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Tout savoir sur les sociétés de recouvrement : missions, procédure
Rédigé par
Mathilde ChevallierRecouvrement judiciaire
Mis à jour le
14/11/2023
Si votre entreprise a déjà eu affaire à des factures impayées, la question du recouvrement des créances vous parle. Mais entre le recouvrement amiable et/ou le recouvrement judiciaire des impayés, le recouvrement interne et/ou externe, difficile de s’y retrouver.
Aujourd’hui, on vous explique en détail le rôle des sociétés de recouvrement. À quel moment du processus interviennent-elles ? Quelles sont leurs missions ? Quelles sont les différences (et les complémentarités) avec notre outil LeanPay ?
Société de recouvrement : définition et missions
Une société de recouvrement est une entreprise chargée de réclamer le paiement des factures à la place d’un créancier. C’est le tiers de confiance qui intervient entre les deux entreprises : celle qui doit de l’argent et celle à qui on doit de l’argent. Attention, la condition sine qua non est de ne pas dépasser le délai de prescription d'une facture pour en demander le recouvrement.
La société de recouvrement est mandatée par le créancier et lui facture donc ses services. Ils concluent ensemble un contrat. Celui-ci doit mentionner les éléments suivants :
- l’origine de la créance
- le montant des sommes dues par le débiteur avec l’indication précise des différents éléments de la créance (par exemple si des pénalités de retard s’y sont ajoutées)
- les conditions fixant la rémunération de la société de recouvrement
- les conditions de reversement des sommes encaissées pour le compte du créancier
- la police d’assurance (responsabilité civile professionnelle) de la société de recouvrement qui doit aussi être annexée au contrat.
Les tarifs sont généralement fixés au succès et correspondent à un pourcentage des sommes récupérées. En général, il faut compter entre 10% et 15% pour des impayés dus par des professionnels et cela peut monter à 25% pour les créances à l’étranger.
Certaines sociétés de recouvrement demandent un montant minimum de créance pour pouvoir prendre en charge un dossier.
Sociétés de recouvrement : quels sont leurs processus de recouvrement ?
Pour recouvrer efficacement les créances qu’on leur a confiées, les sociétés de recouvrement peuvent user de plusieurs techniques, dans un ordre plutôt chronologique. Elles sont en lien avec divers acteurs du recouvrement judiciaire.
Le courrier de mise en demeure de payer
Le courrier de mise en demeure de payer en recommandé avec accusé réception est envoyé si le débiteur ne répond pas et/ou ne paye toujours pas en dépit de nombreuses relances. C’est la dernière étape du recouvrement amiable, c’est-à-dire le dernier avertissement avant le passage en justice. En effet, la lettre de mise en demeure incite fortement le débiteur à régler sa dette sans quoi, un procès pourra être engagé à son encontre.
Comme vu plus haut, comme c'est la dernière étape du recouvrement amiable, vous pouvez vous-même l'envoyer avant de passer le relais à une société de recouvrement qui vous accompagnera sur la partie judiciaire.
C'est pour cette raison que nous avons rédigé un modèle de lettre de mise à demeure. Cette lettre comprend toutes les mentions obligatoires pour qu'elle soit juridiquement recevable. Vous pouvez télécharger le fichier gratuitement 🎁 juste en dessous.
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L’injonction de payer
L’injonction de payer est une procédure judiciaire qui a l’avantage d’être financièrement accessible et très rapide car il n’y a pas besoin de comparaître au tribunal. Afin d’obtenir une ordonnance d’injonction de payer, il faut bien constituer son dossier de demande et l’adresser au président du Tribunal de Commerce qui rendra son jugement après étude du dossier. Pour les petites créances d’un montant inférieur à 5.000 €, il existe une procédure simplifiée de recouvrement.
Le référé-provision
Le référé-provision est une autre procédure judiciaire rapide qui peut être engagée dès lors que les documents fournis dans le dossier permettent avec certitude de considérer la créance comme incontestable.
L’assignation en paiement
L’assignation en paiement est la procédure judiciaire de recouvrement la plus longue et la plus coûteuse. Un huissier informe le débiteur qu’il est convoqué au Tribunal pour une audience. Il est nécessaire pour les deux parties d’avoir un avocat qui plaidera en leur faveur. Le juge rendra alors sa décision à la date du délibéré.
Le recouvrement par huissier de justice
Lorsque le débiteur a été condamné, il est nécessaire qu’un huissier de justice lui signifie les jugements et qu’il fasse exécuter la condamnation. L’huissier de justice est le seul à y être assermenté. Les sociétés de recouvrement travaillent donc en collaboration avec les huissiers. Certaines mesures forcées pourront alors être prises : saisie des comptes bancaires, saisie de biens mobiliers…
Quelles différences entre LeanPay et les sociétés de recouvrement ?
