Vendredi 1er octobre 2021, LeanPay organisait aux côtés de Germinal et de Recouvrer.fr un webinaire sur la gestion de la facturation et des impayés.

L'occasion d'avoir en détail le témoignage de Camille Soulier, CFO de l'agence Germinal : comment gère-t-elle la facturation ? Comment utilise-t-elle dans son quotidien l'outil LeanPay pour les factures non réglées ? Puis dans quel cadre a-t-elle recours aux services de Recouvrer.fr.

Dans un autre article, nous abordons de manière plus détaillée les relances clients et les moyens de paiement avec Socrate Tellier, co-fondateur et CEO de LeanPay, ainsi que le recouvrement amiable et juridique avec Hervé Gallet, co-fondateur et CEO de Recouvrer.fr.

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‍Camille Soulier : Bonjour à tous !

Moi, c'est Camille. Je suis CFO/DAF de Germinal. J'utilise au quotidien les outils LeanPay et Recouvrer.fr pour gérer tout le process de relances clients. En amont, on a le logiciel de facturation (chez Germinal, on utilise Sellsy), ensuite on a LeanPay qui est interfacé avec Sellsy. Cela me permet de faire des relances clients au quotidien, de manière automatisée ou non. C'est moi qui choisis. Quand les relances à l'amiable grâce à LeanPay ne donnent rien, je laisse un délai de 2 à 3 mois et je passe la main à Recouvrer.fr qui est un système de relances par huissier et cela peut même aller jusqu'à un recours en justice.

Ce sont des outils hyper importants pour votre trésorerie et donc pour votre boîte. Souvent, on oublie que plus on facture tôt, plus on sera payé tôt et que facturer ne veut pas forcément dire qu'on va encaisser l'argent. C'est vraiment un process qu'il faut suivre, automatiser au maximum et penser, en amont, avec les équipes Sales et Finances pour qu'il soit le plus optimisé possible.

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Socrate Tellier : Camille va commencer par exposer comment elle facture chez Germinal, quels sont les points clés pour vraiment bien optimiser son processus de facturation. Une fois que la facture est créée démarre la phase de relances clients. Là, je prendrais le relais pour donner quelques clés sur comment relancer ses clients, quelles sont les bonnes méthodes et quels sont les bons moyens de paiement à proposer à ses clients. Si jamais la facture n'est pas payée après cette phase de relances clients gérée en interne dans l'entreprise, c'est Hervé qui prendra le relais pour expliquer les différentes modalités du recouvrement à la fois amiable et judiciaire. Je laisse la parole à Camille pour nous présenter comment bien gérer sa facturation en B2B.

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Camille Soulier : Effectivement, c'est un élément clé. Pour situer un peu le contexte, je suis arrivée chez Germinal début novembre et, à ce moment-là, la trésorerie était au plus bas. Ce n'était pas du tout parce qu'il y avait une baisse d'activité - au contraire - mais c'était parce qu'il y avait des trous dans la raquette au niveau du process de facturation.

• Il y avait des clients qu'on n'avait pas facturés, qu'on avait oubliés parce que les gens qui avaient l'information qu'il fallait facturer ne l'avait pas donnée au service finances.
• Les prestations étaient en cours mais on n'avait pas encore facturé. On attendait potentiellement la fin de la mission. Mais, plus on attend tard, plus on sera payé tard. Nous, en attendant, on engage des charges. Donc, c'est vraiment pas optimal.
• Pour les clients facturés, soit on ne leur avait pas envoyé les factures, soit on ne s'était pas assuré qu'on avait bien encaissé.

On se retrouvait dans une situation de trésorerie très inconfortable alors que l'activité de la société était en pleine expansion.

La première chose que j'ai faite quand je suis arrivée chez Germinal, c'est de remettre tout ça à plat pour voir où étaient les trous dans la raquette.

1. Il a fallu que j'identifie toutes les missions qu'on n'avait pas facturées en parlant à toutes les personnes qui travaillaient sur des missions. L'objectif, c'était de facturer au plus vite.
2. Il a fallu que je pose sur table comment fonctionnaient nos missions et déterminer un process de facturation qui soit le plus optimal possible pour facturer le plus tôt possible et donc encaisser le plus tôt possible.

C'est donc remettre à plat tout son process de vente.

Étape numéro 1 : déterminer le moment de facturation

Qu'est-ce que je vends ? Si je vends une prestation de service, sur combien de temps elle s'étale ? Est-ce qu'elle s'étale sur une semaine, sur un mois, sur trois mois, sur six mois ? Si je vends une marchandise, est-ce que je peux l'expédier rapidement ou est-ce que c'est un process qui est long ?

Il faut déterminer quel est le moment le plus optimisé pour facturer le plus tôt possible, et donc être payé le plus tôt possible.

