Factures clients : comment prioriser leur relance ?

Quel est l’impact des factures clients sur la trésorerie ?

Avant même d’aborder les différentes méthodes de priorisation des factures clients à relancer, faisons un rapide point sur la manière dont elles peuvent impacter la trésorerie de votre entreprise.

Lorsque vous effectuez une prestation de service ou que vous livrez des marchandises auprès de votre client, vous émettez une facture que votre client débiteur s’engage à régler dans un délai légal. Les articles L441-10 et L441-16 du Code de Commerce fixent le délai de paiement légal à 30 ou 60 jours suivant l’émission de la facture. Une fois passé ce délai, on considère la facture comme échue et en retard de paiement. C’est le moment de prendre contact avec votre client pour en savoir plus sur les raisons de ce retard et lui rappeler de vous payer.

Malheureusement, vous n’êtes jamais à l’abri de subir des retards de paiement de vos clients. Même si votre processus de facturation est exemplaire. C’est quand ces retards s’accumulent et qu’ils commencent à peser sur votre trésorerie que la priorisation des factures à relancer s’avère utile.

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Les différentes techniques de hiérarchisation des factures clients

Vous pouvez trier vos factures clients de plusieurs façons :

• Par ancienneté
• Par montant
• Par client

Dans le cadre de la relance en interne de vos clients, aucune méthode de priorisation n’est plus efficace qu’une autre. C’est à vous de choisir celle qui vous convient le mieux, selon vos habitudes et votre organisation en interne.

Trier par ancienneté

Le tri des factures clients par ancienneté est une méthode très courante. Le principe est simple : vous classez vos créances clients selon leur date d’échéance et la durée du retard de paiement. Pour faciliter la répartition de vos factures, vous pouvez les regrouper par tranche de retard (< 30 jours, entre 30 et 60 jours de retard, entre 60 et 90 jours de retard…). C’est notamment la méthode de tri qui est utilisée pour réaliser ce que l’on appelle une balance âgée clients.

Grâce à cette technique, vous pouvez facilement organiser vos actions de recouvrement et optimiser votre procédure de relance clients. Chaque palier de retard peut dès lors correspondre à une étape de relance. Par exemple, pour les clients dont une facture n’a que quelques jours de retard, la relance par mail est suffisante. (Pour vous simplifier la tâche, nous avons rédigé des modèles de mails de relances que vous pouvez télécharger gratuitement.) Tandis que pour ceux dont le retard s’étend à plus de 60 jours, un courrier recommandé est plus que nécessaire pour les inciter à régler leur dette.

Attention tout de même à bien prendre du recul par rapport à cette stratégie. Si votre entreprise est en difficulté à cause des retards de paiement de ses clients, il peut être préférable d’essayer de rapidement recevoir le règlement de quelques factures au montant important plutôt que de factures anciennes mais avec un montant peu élevé.

Trier par "poids" dans l'encours

Quand il s’agit de factures clients, vous pensez surtout à l’argent que cela représente. Chaque facture non payée représente un manque à gagner de cash pour votre entreprise. Et cet écart ne fait qu’augmenter avec l’accumulation de retards de paiement.

Adopter une stratégie de priorisation et de tri de vos factures clients selon leur montant prend alors tout son sens. En plus, il est facile d’identifier quelles sont celles à prioriser. Il vous suffit d’analyser les données de votre encours clients. Segmentez vos créances clients selon leur statut et triez par montant décroissant toutes celles qui sont échues (qui ont dépassé leur date d’échéance).

Vous n’avez plus qu’à traiter chaque facture (ou groupe de factures) selon leur importance dans cette liste. En concentrant vos efforts sur celles qui représentent les montants les plus importants, vous alimentez rapidement votre trésorerie.

Trier par clients

La méthode la plus évidente pour prioriser la relance de vos clients, c’est de trier vos factures… par client. C’est tout bête et pourtant cela a ses avantages, notamment pour vos relations commerciales.

Vous le savez très bien, chaque client peut avoir ses spécificités et ses préférences concernant la manière dont il doit être relancé. Il est alors préférable de bien identifier quels sont les clients les plus importants pour votre activité afin d’être très attentif à la manière dont vous les relancez. Il serait dommage d’entacher votre relation commerciale à cause d’une relance envoyée au mauvais interlocuteur ou pour une facture qui a déjà été réglée.

En procédant à un suivi par client des retards de paiement, vous pouvez adapter et personnaliser votre stratégie de relance en fonction de chaque profil. N'hésitez pas d'ailleurs à faire intervenir vos commerciaux dans le processus de relances quand c'est nécessaire. Ce sont eux qui sont en étroite relation avec le client et ce depuis le début de la relation commerciale. Une relance par téléphone de leur part peut débloquer un paiement.

Vous pouvez également les prioriser selon d’autres critères tels que leurs habitudes de paiement. Vous serez alors particulièrement attentif sur le suivi des paiements de certains profils jugés comme mauvais payeurs.

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Modèle de calcul de la balance âgée 🎁

Pour vous aider à faire le point sur la situation de vos factures clients, nous vous avons préparé un modèle excel pour calculer votre propre balance âgée. Vous n'aurez qu'à rentrer :

• le numéro de la facture, son montant et sa date d'émission
• le nom du client associé à la facture
• le délai de paiement accordé à vos clients
• le montant de la facture déjà réglé, si paiement partiel

Notre fichier excel calcule alors automatiquement :

• le délai de retard
• l'ancienneté associée dans la balance âgée
• le montant total des retards de paiement quelle que soit leur ancienneté
• le montant total des factures dues par client, par tranche et les deux
• la représentation graphique de la balance âgée

Télécharger le modèle Excel de la balance âgée :

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Utiliser un logiciel de recouvrement pour prioriser ses factures

Il est tout de même important de savoir que malgré tout, aucune facture ne doit être mise de côté et ce, quel que soit son montant, la relation entretenue avec ce client ou bien le nombre de jours de retard. C’est en ne laissant rien passer que vous pourrez vous rapprocher du risque 0 d’impayés. Ces propositions de tri ne sont qu’une aide pour y voir plus clair dans votre situation et poser les premières bases de votre stratégie de recouvrement.

Appliquer une stratégie de recouvrement c’est bien, mais si le suivi de vos factures clients et la relance de vos clients se font manuellement, vous perdez en efficacité. Quelle que soit la stratégie que vous adoptez, vous ne pourrez pas suivre en temps réel votre situation. C’est plutôt une tâche qui est réalisée sur plusieurs journées chaque mois. Vous vous munissez de la liste des factures en retard de paiement et vous relancez les clients concernés un par un. C’est long, peu valorisant et peu efficace car le mal est déjà fait. Vous subissez déjà des retards de paiement.

Pour faciliter la gestion de votre poste clients et notamment de votre recouvrement, il peut être intéressant de vous tourner vers un logiciel spécialisé comme LeanPay. Avec ce type de solution, vous pouvez suivre le statut de vos factures clients en temps réel et sur une seule interface : balance âgée, principaux débiteurs, tri des factures échues par montant…

En plus du suivi, ce sont toutes les étapes de relance clients que vous pouvez choisir d’automatiser. En créant des séquences d’actions qui se déclenchent à l’approche et après la date d’échéance de vos factures clients, vos relances sont envoyées au bon moment, à la bonne personne, automatiquement. De quoi vous libérer de tâches chronophages pour vous concentrer sur l’essentiel, l’analyse de votre activité et le développement de votre entreprise.