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DSO : 7 techniques pour son optimisation
Trésorerie

DSO : 7 techniques pour son optimisation

Rédigé par
Mathilde Chevallier

Le DSO ou Days Sales Outstanding correspond en finance au délai moyen de paiement, aussi appelé DMP. C'est un indicateur clé à suivre pour l'amélioration de la trésorerie et du Besoin en Fonds de Roulement ou BFR. Le DSO comptabilise la moyenne du nombre de jours nécessaires à votre entreprise pour encaisser le paiement de vos factures.

Après calcul du DSO de votre entreprise (d'ailleurs nous vous proposons de télécharger gratuitement notre fichier excel de calcul du DSO ou notre simulation de l'impact de la baisse du DSO sur la trésorerie), si votre DSO est bas, c'est que vos clients vous paient rapidement. C'est bénéfique pour votre entreprise. Et à l'inverse, si votre DSO est élevé, cela signifie que vos délais de paiement sont longs et provoquent de graves conséquences sur votre trésorerie.

Vous l'aurez compris, l'objectif est donc de réduire son DSO ou de le maintenir le plus bas possible. Mais comment améliorer son DSO ? Quelles sont les techniques concrètes pour l'optimisation du DSO ? Notre article vous dévoile 7 pistes : de la prévention, à l'optimisation des créances en passant par la gestion du risque.

Au sommaire de cet article :

Optimisation du DSO : l'approche préventive

Une étape de l'optimisation du DSO passe par la prévention.

👍 Il vaut mieux prévenir que guérir, donc éviter de vous retrouver dans des situations à risque.

Par exemple, avoir un délai de paiement long parce que vous auriez envoyé vos factures trop tard ou parce que vous avez travaillé avec un client déjà connu pour être sanctionné par la justice pour des retards de paiement.

1 - Soyez irréprochable sur votre facturation

  • Tout d'abord, vous devez vous assurer que toutes vos factures sont correctes, c'est-à-dire qu'elles respectent bien les mentions obligatoires à faire figurer sur les factures. Vous devez bien entendu y détailler vos conditions de paiement. Ces dernières sont également à mentionner dans vos Conditions Générales de Vente (CGV).
  • Dès le début de la relation avec votre prospect et, potentiellement, votre futur client, si vous le pouvez (il s'agit bien souvent d'un rapport de force), négociez le délai de paiement le plus court possible.
  • Une règle d'or à suivre est d'envoyer sa facture le plus tôt possible. Quand votre produit est livré ou que votre prestation est effectuée, vous devez envoyer votre facture très rapidement à votre client. Il a encore en tête la valeur perçue du produit ou de la prestation et est plus enclin à payer en temps et en heure. C'est aussi mieux pour votre image de montrer que vous suivez les projets/commandes consciencieusement et jusqu'au bout. Si votre processus de facturation comprend des factures d'acomptes et de solde, envoyez-les également le plus tôt possible.
  • Enfin, vous devez réaliser rigoureusement votre lettrage comptable, c'est-à-dire savoir quel client n'a pas encore payé, lequel a payé quelle facture, à hauteur de combien etc. Des outils digitaux comme LeanPay vous aident à automatiser votre rapprochement bancaire pour vous faire gagner du temps.
  • Il est essentiel d'avoir un suivi en temps réel de l'encours client. C'est en analysant ce type de données que vous pourrez identifier les raisons de sous performance afin de définir les pistes d'amélioration : une zone géographique, une typologie de clients en particulier, des impayés ou des retards de paiement...

2- Évaluez le profil de votre client

Analyser le comportement de paiement de votre client vous aidera à adapter vos actions spécifiques envers lui.

  • Si c'est un nouveau client et que vous n'avez par conséquent aucun historique avec lui en interne, regardez des sites comme Société.com ou Infogreffe pour obtenir des informations sur sa santé financière. Consultez également le site de la DGCCRF pour connaître les sociétés déjà sanctionnées pour des retards de paiement et voir s'il en fait partie. Pensez enfin aux rapports de solvabilité sur Creditsafe par exemple.
  • Si c'est un client avec qui vous avez déjà travaillé, les étapes précédentes sont bien entendu tout aussi valables mais vous pourrez en plus analyser son historique de paiement avec vous. Selon la tendance, vous pourrez alors adapter le plan de relance adéquat.

Optimisation du DSO : couvrir le risque

Un autre levier pour vous aider à optimiser votre DSO est de couvrir le risque : si jamais vous vous retrouvez dans une situation à risque, il est bon d'avoir des soutiens ou des options qui vous permettront ponctuellement et à court terme de trouver des sources de financement et d'améliorer votre trésorerie.