💡 Si vous avez des process de vente qui sont longs, des prestations qui s'étalent dans le temps, le mieux, c'est de prévoir plusieurs facturations : demander un acompte, puis une situation en cours d'avancement et un solde à la fin.

Il faut optimiser en fonction de votre activité, car il n'y a pas vraiment de règles. Chez Germinal, maintenant, on fait une plateforme SaaS pour accompagner les entrepreneurs, mais, à l'époque, on faisait aussi de la prestation de services qui s'étalaient sur 4 à 6 semaines. Donc, j'ai mis en place une facture d'acompte de 50% au début de la mission. Tant que l'acompte n'est pas réglé, on ne commence pas la mission. Puis, on facture 25% au milieu de la mission et 25% au solde.

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Étape numéro 2 : intégrer l'équipe Sales dans le process

Ce sont des choses qui se déterminent en collaboration avec l'équipe Sales qui connait les clients, qui sait ce qui peut être accepté ou non. Il est important de sensibiliser l'équipe Sales là-dessus, car si vous ne l'avez pas de votre côté, vous, l'équipe Finances, vous n'avez pas les clients en amont et vous ne pourrez rien faire. Il faut trouver un process qui convienne à tout le monde et que l'équipe Sales le dise très clairement aux clients dès le départ : "Voila à quel moment on va vous facturer, voilà à quel moment il va falloir régler. Si ce n'est pas le cas, on stoppera la mission". Plus vous serez clair avec vos clients, plus vos clients n'auront pas de problèmes pour respecter les conditions.

C'est vraiment hyper efficace : cela règle environ 90% des problèmes de paiement avec vos clients.

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Socrate Tellier : Quand tu factures du temps, comment est-ce que tu convertis la gestion des temps en factures ? Est-ce que c'est ton outil Sellsy qui te permet de faire cela de manière automatisée ? Pour facturer vite, il faut être capable de transformer très rapidement une mission et donc un calcul de temps en facture. Comment est-ce que ça se passe à ce niveau-là ?

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Camille Soulier : À l'époque, on ne facturait pas au réel : c'était telle mission avec telle équipe, telle durée et tel prix. On n'avait pas cette problématique de suivi. Par contre, on avait comme problématique de bien identifier toutes les missions qui étaient en cours, pour être sûr de bien les facturer. C'est très important. Il y a forcément un devis qui a été fait par un commercial. Dès que le devis est accepté par le client, j'ai l'information dans Sellsy et je peux le facturer. Mais cela n'empêche pas parfois d'avoir des trous dans la raquette avec des éléments qui manquent. Il faut mettre en place un process pour être sûr que l'équipe finance a bien l'information de quand et comment facturer. C'est un travail de longue haleine, de tous les jours. C'est hyper important de bien définir cela en amont et de trouver les outils qui puissent s'adapter à votre activité et à vos besoins. Il existe des multitudes d'outils là-dessus. Je ne peux pas forcément en recommander un en particulier. On utilisait l'outil Forest par exemple qui est un outil américain pour recenser toutes les missions en cours et savoir si elles étaient facturées ou pas.

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Étape numéro 3 : déterminer les délais de paiement

Une fois qu'on a facturé, généralement, on octroie des délais de paiement à ses clients. Le mieux évidemment, c'est de dire : "Vous payez sur facture".

Mais, il peut y avoir des activités où ce n'est pas possible et où on octroie un délai de 30 jours. Je recommande de ne jamais aller au-delà d'un délai de 30 jours, même si la loi autorise jusqu'à 60 jours, car cela devient très compliqué pour la trésorerie.

Pour la plupart des grands groupes, ce n'est pas vous qui allez leur imposer les délais de règlement, ce sont eux qui vont vous l'imposer. C'est souvent 45 jours ou 60 jours. Vous ne pourrez rien y faire.

Mais, sur les autres types de clients, vous pouvez très bien exiger votre propre délai de règlement. Il faut que l'équipe Sales en parle en amont et que ce soit mentionné dans vos Conditions Générales de Vente, que le client signe au moment où il s'engage avec vous. C'est très clair dès le départ et dans 90% des cas, vous n'aurez aucun problème avec vos clients. Pour les 10% restants, on passe dans les potentiels problèmes. C'est là qu'intervient le process de suivi et de relances clients.

Étape numéro 4 : mettre en place les relances clients

J'ai voulu un outil qui puisse automatiser les relances. S'il faut tout faire à la main en allant dans son logiciel de facturation pour voir quelles factures ne sont pas réglées, cela devient vite un enfer. Clairement, ce n'est pas rentable pour la société de passer son temps à aller relancer les factures. Il faut vraiment optimiser cela. L'outil LeanPay est super car il est interfacé avec mon outil de facturation Sellsy : il récupère toutes les infos de mes factures et si mes factures sont payées ou pas. Je n'ai rien à faire là-dessus : c'est automatique. Il y a des tableaux de bord et on peut paramétrer ses propres relances etc. Le matin, je me connecte à mon logiciel Sellsy, je récupère toutes mes opérations bancaires et je sais quel client a payé et n'a pas payé. L'information se transmet à LeanPay très rapidement et je regarde quel client il va falloir que je relance avec des mails qui sont déjà renseignés. C'est très pratique.

