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Bien facturer : quelles mentions obligatoires sur vos factures ?

Rédigé par
Mathilde Chevallier

Une facture constitue un document établi par une structure juridique qui détaille les conditions de vente de produits ou de services rendus : nature, quantité, prix... Elle est obligatoire pour toute prestation de services ou de vente de marchandises entre professionnels.

Une facture a plusieurs fonctions :

  • Juridique : c'est la preuve juridique de la réalité d'une prestation donnée ou des produits vendus. Elle constate le droit du vendeur d'exiger un paiement.
  • Commerciale : elle précise les conditions de la vente entre le vendeur et son client.
  • Comptable : elle sert de pièce comptable, indispensable pour réaliser les comptes annuels.
  • Fiscale : c'est le support pour la collecte et la déduction de la TVA et le contrôle de l'impôt.

Elle possède ainsi une valeur juridique importante. A ce titre, elle doit respecter une certaine mise en forme et des contraintes de contenu, définies par l'article L441-9 du code de commerce.

Factures : les mentions obligatoires

Tout d'abord, vos factures doivent être écrites en français et être établies en 2 exemplaires dont l'original est remis au client.

Vous devez conserver vos factures durant 10 ans en tant que pièces comptables. Cela peut être sous format papier ou électronique.

Assurez-vous que vos factures comportent toutes les mentions ci-dessous qui sont obligatoires.

  • Date de la facture : la date à laquelle la facture est émise
  • Numéro de la facture : c'est un numéro unique pour chaque facture. Il est défini de manière chronologique et continue. Il peut suivre certains schémas tels que le préfixe par année. Il est à faire figurer sur toutes les pages de la facture. Attention, il n'est pas possible d'émettre des factures a posteriori : elles doivent être émises au moment de la vente ou de la prestation de services.
  • Date de la vente ou de la prestation de service : jour effectif de la livraison des produits ou de la fin de la prestation de services
  • Identité du vendeur c'est-à-dire sa dénomination sociale, l'adresse du siège social, l'adresse de facturation (si elle est différente), le SIREN ou le SIRET, le code NAF, la forme juridique, le capital social, le numéro RCS et ville où se trouve le greffe d'immatriculation (pour les commerçants), numéro au répertoire des métiers pour un artisan (numéro SIREN + RM + numéro du département d'immatriculation)
  • Identité du client : dénomination sociale, adresse du client, adresse de facturation si différente, adresse de livraison
  • Numéro du bon de commande lorsqu'il a été préalablement établi par l'acheteur
  • Numéro d'identification à la TVA du vendeur et du client (s'il est redevable de la TVA). Ces précisions ne sont pas obligatoires pour les factures dont le montant HT est ⩽ à 150 €.
  • Désignation du produit ou du service rendu :
  1. nature, marque, référence des produits
  2. matériaux fournis et main d'œuvre pour les prestations
  • Décompte détaillé de chaque prestation/produit fourni : détail en quantité et prix
  • Prix catalogue : prix unitaire HT des produits vendus ou taux horaire HT des services rendus
  • Majoration éventuelle des prix : frais d'emballage ou de transport par exemple
  • Taux de TVA légalement applicable. Si plusieurs taux différents de TVA s'appliquent, chaque ligne doit indiquer clairement le taux de TVA correspondant.
  • Réduction de prix : remises éventuelles, sauf les escomptes non prévus sur la facture
  • Somme à payer : somme totale à régler en HT et TTC
  • Modalités de paiement : la date d'échéance du paiement, le taux de pénalités en cas de non paiement à la date de règlement inscrite sur la facture et le montant de l'indemnité forfaitaire (40 €) pour frais de recouvrement en cas de retard de paiement.
💡 Si vous souhaitez en savoir plus sur le calcul des pénalités, nous avons écrit un article à ce sujet, paragraphe "Retards de paiement et pénalités".

Factures : les mentions particulières

D'autres mentions sont à faire figurer obligatoirement sur vos factures si vous êtes dans l'un de ces cas particuliers :

  • Si vous êtes membre d'une association agréée, il faut ajouter la mention : « Membre d'une association agréée, le règlement par chèque et par carte bancaire est accepté ».
  • Si vous avez un régime de franchise de TVA, il convient d'ajouter la mention « TVA non applicable, art. 293 B du Code général des impôts ».
  • Si le sous-traitant ne déclare plus la TVA, c'est l'entreprise principale qui la déclare (autoliquidation de la TVA), il faut alors mettre la mention « autoliquidation de la TVA » et indiquer qu'il s'agit d'un « montant hors taxes ».
  • Pour les artisans, les commerçants inscrits au RCS et les micro-entrepreneurs exerçant une activité artisanale qui requiert une assurance professionnelle obligatoire, il faut préciser l'assurance souscrite au titre de l'activité, ainsi que les coordonnées de l'assureur et la couverture géographique du contrat ou de la garantie.

Factures électroniques

Vous pouvez émettre et transmettre votre facture électroniquement si votre client l'accepte. Cet accord doit être formalisé pour servir de preuve. Vous devez bien évidemment intégrer les mêmes mentions obligatoires à votre facture dématérialisée.

De plus, son authenticité, sa bonne lisibilité et l'intégrité de son contenu (non modifiable) doivent être garanties.

🚨 Précision : dans le cadre des marchés publics, la facturation électronique est obligatoire.

Infractions et sanctions

Si vous ne respectez pas les mentions obligatoires à faire figurer sur vos factures, vous vous exposez à des sanctions :

  • Chaque mention manquante ou inexacte vous vaudra une amende fiscale de 15 €, sans excéder le quart du montant de la facture.
  • Tout manquement à l'obligation de facturation entre professionnels est sanctionné d'une amende administrative. Elle peut aller jusqu'à 75 000 € pour une personne physique et jusqu'à 375 000 € pour une personne morale. Elle peut également être doublée si la faute est à nouveau constatée dans un délai de 2 ans à compter de la 1ère infraction.
💰💰 Maintenant que votre modèle de facturation est prêt et que vous avez envoyé vos factures à vos clients, l'enjeu est désormais d'être payé le plus rapidement possible. Si vous cherchez à accélérer vos encaissements, nous vous conseillons cet article : "Recouvrement B2B : 10 techniques pour être payé plus rapidement".