3 - Tournez-vous vers l'affacturage

L'affacturage est un moyen financier d'obtenir en avance un financement. C'est la société de factoring, aussi appelée le factor, qui, en vous payant, récupère la créance. Elle sera donc en charge de la recouvrer après de votre client. L'avantage, c'est que l'affacturage permet d'être payé tout de suite. Aujourd'hui, l'affacturage est même devenu la source principale de financement à court terme par la mobilisation des créances clients. Mais, cet outil de financement a un coût puisque le factor prend une commission sur chaque transaction.

4 - Proposez l'escompte commercial

Au cas par cas, vous pouvez proposer à vos clients une réduction, s'ils règlent immédiatement le montant de leur facture, sans attendre la date d'échéance. C'est le principe de l'escompte commercial. Peu coûteux, l'escompte est un bon moyen de faire face aux difficultés de trésorerie et de diminuer votre DSO. Qui plus est, il vous permet aussi d'avoir une bonne image auprès de vos clients.

5 - Choisissez une assurance crédit

En optant pour une assurance crédit, vous déportez le risque d'impayés sur un tiers. Concrètement, cette assurance vous protège contre les défauts de paiement de vos clients en vous permettant d'être couvert et indemnisé en cas d'impayés. Trois sociétés sont reconnues dans ce domaine : Euler Hermes, Coface et Atradius. Soyez toutefois bien vigilant sur le suivi : limites de garantie, délais contractuels de prévenance...

Optimisation du DSO : améliorer le recouvrement de créances

Le dernier pôle pour vous aider dans l'optimisation du DSO est d'améliorer votre processus de recouvrement de créances en interne dès lors que vous constatez un retard de paiement.

6 - Relancez efficacement les factures en retard

  • Un impératif à avoir toujours en tête : toutes les factures pour lesquelles vous observez un retard de paiement doivent être relancées. Il ne faut en oublier aucune.
  • Pour vous aider, soyez organisé grâce à un plan de relances prédéfini. Avec un outil tel que LeanPay, vous pouvez créer votre propre plan de relance en fonction de la typologie de vos clients. Vous définissez des séquences d'actions dans une temporalité. Par exemple, action n°1 : envoyer une notification de pré-échéance 5 jours avant la date d'échéance, puis action n°2 : envoyer un premier mail de relance au bout de 5 jours de retard etc.
  • Un message personnalisé dans vos relances aura aussi plus d'impact. Vous pouvez bien sûr personnaliser votre mail en fonction du niveau de retard, en utilisant des informations simples (civilité, nom, entreprise...) et en mettant en pièces jointes les factures liées à ce client.
  • La variété des moyens de communication à savoir le mail, le téléphone, le courrier simple ou recommandé vous permet de signifier également une progression dans votre message. Un courrier recommandé est bien plus formel qu'un simple mail.
  • Cela fait déjà beaucoup de tâches à faire pour la partie relances. Heureusement, nombre d'entre elles sont automatisables avec LeanPay. C'est ce qui va vous faire gagner en efficacité et en temps. Par exemple, une notification de pré-échéance et des relances de premiers niveaux de retard peuvent être envoyées automatiquement. Et pour toutes les autres relances, les tâches sont déjà préparées en amont et ne nécessitent qu'une simple validation manuelle.
création de plans de relance avec LeanPay

7 - Proposez des moyens de paiement adaptés

  • La facilité de paiement que vous proposez à vos clients va forcément jouer sur vos délais de paiement. Pour cela, mettez à leur disposition différents moyens de paiement. Choisissez-les en en fonction de vos clients et de ce qu'ils ont l'habitude d'utiliser : virement instantané, paiement par carte bancaire etc.
  • Maintenant que vous avez différents moyens de paiement, encore faut-il les proposer au bon moment à vos clients ! Et le bon moment, ce n'est pas à l'envoi de la facture mais à sa date d'échéance. Votre client sait bien qu'il a un délai pour régler (de 30 à 60 jours) et il va naturellement attendre ce délai. C'est pourquoi, LeanPay propose un bouton "Payer mes factures" directement dans les mails de relance. Votre client arrive alors sur un espace sécurisé pour procéder au paiement de ses factures.

Conclusion

Si vous mettez en place toutes ces techniques en vous les appropriant pour les adapter à votre entreprise, vous devriez constater une nette amélioration de votre DSO.

Grâce à la prévention, vous diminuez le risque de retards et d'impayés. La digitalisation et l'automatisation des tâches du recouvrement vous permettent de dégager du temps pour vous concentrer sur des tâches à forte valeur ajoutée. Votre travail aura plus d'impact dans l'optimisation du DSO si vous vous occupez des 3 ou 4 dossiers critiques en appelant personnellement les clients que si vous devez envoyer 100 emails de relances.

Nos clients, utilisateurs de LeanPay, ont en moyenne réduit leur DSO de 30%. Et cerise sur le gâteau, ils ont aussi divisé par 4 le temps passé au recouvrement.

Si, vous aussi, vous souhaitez obtenir de tels résultats, contactez-nous pour une démo personnalisée avec l'un de nos experts !