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Créances irrécouvrables : calcul et comptabilisation
Rédigé par
Manolo Munoz LagadeucComptabilité
Mis à jour le
8/11/2023
Les retards de paiement sont malheureusement monnaie courante pour une entreprise qui exerce une activité B2B. Pour faire face au recouvrement des impayés, elle va d'abord avoir recours à toute une phase amiable : relances mails, téléphoniques, courriers, lettre de mise en demeure. Puis elle passe à une procédure de recouvrement judiciaire : injonction de payer, procédure simplifiée de recouvrement, référé provision, assignation en paiement...
Il arrive parfois que ces efforts ne soient pas suffisants pour obtenir un paiement de la part du client et ce, pour plusieurs raisons : la disparition du débiteur, une procédure collective (redressement judiciaire, liquidation judiciaire...), la prescription de la créance… Cette situation, lorsqu’elle survient, a pour effet de rendre la créance du client irrécouvrable.
Dans cet article, nous allons nous pencher sur ce qu’est une créance irrécouvrable, quel est l’intérêt d’anticiper le risque d’y être confronté et comment ces créances sont renseignées dans les écritures comptables.
Pour cela, on vous propose deux méthodes de calcul. La première appelée radiation directe considère les créances irrécouvrables comme des dépenses. La seconde se base sur les tranches d'ancienneté de la balance âgée et y applique un pourcentage. Afin de vous faciliter la tâche dans cette façon de faire, nous vous proposons de télécharger GRATUITEMENT un modèle Excel de balance âgée 🎁.
Qu’est-ce qu’une créance irrécouvrable ?
Le passage en créance irrécouvrable est le dernier état dans lequel une créance client peut se trouver.
Une créance irrécouvrable n’est considérée comme telle, que lorsque le recouvrement de cette dernière est jugé comme impossible. Il faut donc au préalable que chaque phase du recouvrement se soit soldée par un échec.
Nous l’évoquions, les trois situations qui peuvent faire passer une créance comme irrécouvrable sont : la disparition du débiteur dans le cas où aucune adresse pour le retrouver n’est connue, la mise sous liquidation judiciaire de son entreprise ou bien si le délai de prescription de la facture est dépassé.
Comment fournir un certificat d’irrécouvrabilité ?
Afin de prouver l’impossibilité de recouvrer une créance, un certificat d’irrécouvrabilité est exigé. Il peut être délivré à l’entreprise par une personne tierce, comme un représentant de justice ou un cabinet de recouvrement, suite à l’échec des tentatives mises en œuvre pour recevoir un paiement de la part du client.
Le rôle de ce document est de constater que les démarches effectuées par le créancier auprès du débiteur pour récupérer la somme demandée n’ont pas été concluantes et que la créance est devenue irrécouvrable avec certitude.
Pour être recevable, ce certificat d’irrécouvrabilité doit comporter les mentions suivantes :
- Le nom, le prénom et l’adresse du créancier
- Le nom du débiteur
- Le numéro d’immatriculation au RCS du débiteur
- Le numéro de la ou des factures et avoirs concernés par la procédure
- Le montant global TTC, HT et de TVA du compte
- La raison de l’irrécouvrabilité du client
- L’adresse et le nom de la personne à qui faire parvenir la rectification de la facture
Pourquoi calculer les créances irrécouvrables ?
Les créances irrécouvrables, encore plus que celles en retard de paiement, sont une réelle menace pour les finances d’une entreprise. Les sommes que représentent ces créances ne seront jamais payées par le client, alors que la prestation a été effectuée. Pour maintenir un rythme d’activité correct, le suivi et le calcul du risque d’irrécouvrabilité des créances clients permettent de garder le contrôle sur la trésorerie.
C’est également un moyen de mesurer l’efficacité des méthodes de recouvrement employées. Un processus de recouvrement optimisé, de la facturation jusqu’à la relance client diminue le risque de faire face à des créances irrécouvrables. Le cas échéant, cela permet de se pencher sur la manière dont le cycle order to cash est géré pour voir quels sont les points d’amélioration possibles.
Il existe deux méthodes de calcul des créances irrécouvrables : la méthode par radiation directe ou la méthode d’imputation par provision.
Calcul de créance irrécouvrable : la méthode par radiation directe
Cette méthode de calcul est la plus simple à utiliser. Elle consiste à simplement considérer les créances irrécouvrables comme des dépenses, au fur et à mesure de leur apparition.
À la fin de l’année comptable, il suffit d’additionner le montant des créances irrécouvrables observées. Ceci permet notamment d’obtenir un point de comparaison avec les années précédentes pour identifier d’éventuels changements.
La méthode par radiation directe est utile seulement si l’entreprise fait face à peu de créances irrécouvrables. En effet, procéder au comptage manuel de chacune de ces créances prend du temps et sur un plus grand nombre d’opérations, cela devient complexe à gérer au quotidien.
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Calcul de créance irrécouvrable : la méthode d’imputation par provision
Dans le cas où les créances irrécouvrables sont fréquentes pour une entreprise, il peut être préférable de créer une provision dédiée à ces pertes.
Concrètement, cette méthode consiste à anticiper ce risque en prélevant un certain pourcentage de chaque vente effectuée qui servira à financer ce compte de provision. Au moment où une créance irrécouvrable est constatée, le montant correspondant peut être déduit du compte dédié afin de minimiser les pertes.
Ce compte de provision ne doit pas apparaître dans le bilan comptable et doit être remis à zéro à chaque fin d’année. Il ne peut donc être alimenté que par les ventes effectuées lors de la même année comptable.
