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Comment calculer l'encours client ?

Comptabilité
Mis à jour le
25/10/2023

Avec les retards de paiements qui s’accumulent en B2B, l’encours client pèse sur la trésorerie des sociétés. Il peut être courant qu’il puisse varier de manière ponctuelle en fonction de la période de l’année.

Mais une hausse constante de l’encours client à cause d’une augmentation du nombre de factures échues peut créer des difficultés de trésorerie et avoir des conséquences sur la capacité de financement du BFR des entreprises. Et encore plus quand on connaît les vrais coûts des retards de paiement.

Analyser sa performance et savoir maîtriser son évolution devient alors un enjeu majeur pour les équipes comptables des sociétés souhaitant optimiser leur DSO et équilibrer leur balance âgée. Une diminution même minime du DSO peut avoir un bel impact sur la trésorerie !

Après un rappel de sa définition, nous revenons dans cet article sur le calcul de l’encours client et les enjeux de sa bonne gestion pour les PME et ETI. Et en bonus, un modèle Excel de calcul de l'encours client est disponible GRATUITEMENT en téléchargement 🎁.

Qu’est-ce que l’encours client ?

L’encours client correspond à l’ensemble des créances en cours auprès des clients d’une entreprise. Il rassemble trois éléments :

  • Les factures échues : qui ont dépassé leur date d’échéance
  • Les factures non échues : qui ont été émises suite à la transaction avec le client mais qui ne sont pas encore arrivées à échéance
  • Les factures à émettre : qui n’ont pas encore été émises suite à une transaction commerciale

Il s’agit donc de la somme totale que les clients doivent à une entreprise dans le cadre d’échanges de biens ou de services.

Il existe également l’encours fournisseur qui, à la différence de l’encours client, regroupe l’ensemble des dettes d’une entreprise envers ses fournisseurs. C’est donc la somme totale qu’elle doit régler à ses créanciers.

Au moment du bilan comptable, il est nécessaire de calculer l’encours client, car il doit figurer dans l’actif circulant d’une société.

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Modèle Excel de calcul de l'encours client 🎁

Pour vous aider à calculer votre encours client et votre encours client moyen, nous vous avons préparé un modèle Excel de calcul automatique à télécharger directement ci-dessous. C'est totalement gratuit.

Il vous suffit de renseigner les informations suivantes :

  • Le montant et la date d’émission des factures en attente de paiement
  • Le montant des factures déjà réglées
  • Le délai de paiement habituellement accordé à vos clients

Vous obtiendrez alors de manière automatisée :

  • Le calcul de l’encours client en temps réel
  • L’évolution de votre encours client sur chaque mois
modèle excel de calcul de l'encours client
Vous pouvez télécharger gratuitement ce modèle Excel de calcul de l'encours client.

Télécharger le modèle Excel de calcul de l'encours clients :


Comment calculer l’encours client ?

Calculer l’encours client est très simple. Pour connaître son montant à un moment donné, il suffit d’additionner les factures actuelles échues, non échues et à émettre d’une société. Concrètement, tout ce qui n’a pas encore été payé par les clients.

Calcul de l'encours client = factures échues + factures non-échues + factures à émettre - avances ou acomptes déjà réglés

Pour calculer la moyenne de l’encours client sur une période, il suffit de diviser le chiffre d’affaires de cette période par le nombre de jours de la période et de le multiplier par le délai de paiement moyen des clients sur cette même période.

Prenons pour exemple une entreprise qui réalise 5 M d’euros de chiffre d’affaires par an avec un délai de paiement moyen de 58 jours sur un an. Pour calculer son encours client moyen sur l’année, il suffit de calculer :

Calcul de l'encours client moyen = (5.000.000 / 365) x 58 = 794.520 €

Comment maîtriser son encours client ?

Ce modèle Excel est un premier pas vers la maîtrise de votre encours client. Avoir une vision générale et en temps réel de sa santé financière (en suivant les KPIs essentiels du poste clients) est indispensable pour bien gérer son free cash flow.

Ceci vous permet d’anticiper les futures évolutions de votre encours client en fonction des comportements de paiement de vos clients. Pour réussir à identifier les clients les plus rigoureux et les moins bons payeurs en matière de paiement, il est important de mettre en place un scoring et ainsi mieux évaluer le risque client avant d'engager une relation commerciale.

Grâce à un outil de gestion du poste clients tel que LeanPay, vous pouvez profiter de l’ensemble de ces fonctionnalités de visualisation et de classification de votre encours et de vos clients.

Avec LeanPay, vous serez également en capacité de :

  • Planifier votre processus de relance clients : en créant des plans de relances adaptés au profil de chacun de vos clients et en variant les canaux d’envoi des messages ainsi que le ton adopté dans votre discours, vous augmenterez l’efficacité de votre recouvrement amiable tout en faisant gagner un temps précieux à votre équipe comptable.
  • Visualiser votre situation en temps réel : LeanPay vous permet d’accéder à un tableau de bord rassemblant l’ensemble des données essentielles au pilotage de votre poste clients (encours client, délais de paiement moyens, balance âgée...). Le tout, actualisé en temps réel. On sait bien que la data est la base d'un bon pilotage. Vous avez ainsi toutes les clés pour évaluer la performance de votre recouvrement.
  • Proposer à vos clients un portail de paiement en ligne : vous pouvez proposer à vos clients le paiement de leurs factures directement dans vos mails de relance grâce à la plateforme sécurisée de paiement en ligne.
  • Travailler en collaboration : le suivi des comptes clients et des relances est facilité par l’accès multi-utilisateurs sur la plateforme LeanPay, permettant d’assigner des gestionnaires à certains clients.
  • Mieux gérer vos limites d'encours : dans LeanPay, vous pouvez associer un montant maximum d'encours par client et être notifié quand des niveaux de paliers sont atteints.
  • Lancer une procédure de recouvrement judiciaire directement depuis LeanPay
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