LeanPay et les sociétés de recouvrement n’interviennent pas au même moment. Dans le processus de recouvrement, elles correspondent à deux étapes distinctes et répondent à deux objectifs différents. Le recouvrement amiable permet de faire face aux retards de paiement et de réduire les délais de paiement, quand le recouvrement judiciaire a pour but d’éviter les impayés.
Le recouvrement amiable avec LeanPay : Phase 1
Le logiciel LeanPay vous permet de gérer en interne toutes les étapes du recouvrement amiable, à savoir les différentes relances que vous pouvez vous-même réaliser auprès de vos clients dès qu’un retard de paiement est constaté.
- Pour cela, l’outil LeanPay vous permet d’avoir un bon suivi du poste client : encours total, délai de paiement global et par client, balance âgée… Vous avez ainsi la possibilité de repérer très vite une facture qui n’a pas encore été réglée alors que sa date d’échéance est dépassée.
- Ensuite, vous pouvez créer des plans de relances, les personnaliser et planifier leur envoi. De multiples canaux de communication sont à votre disposition pour vous adapter au mieux à vos habitudes ou à celles de vos clients : mail, téléphone, courrier simple ou recommandé. La personnalisation des relances vous permet de conserver des relations privilégiées avec vos clients.
- LeanPay propose aussi une fonctionnalité de paiement en ligne. Dans les mails de relance, votre client débiteur peut directement cliquer sur un bouton “Payer mes factures” qui le renvoie vers un espace client sécurisé sur lequel il peut télécharger ses factures et les régler. C’est bien souvent au moment de la date d’échéance (ou de la date à laquelle la relance est envoyée) que votre client est le plus enclin à payer, et non à la date de réception de sa facture.
- Grâce à tous ces moyens mis en place avec l’aide de LeanPay, 97,5% des factures sont réglées durant cette phase de relances en interne.
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Le recouvrement judiciaire avec les sociétés de recouvrement : Phase 2
On passe à la partie recouvrement judiciaire pour les 2,5% de factures toujours non payées. Souvent ces factures sont passées en “litige” dans LeanPay et elles sont cédées aux sociétés de recouvrement pour qu’elles puissent prendre le relais. Elles peuvent également être considérées comme des créances douteuses. En revanche, elles n'atteignent pas le stade de créances irrécouvrables car, dans ce dernier cas, le recouvrement est considéré comme impossible.
Ces factures ayant un retard de paiement très important se transforment en impayé bien souvent parce que votre client a des difficultés financières. Il peut même être concerné par une procédure collective : mandat ad hoc, sauvegarde ou encore redressement judiciaire et liquidation judiciaire lorsqu’il y a cessation de paiements… ce qui rend bien plus difficile le recouvrement de créances.
Toutes les relances effectuées dans LeanPay seront nécessaires pour la constitution du dossier qui justifie de faire appel à la justice pour régler la situation.
Il est donc tout à fait possible de recourir à la fois à LeanPay pour les relances clients et aux sociétés de recouvrement pour les factures litigieuses non réglées avec LeanPay. Ce sont deux solutions complémentaires qui vous permettent de gérer et suivre l’ensemble de vos factures pour un objectif clair : encaisser 100% de votre chiffre d’affaires !
Quels autres services peuvent proposer les sociétés de recouvrement ?
Certaines sociétés de recouvrement vous proposent aussi de gérer elles-mêmes en externe les relances de la partie recouvrement amiable. Il est néanmoins plus intéressant d’internaliser les relances clients pour plusieurs raisons :
- Elles peuvent être davantage personnalisées. Vous adressez alors le bon message, à la bonne personne, au bon moment et de la bonne façon.
- Vos différentes équipes (financières, commerciales, dirigeantes) partagent des informations entre elles sur les clients qui peuvent impacter positivement les relances clients.
- La relation client est plus préservée quand vous sollicitez directement votre client pour le paiement d’une facture, surtout s’il s’agit d’un simple oubli. Avoir recours à une société de recouvrement à ce moment-là paraît disproportionné et cela peut être mal pris de la part de vos clients.
Certaines sociétés de recouvrement peuvent aussi vous vendre des formules de “renseignements commerciaux”. Cela signifie qu’elles vous fournissent des rapports détaillés sur la santé financière de vos clients ou prospects (analyse du compte de résultat, rapport de solvabilité, analyse du principal partenaire bancaire, des fournisseurs et clients…), qu’elles les surveillent et qu’elles vous conseillent des encours maximum à atteindre avec eux.
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