Logiciel de gestion du contentieux

Utiliser un logiciel de gestion du contentieux vous apporte de nombreux bénéfices, parmi lesquels :

• Gain de temps et d'efficacité

Un logiciel de gestion du contentieux comme LeanPay vous permet de rassembler facilement au même endroit toutes les pièces comptables, historique des relances (mails/courriers/sms) et des échanges, autres documents liés à chaque dossier contentieux. Cela vous fait gagner un temps considérable que ce soit pour la création du dossier que pour la facilite de son suivi.

• Partage d'informations et collaboration fluidifiée

Le logiciel de gestion du contentieux facilite le transfert des dossiers vers les bonnes personnes. La collaboration entre les différents intervenants (cabinet de recouvrement, huissier, avocat...) sur un même contentieux est simplifiée.

• Réduction des impayés

Plus le contentieux est traité rapidement, plus il a plus de chance d'aboutir à un règlement de la dette. Le recours à un logiciel dédié vous garantit cette rapidité de prise en charge.

Voici les principales étapes pour constituer un dossier complet dans notre logiciel de gestion du contentieux :

1- Depuis une fiche client, aller dans la fonctionnalité "Télécharger un dossier de recouvrement"

2- Sélectionner toutes les factures du client à passer en contentieux

3- Valider et télécharger le dossier

4- Le dossier se crée en autonomie et se télécharge automatiquement. Il contient les informations légales de votre client, les relances préalablement envoyées, l'historique des échanges, les factures PDF sélectionnées et les documents associés (s'il y en a).

5- Envoyer le dossier à un prestataire de recouvrement par mail. Soit le vôtre, soit l'un de nos partenaires.

6- Suivre le dossier

Dans le milieu du contentieux, de nombreux acteurs sont concernés. Ils n'interviennent pas au même moment et n'ont pas les mêmes missions. Bien identifier le rôle de chacun de ces acteurs permet de mieux appréhender le déroulement d'une procédure judiciaire de recouvrement de créances impayées et facilite les démarches à entreprendre. Voici les 4 principaux acteurs : l'avocat, le juge, le greffe du tribunal et le commissaire de justice (huissier de justice).

• L'avocat est quasi incontournable dans une procédure judiciaire. Il est d'ailleurs obligatoire lorsque le montant de la créance est supérieur à 10 000 €. Il vous représente et plaide votre cause lors des audiences. Si le juge ordonne des mesures d'instruction complémentaires (expertises, enquêtes), l'avocat peut aussi vous assister. Même pour de petits litiges, il est recommandé de faire appel à un avocat spécialisé, ne serait-ce que pour la constitution rigoureuse du dossier et le respect des formalités obligatoires (lettre de mise en demeure valide, conformité des documents contractuels etc).
• Le juge est celui qui tranche le litige de manière impartiale. Dans un premier temps, il examine les preuves apportées (contrats, factures, courriers...) pour vérifier si la créance est certaine, liquide et exigible (non prescrite par exemple). Il peut ordonner des mesures d'instruction complémentaires pour approfondir certains points s'il l'estime nécessaire. Ensuite, il qualifie juridiquement les faits en déterminant le cadre légal applicable. Enfin, il rend sa décision.
• Le greffe est le secrétariat du tribunal. Les greffiers gèrent toutes les tâches administratives avant, pendant et après l'audience : envoi des convocations, relation avec les avocats, reproduction et transmission des pièces, prise de notes en audience, rédaction des jugements, notification des décisions aux parties... Ils assistent également les magistrats lors des audiences.
• Le commissaire de justice, autrefois appelé huissier de justice est un officier ministériel neutre. Il a pour mission d'informer officiellement chaque partie de ses droits et devoirs. Il intervient tout au long de la procédure de recouvrement judiciaire. C'est lui qui signifie aux débiteurs l'acte d'assignation au début de la procédure. Durant celle-ci, il transmet les conclusions des avocats et les décisions intermédiaires du juge. À l'issue de la procédure, il signifie la décision finale aux parties, permettant de faire courir les délais de voies de recours.

