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5 conseils d'expert pour automatiser votre comptabilité
Rédigé par
Manolo Munoz LagadeucComptabilité
Mis à jour le
31/10/2023
La fin du mois arrive, vous devez saisir toutes vos factures ? Vous en avez déjà marre rien que d'y penser. La solution est de digitaliser la fonction finance de votre entreprise, à commencer par l'automatisation de votre comptabilité.
Dites enfin stop à la saisie manuelle et aux tâches répétitives sur Excel ! En optant pour un logiciel de gestion, vous gagnez du temps et minimisez le risque d’erreurs. C'est votre logiciel de gestion qui s’occupe de tout. Voici 5 conseils pour optimiser votre automatisation !
#1 Automatisez et personnalisez votre facturation
L’automatisation de votre comptabilité présente bien des avantages, comme :
- un gain de temps considérable pour vous concentrer sur votre cœur de métier ;
- la réduction du risque d’erreur lié à la saisie manuelle ;
- le suivi de vos paiements en temps réel, pour toujours savoir où vous en êtes avec vos factures.
Choisissez un outil qui vous propose à la fois l’automatisation de votre comptabilité et la personnalisation des modèles de factures et de devis. Vous pouvez ainsi générer des factures facilement et à l’image de votre entreprise en quelques clics, puis automatiser leur envoi pour que votre client les reçoive à la date convenue. Privilégiez d'ailleurs une plateforme qui permet de faire des factures électroniques. Cela va bientôt devenir obligatoire et autant s'y préparer dès maintenant !
En automatisant la création et l'envoi de vos factures, c'est une partie du cycle order to cash qui est optimisé. Cela contribuera in fine à réduire vos délais de paiement.
#2 Automatisez vos dépenses
La digitalisation des dépenses fait aussi partie des 5 fonctions comptables à digitaliser en priorité.
Oubliez le scan : une simple photo prise avec votre smartphone, et votre facture est enregistrée dans votre logiciel de comptabilité. Cela permet un vrai gain de temps et une traçabilité efficace de vos dépenses. Pratique, non ?
Avec l’automatisation de vos dépenses, vous pouvez prendre vos documents en photo pour :
- transformer une facture papier en facture d’achat numérique ;
- créer automatiquement un bon de commande à envoyer aux fournisseurs ;
- ajouter vos factures d’achats à votre logiciel ;
- archiver vos documents comptables.
#3 Centralisez la gestion de votre comptabilité avec la connectivité
La connectivité de votre logiciel est une option indispensable. En effet, pour automatiser le traitement de votre comptabilité et transférer correctement toutes vos données, toutes vos applications doivent être connectées entre elles.
Quelles sont les applications concernées par la connectivité ?
- Les logiciels de paiement
- Les logiciels de caisse
- Les solutions de gestion des stocks
- Les plateformes e-commerce
- Les outils CRM
- Les logiciels de relances clients (comme LeanPay)…
Si toutes vos données sont centralisées, vous y aurez accès bien plus rapidement. De plus, la mise à jour de vos données comptables est automatisée et se fait en temps réel : vous n’aurez plus à naviguer d’un logiciel à un autre pour vérifier que toutes les informations sont actualisées.
Il s'agit d'un gros chantier de digitalisation de la fonction finance en lien avec d'autres services. Pour vous aider, nous avons rédigé un guide complet sur la digitalisation de la DAF en collaboration avec notre partenaire Mindset Finance.
Dans ce guide, vous trouverez :
👉 Toutes les clés pour comprendre l’importance de la digitalisation dans la gestion financière
👉 Les bénéfices de la digitalisation appliquée à la finance
👉 Les principaux enjeux de la digitalisation de la DAF
👉 Des conseils actionnables pour optimiser votre poste clients
Placez la collaboration au cœur de votre gestion comptable
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#4 Simplifiez la collaboration avec votre expert-comptable
Le transfert automatique concerne aussi votre expert-comptable. Ce dernier a besoin de données à jour pour réaliser ses missions et vous conseiller au mieux. Optimisez les échanges avec votre expert-comptable à l’aide d’un logiciel collaboratif.
Le logiciel Pennylane, par exemple, vous propose une solution collaborative capable de se connecter à tous les outils de gestion utilisés par votre expert-comptable.
#5 Osez aller jusqu’à l’automatisation complète de votre gestion comptable
De nombreux logiciels vous proposent l’enregistrement automatique des écritures de paie dans le journal comptable correspondant et la saisie automatique de vos opérations bancaires. Vous n’avez plus à vous rappeler de le faire !
Et pour gagner encore plus de temps, vous pouvez aussi automatiser la tenue de vos rapports de gestion.
Des journées complètes dédiées à votre gestion comptable, c’est terminé ! Grâce à un logiciel de gestion performant, vous profitez de l’automatisation de votre comptabilité, vous gagnez du temps et vous réduisez le risque d’erreur.
Attention, toutefois, cette transformation digitale est titanesque quand on part de zéro. Pour la couronner de succès, il faut avoir le concours de tous et cela ne se fera que dans la durée. Allez-y petit à petit !
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Pour en savoir plus sur la digitalisation du poste clients :
