes administratives et financières et d'accélérer les rentrées de trésorerie de l'entreprise.

Pour tester l'automatisation du poste client avec LeanPay, cliquez ici.