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Éviter les impayés, notre méthodologie
Relances clients

Éviter les impayés, notre méthodologie

Rédigé par
Manolo Munoz Lagadeuc
Mis à jour le
10/8/2022

Une entreprise qui exerce dans le domaine du B2B ou du B2C peut se retrouver confrontée à des impayés de la part de ses clients. Ces situations sont d’ailleurs plus récurrentes lors des échanges de biens ou de services inter-entreprises et leur poids dans la trésorerie des sociétés devient malheureusement de plus en plus conséquent, notamment lorsque les retards de paiement s’accumulent.

Aujourd’hui, il faut donc réussir à composer avec ce risque très élevé de subir des impayés de la part de ses clients. Appliquer une méthodologie de gestion de ce risque auprès de votre équipe financière est nécessaire pour faciliter le pilotage de votre société. Notre CEO Socrate Tellier a d’ailleurs pu traiter ce sujet lors d’un webinaire sur la gestion des impayés en B2B. Dans cet article, nous vous dévoilons tout ce qu’il faut savoir concernant les impayés B2B ainsi que nos conseils pour minimiser leur impact sur vos finances.

Au sommaire de cet article :

Définition d’un impayé

Pour bien saisir à quoi correspond le terme d’impayé, il est nécessaire de mettre au clair la différence entre une créance et un impayé que l’on a tendance à confondre.

Toute relation d’échange de biens ou de services entre deux entreprises génère l’émission de créances. Une créance est une somme d’argent que doit régler un débiteur (le client) auprès d’un créancier (le fournisseur), généralement dans un délai convenu au préalable de l’émission de la facture.

La dette que constitue une créance auprès du débiteur est considérée comme normale. En effet, le décalage entre la réalisation d’une prestation ou la livraison d’un bien et son paiement génère systématiquement un délai de paiement de créance.

💡 En France, le délai de paiement par défaut est de 30 jours. Il peut cependant s’étendre jusqu’à 60 jours ou 45 jours fin de mois au maximum.

On parle alors d’impayé lorsqu’une créance reste non réglée par le client après que la date d’exigibilité de celle-ci est dépassée. Dès lors, le créancier est en mesure de réclamer par divers moyens son dû à son client, on parle alors de recouvrement.

Les différentes typologies d’impayés

Vous l’aurez compris, dès qu’un de vos clients dépasse le délai de paiement de sa créance pour régler sa dette, vous êtes confronté à un impayé de sa part. Il existe plusieurs raisons qui peuvent pousser une entreprise à ne pas régler dans les temps sa créance. En fonction de sa situation, nous pouvons distinguer trois typologies d’impayés :

  • Un impayé est avéré dès lors que la date d’échéance de paiement de la facture négociée lors de l’émission de celle-ci n’a pas été honorée
  • Un impayé est présumé lorsque le non-paiement de sa facture par le client est dû à une erreur, un oubli ou un litige
  • Un impayé constaté ou déclaré n’apparaît qu’en cas de liquidation judiciaire du client. Dans cette situation, le débiteur ne pourra jamais être en mesure de régler sa date auprès du créancier.

✅ Si vous souscrivez à une assurance crédit, vous pouvez obtenir une indemnisation d’environ 90% du montant couvert de la dette si l’impayé de votre client est constaté.

notre méthodologie pour éviter les impayés

Quels sont les recours face aux impayés ?

La gestion des impayés, une fois que ceux-ci apparaissent pour une entreprise, est un enjeu capital pour assurer la pérennité de la bonne santé des finances. Une méthode efficace et optimisée doit être mise en place avant même que les manquements de paiement ne soient constatés afin de perdre le moins d’argent possible.

⚠️ Le délai pendant lequel vous pouvez réclamer vos impayés est limité. En France, la date de prescription d’une facture impayée est de 5 ans à partir du lendemain de la date d’échéance de la facture

Si vous observez des impayés de la part de vos clients, alors deux options s’offrent à vous : le recouvrement amiable ou le recouvrement judiciaire.

Le recouvrement amiable

Gérer vos impayés “à l’amiable” est une solution qui doit systématiquement être mise en place dans votre entreprise. En effet, le recouvrement amiable est une procédure qui, lorsqu’elle est appliquée efficacement, se révèle être très efficace.

Le principe du recouvrement amiable est simple. Il s’agit d’user de tous les moyens à votre disposition pour récupérer votre argent, sans faire appel à la justice.

Le recouvrement amiable s’articule notamment autour de la procédure de relance client. Que ce soit par mail, courrier ou téléphone, il est important de prendre contact avec votre client en défaut de paiement. Ceci vous permet de l’informer de la situation, d’en apprendre plus sur les raisons de l’impayé et de rappeler à l’ordre votre client si le retard de paiement s’allonge.

