Relances clients : créer des scénarios
Qui dit efficacité, dit organisation ! Alors, nous vous conseillons de mettre en place une procédure de relances clients. Cela signifie que vous allez créer autant de scénarios de relance que nécessaire en fonction de vos clients : un pour vos clients PME, un pour vos clients grands comptes, un en français, un en anglais etc.
Dans chaque scénario, vous définissez un canal de relance + un message + une période.
Exemple : à 5 jours de retard, j’envoie un mail de relance pour rappeler que la facture est arrivée à échéance et qu’elle aurait dû être payée.
Variez les canaux : mail, téléphone, courrier… Nous avons constaté chez nos clients qu’avoir une étape de relance téléphonique est très utile pour récolter des informations sur le retard. Votre client connaît peut-être une difficulté passagère et vous indique une date de paiement. Dans ce cas-là, il vous faudra suspendre les relances jusqu’à la date de promesse de règlement.
Adaptez vos scénarios à vos propres habitudes de relances. Si c’est pertinent pour votre entreprise, n’hésitez pas à impliquer aussi vos commerciaux dans la procédure de recouvrement. Ce qui est important, c’est le chiffre d’affaires encaissé et pas le chiffre d’affaires facturé !
Astuce : en plus d’envoyer vos relances à chaque retard de paiement, prévoyez aussi un mail de relance préventive, aussi appelée notification de pré-échéance, une sorte de relance préventive quelques jours avant la date d’échéance. De même, lorsque vous avez reçu le paiement, pensez à envoyer un mail de remerciement. Pour vous faciliter la tâche, nous avons rédigé des modèles de mails de relance. Inspirez-vous en pour les adapter à votre entreprise !
Relances clients : bonnes pratiques
Nos clients envoient plus de 20.000 relances par mois sur notre logiciel LeanPay. En analysant tout cela, on en a tiré de bonnes pratiques à vous partager.
Déjà, quand on cumule retard sur retard, qu’on ne relance que de temps en temps, on est vite submergé par le suivi des factures. Avant de bien mettre en place vos process et vos scénarios, il faut bien commencer quelque part et de façon efficace pour récupérer un maximum d’argent rapidement. On vous aide à prioriser les factures à relancer. Ensuite, il faut faire un suivi rigoureux et relancer chaque facture en retard. L’irrégularité est une erreur que l’on voit fréquemment. (On a d’ailleurs listé toutes les erreurs à éviter en termes de relances clients). Le secret, c’est d’automatiser ses relances clients. Quand le volume de factures est conséquent, il vous faut un petit coup de pouce 👍
Enfin, on a détaillé les différents profils de mauvais payeurs pour que vous puissiez adapter votre discours en conséquence.
