Relances clients

Gagnez du temps au quotidien
Automatisez 90% de vos relances clients.
Concentrez vos efforts là où votre expertise est requise.
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visuel plans de relances clients

Définissez votre stratégie de relances clients

Adoptez une stratégie de relances clients performante en créant des workflows selon vos besoins.

Créez plusieurs plans de relance selon votre typologie de clients

Adaptez vos scénarios de relance de factures impayées en fonction de vos clients : clients PME, grands comptes, relances en langue étrangère, personnalisation de la civilité, échéances multiples … Si vous avez plusieurs interlocuteurs distincts au sein d’un même client, vous pouvez aussi les relancer séparément.

Établissez vos séquences de relances : pré-échéance et multiples niveaux de relance

Pour toutes vos relances, vous choisissez la durée en jours entre chaque étape, le moyen de communication souhaité (mail, sms, téléphone, courrier), le ton employé dans vos mails et courriers, l’automatisation ou non de votre relance. La séquence se déroule jusqu’à ce que votre client vous transmette un paiement ou une promesse de paiement. LeanPay gère aussi le multi-échéances : vos relances s'adaptent aux échéances et à leur montant.

Automatisez les étapes de relance que vous souhaitez

Chaque jour, LeanPay envoie automatiquement vos relances prévues selon le paramétrage de vos plans : par exemple, la notification de pré-échéance ou le mail de premier niveau de retard. Si vous souhaitez avoir le contrôle sur certaines étapes, il est tout à fait possible de valider l'envoi à la pièce ou en masse.

"L'interface de LeanPay est très claire : elle nous permet de savoir quoi relancer et quand. On sait que le timing d'une relance est aussi important que la relance elle-même."
Photo Nicolas Poux
Nicolas POUX
Directeur Administratif et Financier

Personnalisez le contenu de vos relances

Rédigez des messages personnalisés pour maximiser l'efficacité de votre recouvrement et préserver votre relation client.

Fichiers PDF automatiquement ajoutés en pièces jointes à l’envoi des relances

Les fichiers PDF des factures, avoirs ou documents associés peuvent être automatiquement ajoutés en PJ des mails de relance. Si besoin, vous pouvez paramétrer les factures à inclure dans vos relances : toutes les factures, les factures en retard uniquement, les avoirs…

Relances personnalisées et récapitulatif complet de la situation du client

Créez simplement des relances efficaces grâce aux possibilités de personnalisation de votre message. Adressez-vous directement à la personne concernée et envoyez-lui un récapitulatif de sa situation dans votre relance pour qu’elle dispose de toutes les informations nécessaires pour vous payer. Vous pouvez même décider d’y inclure le montant des pénalités de retard et de l'Indemnité Forfaitaire de Recouvrement (IFR).

Lien vers un portail client dédié directement inclus dans les relances

Lorsque vous relancez un client par mail, il peut accéder à son portail client directement depuis la relance grâce à un bouton “voir et payer mes factures”. Il y retrouve toutes les informations concernant sa situation et peut procéder au règlement de ses factures en quelques clics.

"Quand je m’occupe des relances à effectuer, je filtre d’abord par canal de communication. De cette façon, je traite les mails en premier et je garde tous les appels pour un second temps."
photo angie
Angie BOUILLARD
ADV
visuel personnalisation des relances clients
visuel de l'historique des relances

Suivez l’historique de vos relances clients

Pilotez directement depuis votre compte LeanPay vos relances clients grâce aux alertes et à la vue rétrospective des actions effectuées.

Suivez en temps réel l’ouverture des emails par vos clients

Visualisez en un coup d’œil l’état de chacune de vos relances : en cours d’envoi, échec de l’envoi, remise ou lue.

Soyez alerté en cas d’erreur sur les adresses emails de vos clients

Pour éviter les relances qui restent sans réponse à cause d’une adresse mail de contact obsolète, nous vous alertons dès qu’une erreur est constatée dans vos fiches contacts pour que vous puissiez rapidement réagir.

Simplifiez le suivi de vos clients grâce à l’historique des actions effectuées

Retrouvez et exportez dans vos fiches clients l’historique des relances qui lui ont été transmises pour garder le contrôle sur les étapes à venir.

"Je n'ai quasiment plus besoin de faire de la relance client téléphonique. Avant j'étais régulièrement obligé de prendre mon téléphone pour être payé."
Photo Nicolas Poux
Nicolas POUX
Directeur administratif et financier

Centralisez vos contacts clients

Gérez simplement vos contacts clients pour relancer les bonnes personnes !

Importez vos contacts dans LeanPay en quelques secondes

Vous pouvez facilement importer ou exporter en masse votre base de contacts et leurs coordonnées depuis votre CRM ou depuis LeanPay. De quoi simplifier vos relances de factures impayées !

Simplifiez la gestion au quotidien de vos contacts et adresses clients

Sur la fiche client, ajoutez ou modifiez simplement un contact et ses informations : civilité, nom, prénom, adresse mail, numéro de téléphone, adresse postale…

Choisissez le contact principal à relancer et les contacts secondaires placés en copie

Pour chaque client, vous pouvez définir qui est le contact principal ou secondaire à destination des relances clients. Tous les contacts classés comme secondaires sont ajoutés en copie des mails de relance.

"Je vais directement sur le client et je vois s’il a été relancé, et la raison du blocage s’il ne l’a pas été."
Photo Béatrice Brun
Béatrice BRUN
Responsable Administratif et financier
visuel centralisation des contacts clients

Une question sur la relance clients ?

Que se passe-t-il lorsque mon client répond à un mail de relance ?

Lorsqu’un client répond à une de vos relances envoyées via LeanPay, vous recevez sa réponse dans votre boîte mail. Vous pouvez également retrouver son message dans l’historique client directement dans l’outil.

Puis-je savoir si mes mails sont ouverts ?

Oui, LeanPay met à jour le statut de chacune de vos relances pour que vous puissiez être tenu au courant dès l’ouverture d’un mail.

Puis-je indiquer une facture en litige afin qu’elle ne soit pas relancée ?

La mise en litige d’une facture dans LeanPay l’exclut automatiquement de son plan de relance et la catégorise en “litige” dans la visualisation de votre encours clients. Vous avez aussi la possibilité de catégoriser vos litiges pour affiner vos analyses

En quoi consiste l’intégration avec La Poste pour l’envoi des courriers ? Des frais supplémentaires sont-ils à prévoir ?

Notre intégration avec La Poste nous permet d’automatiser l’envoi de courriers (recommandés ou non) lorsque vous choisissez de relancer par ce canal. Chaque envoi est facturé à l’unité et sera compté en supplément lors de votre prochaine échéance de paiement de LeanPay.

Puis-je envoyer une mise en demeure avec LeanPay ?

Oui, bien sûr. Il vous suffit d’ajouter cette étape à votre plan de relance. Vous pouvez éditer votre courrier, y ajouter les PJ nécessaires et l’envoyer en recommandé avec accusé réception.

Puis-je envoyer des mails de relance via mon propre domaine ?

Oui tout à fait. Vous avez le choix entre utiliser LeanPay comme fournisseur de mails ou utiliser votre propre domaine en configurant votre DNS.

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