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Socrate Tellier : Tu peux nous donner un exemple de ton plan de relances sur LeanPay ? Comment tu l'utilises ?

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Camille Soulier : Il faut savoir que toutes nos factures sont à paiement à règlement immédiat. On n'a pas la problématique de relancer les clients avant échéance. Quand j'envoie la facture depuis Sellsy, je personnalise le mail d'envoi et je précise que la facture est payable à réception et demande confirmation de paiement. À ce moment-là, la facture part dans LeanPay.

Si tu relances le client au bout de deux mois, cela ne sert à rien. Donc, j'ai paramétré 4 relances à J+7, J+15, J+30 et J+45. J'applique exactement les modèles de graduation qui sont déjà disponibles dans LeanPay.

• Le premier mail à J+7 est très sympathique : "Tu as peut-être oublié ma facture donc je te rappelle qu'elle est réglable à réception et je t'invite à la régler".
• Il ne faut quand même pas oublier que, quand on demande un règlement à réception de la facture, c'est généralement normal que les gens ne puissent pas payer en deux jours. Souvent, ils ont des process : dans les boîtes, on paye une fois par semaine ses fournisseurs. Par exemple, chez Germinal, c'est le cas, je paye tous les jeudis. Si tu m'envoies la facture le lundi, tu ne seras payé que le jeudi. C'est donc normal que le mail à J+7 soit tout à fait poli et qu'il ait un super effet.
• Le mail à J+15 commence à être un peu plus incisif et il va bien fonctionner aussi : "Malgré mes relances, t'as pas encore payé je te rappelle qu'il faut payer".
• Pour les relances J+30 et J+45, je mentionne selon les modèles de LeanPay qu'il va y avoir des intérêts et que cela va potentiellement passer par des canaux légaux pour se faire payer.

L'effet de la relance à J+7 est très important : je dirais que 90% des clients payent à ce moment-là.

Avec les relances à l'amiable, généralement, il y a deux cas de figure :

1. Le client répond en disant qu'il ne peut pas payer car il a des problèmes de trésorerie. Là, notre politique, c'est d'être très compréhensif vis-à-vis de cela. À partir du moment où une personne répond et qu'elle explique qu'elle a des problèmes, je propose des délais de règlement. Soit, c'est moi qui les propose, soit je demande au client ce qu'il peut me proposer comme échelonnement de la facture. Souvent, les gens demandent à payer en deux ou trois fois et j'accepte sous deux mois maximum. C'est vraiment si la personne montre de la bonne volonté et de la bonne foi.
2. Le client fait le mort : il ne répond pas. Alors, effectivement, on va déployer le J+7, J+15, J+30, et généralement, à ce moment-là, je lui fais un mail moi en dehors de LeanPay ou je l'appelle et lui demande ce qui se passe. Faire le mort, cela nous agace parce que ce n'est pas très honnête. On a été honnête dès le départ avec les clients pour dire qu'il fallait régler pour accéder à la prestation. Si les relances mails et téléphoniques ne fonctionnent pas, on va passer la main à Recouvrer.fr pour faire intervenir des huissiers.
   De notre expérience, cela n'arrive pas souvent. Aujourd'hui, par exemple, on a trois dossiers qu'on a passés à Recouvrer.fr où les relances n'ont pas eu d'effet.

Comme je vous le disais, quand je suis arrivée, il y avait plein de clients qui n'avaient pas payé, ce n'était pas de la mauvaise foi. Moi-même, je suis DAF et parfois quand on rencontre des petites difficultés de trésorerie passagères, on se dit : "Bon, lui, je ne vais pas le payer". Et si on n'est pas relancé, on ne le paye pas. Par contre, s'il nous relance, on se dit "Ah mince, je vais le payer".

Si vous êtes honnête avec vos clients dès le départ, il ne faut pas avoir peur que cela puisse détériorer vos relations. Le client sait que vous ne travaillez pas gratuitement. Il ne faut pas avoir honte de le relancer et de lui dire : "Il faut que je sois payé". Lui-même a besoin d'argent pour vivre. C'est quelque chose qu'il faut complètement assumer. Tant que c'est fait poliment et intelligemment entre deux personnes qui se parlent, il n'y a aucune raison d'avoir honte de mettre en place un tel process. Nous n'avons jamais eu aucun souci avec les clients à ce sujet-là.

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Socrate Tellier : Merci beaucoup Camille !