⚠️ Gardez précieusement un historique des différentes relances envoyées à votre client. Ce sont des documents qui pourront vous être utiles par la suite pour ouvrir une procédure de recouvrement judiciaire.

Le recouvrement judiciaire

Le recouvrement judiciaire ne doit être sollicité qu’en cas de grande nécessité, lorsque toutes vos tentatives amiables ont échoué. La raison pour laquelle il ne doit être envisagé que dans un second temps est notamment due au coût qu’il implique ainsi que la durée sur laquelle les démarches peuvent s’étaler.

La où le recouvrement amiable peut être majoritairement internalisé, le recouvrement judiciaire implique obligatoirement de faire appel à un organisme tiers (un tribunal notamment) pour régler le litige qui vous oppose à votre client. La demande de recouvrement émise par le créancier doit être formulée par écrit et des preuves de l’échec du recouvrement amiable doivent être jointes à cette dernière.

Concrètement, 3 procédures différentes peuvent être déployées pour récupérer le montant de votre impayé auprès de la justice :

  • L’injonction de payer : la procédure la moins coûteuse et la moins longue, elle permet au créancier de recevoir de la part du tribunal de commerce une ordonnance d’injonction de payer. Ce qui rend cette possibilité particulièrement intéressante pour le créancier, c’est son caractère non-contradictoire. C’est-à-dire que le débiteur ne sera pas amené à s’expliquer pour défendre son intérêt auprès de la justice, seule la version du créancier est entendue.
  • Le référé provision : tout comme l’injonction de payer, cette procédure est relativement rapide et peu chère. En revanche, la demande du créancier ne peut être validée que s’il peut prouver que le débiteur ne peut en aucun cas contester la créance. Ce dernier sera alors par la suite convoqué au tribunal pour expliquer la raison de l’impayé.
  • L’assignation en paiement : étant la procédure de recouvrement judiciaire la plus longe, elle n’intervient de manière générale que pour les dossiers les plus complexes et qui impliquent de grosses sommes d’argent. Concrètement, l’assignation en paiement est prononcée auprès du débiteur suite à un procès durant lequel les deux parties doivent expliquer leur situation. Un juge prend ensuite la décision de condamner ou non le débiteur à régler obligatoirement sa dette.

Pour en savoir plus sur le recouvrement de créances, vous pouvez consulter notre guide 2022 du recouvrement de créances amiable et judiciaire.

Nos 5 conseils pour éviter les impayés

Chez LeanPay, nous savons que les impayés sont, dans de nombreux cas, inévitables. L’efficacité du recouvrement amiable est indéniable pour récupérer rapidement le montant des factures en retard de paiement. Mais vous pouvez facilement l’optimiser pour accélérer vos encaissements et réduire votre délai de paiement moyen. Voici nos 5 conseils pour éviter les impayés :

  • Relancer graduellement : adaptez le ton utilisé dans chaque relance en fonction du niveau de retard de votre client. En durcissant le message à chaque nouvelle prise de contact, vous évitez de ternir dès la première relance votre relation client qui doit avant tout être préservée.
  • Internaliser le recouvrement amiable : l’avantage majeur du recouvrement amiable, c’est que l’ensemble des actions nécessaires à sa mise en place peuvent être effectuées par vos équipes. Il n’engrange pas de frais supplémentaires pour votre société.
  • Faciliter le paiement des factures : un client en retard de paiement peut vous fournir de nombreuses excuses pour justifier son impayé, l’une d’entre elle peut être liée au mode de paiement qui ne lui convient pas. Pour prévenir ce type de situation, soyez flexible sur les méthodes de paiement proposées à vos clients pour régler leurs créances.
  • Envoyer une notification de pré-échéance : le délai de paiement légal qui sépare la date d’émission de la facture de la date d’échéance de celle-ci a pour effet de causer des oublis de règlement de la part d’un client. Nous vous conseillons donc d’envoyer systématiquement, à chacun de vos clients, une notification de pré-échéance de leur facture quelques jours avant sa date d’échéance pour leur rappeler qu’il doivent régler leur créance avant telle date comme convenu au préalable.
  • Utiliser un logiciel de recouvrement : ces 4 derniers points peuvent être centralisés et pour certains, automatisés grâce à l’utilisation d’un logiciel de recouvrement tel que LeanPay. Ce type de solution est votre meilleur atout pour internaliser votre recouvrement amiable, gagner du temps dans le processus de relance et accélérer le paiement de vos clients.
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