Adoptez une stratégie de relances clients performante en créant des workflows selon vos besoins.
Adaptez vos scénarios de relance de factures impayées en fonction de vos clients : clients PME, grands comptes, relances en langue étrangère, personnalisation de la civilité…
Pour toutes vos relances, vous choisissez la durée en jours entre chaque étape, le moyen de communication souhaité, le ton employé dans vos mails et courriers, l’automatisation ou non de votre relance.
Chaque jour, LeanPay envoie automatiquement vos relances prévues selon le paramétrage de vos plans : par exemple, la notification de pré-échéance ou le mail de premier niveau de retard. Si vous souhaitez avoir le contrôle sur l'envoi de certaines étapes, il est tout à fait possible de les valider manuellement.
"L'interface de LeanPay est très claire : elle nous permet de savoir quoi relancer et quand. On sait que le timing d'une relance est aussi important que la relance elle-même."
Rédigez des messages personnalisés pour maximiser l'efficacité de votre recouvrement et préserver votre relation client.
Les fichiers PDF des factures et avoirs peuvent être automatiquement ajoutés en PJ des mails de relance. Si besoin, vous pouvez paramétrer les factures à inclure dans vos relances : toutes les factures, les factures en retard uniquement, les avoirs…
Créez simplement des relances efficaces grâces aux possibilités de personnalisation de votre message. Adressez vous directement à la personne concernée et envoyez lui un récapitulatif de sa situation directement dans votre message pour qu’elle dispose de toutes les informations nécessaires pour vous payer.
Lorsque vous relancez un client par mail, il peut accéder à son portail client directement depuis la relance grâce à un bouton “voir et payer mes factures”. Il peut y retrouver toutes les informations concernant sa situation et procéder au règlement de ses factures en quelques clics.
"Quand je m’occupe des relances à effectuer, je filtre d’abord par canal de communication. De cette façon, je traite les mails en premier et je garde tous les appels pour un second temps."
Pilotez directement depuis votre compte LeanPay vos relances clients grâce aux alertes et à la vue rétrospective des actions effectuées.
Visualisez en un coup d’œil l’état de chacune de vos relances : en cours d’envoi, échec de l’envoi, remise ou lue.
Pour éviter les relances qui restent sans réponse à cause d’une adresse mail de contact obsolète, nous vous alertons dès qu’une erreur est constatée dans vos fiches contacts pour que vous puissiez rapidement réagir.
Retrouvez dans vos fiches clients l’historique des relances qui lui ont été transmises pour garder le contrôle sur les étapes à venir.
"Je n'ai quasiment plus besoin de faire de la relance client téléphonique. Avant j'étais régulièrement obligé de prendre mon téléphone pour être payé."
Gérez simplement vos contacts clients pour relancer les bonnes personnes !
Vous pouvez facilement importer en masse une base de contacts et leurs coordonnées depuis votre CRM. De quoi simplifier vos relances de factures impayées !
Sur la fiche client, ajoutez ou modifiez simplement un contact et ses informations : civilité, nom, prénom, adresse mail, numéro de téléphone, adresse postale…
Pour chaque client, vous pouvez définir qui est le contact principal ou secondaire à destination des relances clients. Tous les contacts classés comme secondaires sont ajoutés en copie des mails de relance.
"Je vais directement sur le client et je vois s’il a été relancé, et la raison du blocage s’il ne l’a pas été."
Lorsqu’un client répond à une de vos relances envoyées via LeanPay, vous recevez sa réponse dans votre boîte mail. Vous pouvez également retrouver son message dans l’historique client directement dans l’outil.
Notre intégration avec La Poste nous permet d’automatiser l’envoi de courriers (recommandés ou non) lorsque vous choisissez de relancer par ce canal. Chaque envoi est facturé à l’unité et sera compté en supplément lors de votre prochaine échéance de paiement de LeanPay.
Oui, LeanPay met à jour le statut de chacune de vos relances pour que vous puissiez être tenu au courant dès l’ouverture d’un mail.
Oui, bien sûr. Il vous suffit d’ajouter cette étape à votre plan de relance. Vous pouvez éditer votre courrier, y ajouter les PJ nécessaires et l’envoyer en recommandé avec accusé réception.
La mise en litige d’une facture dans LeanPay l’exclut automatiquement de son plan de relance et la catégorise en “litige” dans la visualisation de votre encours clients.