Il existe deux manières de calculer le montant des créances irrécouvrables à venir :
- Déterminer le pourcentage de créances irrécouvrables parmi l’ensemble des créances
Pour calculer ce montant, il faut d’abord connaître le taux de créances irrécouvrables, basé sur celles déjà connues par le passé.
On obtient ainsi :
Taux de créances irrécouvrables = Total des créances irrécouvrables / Total des créances clients
Une fois ce taux déterminé, il suffit de l’appliquer aux transactions en cours. Si le taux est de 4%, il faudra alors soustraire 4% du montant de chaque prochaine vente pour financer le compte de provision.
- Utiliser la balance âgée pour estimer le pourcentage de pertes parmi les créances en retard de paiement
Une manière plus précise de calculer le montant à prévoir pour alimenter ce compte de provision est de se baser sur un indicateur clé du poste client : la balance âgée.
La répartition des créances clients en fonction du retard de paiement de chacune d’entre elles est un moyen de visualiser où se situe la majeure partie des créances clients. En estimant un taux de perte associé à chacune de ces tranches temporelles, il devient possible d’obtenir le montant de créances irrécouvrables correspondant.
En toute logique, plus une créance a un retard important, plus son risque d’être irrécouvrable est élevé. Par exemple, nous pouvons considérer que pour les retards de paiement inférieurs à 30 jours, le risque est de seulement 2%. Tandis que pour les retards de plus de 90 jours, le taux se rapproche des 20% de perte.
Modèle Excel de la balance âgée 🎁
Si vous souhaitez utiliser la seconde méthode pour calculer comment comptabiliser vos créances irrécouvrables, nous vous proposons de télécharger GRATUITEMENT notre modèle Excel de balance âgée. Il vous sera alors beaucoup plus simple d'y associer un pourcentage et de l'appliquer aux montants de chaque tranche.
Notre fichier calcule automatiquement le délai de retard des factures, l'ancienneté des créances, le montant total des créances en retard et le montant total des factures par client et par ancienneté.
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Comment comptabiliser les créances irrécouvrables ?
Une fois l’irrécouvrabilité de la créance constatée et les procédures de recouvrement clôturées, il convient de comptabiliser la créance en perte. Elle doit alors être extraite des actifs de l’entreprise pour être considérée comme une charge définitive.
Il faut donc débiter les comptes :
- 654 “Pertes sur créances irrécouvrables”
- 4457 “T.V.A collectée”
On crédite ensuite le compte 416 “Clients douteux ou litigieux”.
Dans le cas où la créance a fait l’objet d’une dépréciation parce que considérée comme douteuse ou litigieuse, les écritures comptables à reprendre sont les suivantes :
- Débiter le compte 491 “Provision pour dépréciation des comptes de clients”
- Et créditer le compte 78174 “Reprises sur provisions pour dépréciation des créances”
Peut-on récupérer la TVA des créances irrécouvrables ?
Il est possible pour une entreprise dont la créance client est devenue irrécouvrable de récupérer la TVA initialement déduite du montant de la créance. Cette opération est particulièrement intéressante car elle permet de réduire la perte financière causée par la créance irrécouvrable.
Deux conditions doivent être respectées pour récupérer la TVA d’une créance irrécouvrable :
- Prouver son caractère irrécouvrable grâce à l’obtention d’un certificat d’irrécouvrabilité
- Transmettre au client concerné un duplicata de la facture mentionnant : “Facture demeurée impayée pour la somme de X € (prix net) et pour la somme de X € (TVA correspondante) qui ne peut faire l’objet d’une déduction (article 272 du CGI)”
Comment éviter les créances irrécouvrables ?
Les créances irrécouvrables ne sont pas une fatalité et il est possible de minimiser leur impact en étant pro-actif et efficace notamment lors du recouvrement amiable. Voici nos 4 conseils applicables par une entreprise qui souhaite les éviter :
- Faciliter le paiement aux clients : dès la négociation du contrat et lors de l’émission de la facture, il est essentiel d’être très clair sur les conditions de paiement accordées au client. Être en mesure d’accepter différentes méthodes de règlement peut également s’avérer bénéfique pour accélérer les paiements.
- Relancer systématiquement les clients : quel que soit le montant de la facture, les habitudes de paiement du client ou la longueur du retard de paiement, chaque facture ayant dépassé sa date d’échéance doit être relancée.
- Être pro-actif en envoyer des notifications de pré-échéance : les délais de paiement légaux (60 jours ou 30 et 45 jours fin de mois) accordés à chaque client pour régler sa facture ont pour conséquence de générer des oublis de leur part. Envoyer quelques jours avant la date d’échéance une notification de pré-échéance de la facture permet de rappeler au débiteur de procéder au règlement de la prestation avant même qu’un retard de paiement ne soit constaté.
- Automatiser le processus pour gagner en efficacité : suivre l’état des factures de chaque client, les relancer par mail, courrier ou téléphone et vérifier que le paiement a bien eu lieu prend énormément de temps si cela est effectué manuellement. S’équiper d’un logiciel de recouvrement comme LeanPay permet d’automatiser une grande partie de ces tâches et de centraliser le pilotage du poste client sur une seule interface. Cette solution permet aux équipes comptables et financières d’une entreprise de gagner beaucoup de temps quotidiennement et de se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée.
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Pour en savoir plus sur le recouvrement judiciaire des impayés :
