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Quel intérêt d’internaliser ses relances clients ?

Relances clients
Mis à jour le
17/1/2024

Facturer c’est bien, encaisser c’est mieux ! Personne ne dira le contraire ! Or, avec les délais de paiement qui s’allongent, les relances clients de factures impayées sont de plus en plus importantes pour les entreprises qui doivent courir après leur argent.

Aujourd’hui, c’est la question de l’internalisation des relances clients qui nous intéresse. Pourquoi réaliser ses relances clients en interne ? Quel est l’impact sur le recouvrement des créances ? Et à partir de quand les externaliser ? On fait le point en détail.

Un peu plus loin dans l'article, on vous propose même des modèles de mails de relances. Ils sont à télécharger gratuitement 🎁. Vous pourrez partir de cette base pour les personnaliser et les adapter à votre entreprise et à vos clients.

Des relances clients en interne plus personnalisées

La relance a plus d’impact si elle est personnalisée. Qui connaît mieux vos clients que vous ? En gérant toutes les relances clients en interne, vous allez pouvoir faire des plans de relances clients ultra-personnalisés pour vos clients : un scénario pour les PME, un autre pour les grands comptes, un pour les bons payeurs, un pour les mauvais payeurs etc.

Autrement dit, vous allez adresser le bon message, de la part de la bonne personne, au bon interlocuteur et au bon moment tout en prenant en considération le contexte et la situation financière et commerciale de votre client. De cette façon, la personnalisation du message aura un impact considérable dans vos chances de récupérer la ou les créances.

Modèles de mails de relance à télécharger 🎁

Pour vous faciliter la tâche, nous avons créé des modèles de mails pour vos relances de factures impayées. Il y en a 4 :

  • le mail de prévenance
  • la 1ère relance par mail par exemple à 5 jours de retard
  • la 2eme relance à 15 jours de retard
  • la 3ème relance à 30 jours de retard

À chaque fois, le ton devient de plus en plus formel pour avoir un message graduel. Vous pouvez personnaliser ces modèles pour les adapter à vos habitudes de communication.

Obtenir le modèle :

Télécharger nos modèles de mails de relance


De meilleures relances clients grâce à la collaboration des équipes

Selon la configuration de votre entreprise et vos habitudes, il peut être pertinent d’intégrer l’ensemble des parties prenantes dans le sujet des relances clients : équipes financières, commerciales et dirigeantes. Les uns peuvent avoir des informations à partager aux autres et vice versa. La communication est beaucoup plus simple quand elle se fait directement en interne et encore plus avec un logiciel de relances clients qui permet une gestion collaborative.

Par exemple : si vous proposez des prestations longues (telles qu’une agence peut le faire) et qu’un client n’a pas payé une facture d’acompte, l’équipe financière peut en informer l’équipe commerciale qui va mettre en pause la prestation jusqu’à ce que le règlement soit reçu.

Vous avez ainsi plus d’impact avec des relances clients en interne et plus de “pouvoir” ou de “moyen de pression” sur votre client lorsque l’information circule bien et que la communication est efficace entre vos collaborateurs. C'est une façon de bien optimiser votre procédure de relances clients.

Préserver sa relation client

Nous l’avons constaté chez LeanPay, les relances clients sont beaucoup plus efficaces si vous vous occupez personnellement des cas de retard de paiement délicats. Vos clients apprécieront que ce soit votre entreprise plutôt qu’un organisme externe qui ne connaît ni l’historique ni l’ancienneté de vos relations.

Visualisez un peu : vous recevez un mail d’une personne que vous ne connaissez pas, avec qui vous n’avez jamais échangé. Sans contexte, elle vous réclame de la part de la société X une somme importante à régler qui serait en retard de paiement. Stupéfaction ! Vous connaissez bien la société X et vous vous demandez pourquoi elle ne vous contacte pas directement. De la surprise, vous passez vite à l’agacement. Et la relance est malheureusement contreproductive.

C’est hélas ce qui peut arriver quand on a recours à un organisme extérieur pour la gestion de ses relances clients. Un message froid, impersonnel et inadapté peut irriter votre client : il est tout bonnement à proscrire. C'est une des erreurs que l'on voit fréquemment en matière de relances clients.

Vous l’aurez compris : c’est justement dans ces instants-là que vous devez maintenir la relation de confiance que vous avez installée avec votre client durant votre cycle de vente. Conservez une relation transparente et professionnelle avec lui lors de vos échanges au moment de la relance.

Automatisez et personnalisez l'envoi de vos relances clients
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Mieux maîtriser le poste clients grâce aux relances clients en interne

En optant pour l’internalisation de vos relances clients, vous vous assurez de contrôler totalement votre poste clients. Vous pouvez établir en amont le coût financier à votre charge. Vous avez une meilleure visibilité, une maîtrise du poste clients et des coûts contrôlés.

Le succès des relances clients internalisées

👍 En utilisant LeanPay en interne, 97,5 % des factures sont réglées grâce aux relances clients !

Ce chiffre, c’est celui que nous avons constaté chez nos clients qui utilisent LeanPay au quotidien pour les aider dans leurs relances clients. Et si vous faisiez de ce chiffre le vôtre ? Pour en savoir plus sur notre logiciel, demandez une démo personnalisée à l’un de nos experts.

Et quand externaliser les relances clients ?

C’est pour les 2,5% de factures restantes qui ne sont pas payées via ce process de relances clients internes que vous pouvez faire appel à une société de recouvrement externe. Il s’agit grosso modo de vos factures en litige.

Ayez à l’esprit que les prestataires externes interviennent pour résoudre un problème de retard de paiement et non pour l’empêcher. Utiliser un logiciel de gestion des créances clients comme LeanPay vous aidera justement à limiter ce risque de retard de paiement grâce à l’automatisation des notifications de pré-échéance et des mails de relance par exemple.

Une fois les factures transférées au tiers, celui-ci pourra opérer encore quelques actions de recouvrement amiable mais globalement, vous basculez à partir de ce moment-là dans le recouvrement judiciaire.

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