Pour bien choisir un logiciel de gestion du contentieux, il est essentiel de prendre en compte plusieurs critères importants :

• Couverture fonctionnelle

Évaluez si le logiciel couvre bien l'ensemble de vos besoins liés à la gestion du contentieux : génération des documents nécessaires au dossier, création rapide d'un dossier, gestion des partenaires de recouvrement, transfert des dossiers, suivi...

• Convivialité et ergonomie

L'interface du logiciel doit être intuitive et facile à prendre en main pour favoriser l'adoption par les utilisateurs. L'idée, c'est évidemment de ne pas perdre de temps à cause d'une interface chargée et/ou complexe...

• Capacités de personnalisation

Identifiez si le logiciel peut s'adapter à votre organisation. Par exemple, si vous avez déjà un prestataire de recouvrement, le logiciel doit être en capacité de pouvoir lui transmettre les dossiers.

• Accompagnement et support

Au-delà du logiciel, évaluez la qualité des services associés : formation, assistance technique, mises à jour, accompagnement au changement.

• Retours d'expérience

Lisez des témoignages, des avis d'autres clients sur le logiciel. N'hésitez pas à demander des références.

• Tarif

Evidemment, le prix du logiciel a son importance ! Choisissez le bon outil en fonction de votre budget et de vos besoins.

Oui, avec LeanPay, notre logiciel de gestion du contentieux, vous pouvez envoyer vos lettres de mise en demeure.

Pour cela, il vous suffit d'intégrer une étape spécifique à votre scénario de relance. Vous choisissez le canal courrier recommandé et le nombre de jours de retard auquel vous voulez l'envoyer. Puis vous rédigez le contenu de votre mise en demeure. Nous avons un modèle de lettre de mise en demeure que vous pouvez utiliser (vous le trouverez en bas de cette page). Vous avez la possibilité de joindre en annexe la facture concernée et les documents associés (bon de commande, bon de livraison…)

Pour rappel, afin qu'elle soit recevable, il faut bien respecter les mentions obligatoires à faire figurer sur la lettre de mise en demeure.

Le logiciel détermine automatiquement en fonction de la date d'échéance de vos factures à quel moment il faut déclencher une lettre de mise en demeure. Si aucun paiement n'a été reçu, il vous propose d'envoyer le courrier : vous n'avez plus qu'à le valider (ou l'éditer si vous souhaitez modifier le contenu du courrier, puis l'envoyer).

Lorsque vous validez l'envoi, votre courrier est imprimé et envoyé par La Poste en recommandé. Notre logiciel étant directement connecté avec La Poste, vous avez accès aux preuves de dépôts et aux accusés réception.

Notre logiciel de gestion du contentieux garde la trace de l'envoi de la mise en demeure à la fois au niveau du client et de la facture.

On peut citer trois grandes procédures judiciaires pour recouvrer une créance après l'envoi d'une lettre de mise en demeure restée infructueuse :

• L'injonction de payer :

C'est la voie la plus simple et rapide pour obtenir un titre exécutoire contre un client débiteur. Vous devez constituer un dossier comportant les preuves de l'existence de la créance (bon de commande, contrat, facture impayée) ainsi que la lettre de mise en demeure restée sans effet. Ce dossier est déposé auprès du président du Tribunal de Commerce.

Le juge statue alors uniquement sur les pièces produites : s'il estime que les preuves fournies établissent bien l'existence d'une créance liquide et exigible, il rend une ordonnance d'injonction de payer.

C'est une procédure très avantageuse en termes de coût et de délai pour le créancier. Cependant, si le débiteur conteste l'ordonnance ou que le juge la rejette faute de preuves suffisantes, il faudra alors se tourner vers une procédure plus lourde.

• Le référé-provision :

C'est une procédure également rapide et peu coûteuse. En revanche, la créance ne doit pas être contestable. Les éléments fournis doivent permettre au juge d'être certain que la créance est inconstatable. Si ce n'est pas le cas, le juge rejettera la demande.

• L'assignation en paiement :

C'est la procédure contentieuse la plus longue et la plus coûteuse. Un procès aura lieu et il a pour but de définir l'existence certaine et incontestable de la créance, le montant et le dépassement de la date d'échéance. C'est un procès contradictoire classique où chaque partie va plaider sa cause et produire ses preuves pour tenter de convaincre le juge. À la fin du procès, si le débiteur est condamné, il sera obligé de régler les sommes dues.