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Facture électronique : l’indispensable pour se faire payer vite
Rédigé par
Manolo Munoz LagadeucDigitalisation
Mis à jour le
31/10/2023
La digitalisation de la gestion interne des entreprises s’accélère de jour en jour. De nouvelles méthodes de travail et de nouveaux outils viennent répondre à ces changements pour faciliter le quotidien des professionnels.
Au cours des années à venir, c’est toute une étape du processus de la commande au paiement qui va évoluer. En effet, nous allons pouvoir dire au revoir aux factures papier qui seront remplacées par des factures électroniques.
Que dit la loi à ce sujet ? Quelles entreprises sont concernées ? Quels avantages peut apporter la dématérialisation à une entreprise ? Nous faisons le point sur cette généralisation de la facturation électronique dans notre article.
Facture électronique : définition
Facture électronique et facture dématérialisée : quelles différences ?
Avant de se pencher sur le sujet en détail, il est important de bien distinguer la différence entre une facture dématérialisée et une facture électronique :
- La facture dématérialisée est un document papier qui a ensuite été numérisé par le biais d’un scanner par exemple afin d’en faciliter l’envoi ou l’archivage.
- La facture électronique ou e-invoicing est numérique à 100% : elle n’a jamais existé au format papier et ce, de sa création jusqu’à son archivage.
Ce qu’il faut retenir de cette distinction, c’est qu’une facture électronique est par défaut également une facture dématérialisée tandis que l’inverse n’est pas systématiquement vrai.
Quels formats de facture électronique existent ?
Nous l’évoquions, une facture électronique diffère d’une facture dématérialisée. Il est donc naturel qu’une réglementation de format et de conformité spécifique à ce nouveau type de facture soit mise en vigueur.
Nous pouvons distinguer trois formats de factures électroniques :
- Le format structuré qui se compose de données suivant une norme répondant aux exigences de l’EDI (Échange de Données Informatisées)
- Le format non structuré qui correspond à celui des factures papier. Il s’agit d’un document figé qui reprend principalement le format PDF ainsi que parfois le format image (JPEG) ou HTML.
- Le format hybride qui reprend les deux formats précédents et qui se constitue généralement d’une facture PDF à laquelle est associé un document regroupant l’ensemble des données structurées de la facture.
Quelles mentions obligatoires doivent apparaître sur une facture électronique ?
Toute facture émise par une entreprise doit faire apparaître certaines mentions obligatoires pour être recevable. Jusqu'en octobre 2022, ces informations étaient les mêmes que celles qui composaient les factures "classiques". Mais le décret n°2022-1299 datant du 7 octobre 2022 précise l'intégration de nouvelles mentions obligatoires. Devront dès lors être également mentionnés :
- Le numéro d'immatriculation au Registre du Commerce et des Sociétés
- L'adresse de livraison des marchandises si celle-ci est différente de l'adresse du client
- L'information précisant si la transaction à l'origine de la facture concerne exclusivement une livraison de biens ou exclusivement une prestation de service ou se constitue de ces deux types d'opérations
- La mention "option pour le paiement de la taxe d'après les débits" si la prestataire a choisi de payer la TVA d'après les débits (lors de la facturation) au lieu de payer la TVA sur les encaissements
Pourquoi se tourner vers la facturation électronique ?
Ce n’est maintenant plus un secret, le traitement manuel de documents et de données sur Excel par les équipes comptables et financières entraîne des difficultés et parfois des erreurs.
Les coûts engendrés sont élevés. En effet, on estime que le temps passé par un salarié pour traiter manuellement des données comptables est d’environ 5h par semaine. En multipliant ce temps par le salaire horaire moyen en France, on atteint un montant d’environ 600 € par mois dédié à la gestion des documents comptables.
Ce temps et le coût qu’il engendre ne sont bien sûr pas consacrés à l’analyse et au pilotage des finances de l’entreprise. Ils n’ont donc que peu de valeur ajoutée.
Le risque important d’erreurs ou de pertes de fichiers augmente d’autant plus le coût de ce traitement pour une entreprise.
Les conséquences de ce processus réalisé à la main auprès de documents physiques sont également lourdes :
- Le suivi des impayés est rendu laborieux car chaque relance client doit être faite à la main en se basant sur des informations parfois incomplètes ou non centralisées.
- L’équipe comptable passe de nombreuses heures à tenter de récupérer l’argent perdu à cause des impayés des clients.
- La faible valeur ajoutée de cette tâche peut entraîner une perte de motivation générale des équipes comptables et ainsi réduire leur efficacité.
En plus d’être un réel coup de pouce pour le travail quotidien des collaborateurs, la possibilité de numériser les factures fournisseurs pour automatiser leur traitement constitue un premier pas vers la digitalisation de la gestion financière des sociétés. Aujourd’hui, c’est l’ensemble du processus qui tend à évoluer. En effet, la loi finance 2020 indique que la capacité des entreprises du secteur privé à émettre, traiter et archiver des factures électroniques deviendra une obligation légale dès 2024. Une échéance qui paraît difficile à tenir au regard de la digitalisation actuelle des DAF.
Quelles entreprises sont soumises à l’obligation d’émettre des factures électroniques ?
Depuis le 1er janvier 2020, toutes les entreprises traitant avec le secteur public doivent se soumettre à ce nouveau format électronique. Une plateforme nationale ChorusPro permet aux factures B2G (Business to Government) émises d’être entièrement électroniques.
Quelles sont les obligations légales pour les entreprises B2B ?
À partir du 1er juillet 2024 et ce jusqu’au 1er janvier 2026, toutes les entreprises, quels que soient leur taille ou leur secteur d’activité, devront avoir effectué leur transformation digitale vers un usage total des factures électroniques pour être en mesure dans un premier temps de :
- Réceptionner les factures électroniques de leurs fournisseurs
- Intégrer ces factures dans leur système de gestion comptable et commerciale.
Cette première étape implique pour les sociétés concernées de pouvoir traiter en interne ces nouveaux formats de documents.
Pour ce faire, il convient d’identifier un logiciel de facturation qui répond à ces nouveaux besoins. En adoptant ce type d’outils, les entreprises pourront ensuite dans un second temps :
- Émettre des factures électroniques dans un format conforme à la nouvelle réglementation
- Transmettre de manière automatisée les factures auprès de leurs clients grâce à leur outil de gestion comptable et commerciale
Retrouvez ci-dessous une infographie des dates clés de la mise en place de cette nouvelle législation :
Quels sont les avantages de la facturation électronique ?
Le passage à la facturation électronique représente pour les entreprises une baisse significative de leur coût de traitement des documents comptables. L’intérêt de cette dématérialisation est de renforcer la compétitivité des sociétés en faisant baisser la charge administrative de la gestion des factures.
Le passage à la facture 100% numérique sera également bénéfique au pilotage quotidien de l’activité comptable et financière des entreprises, en favorisant la mise à jour en temps réel des données ainsi que leur visualisation dans des tableaux de bord dynamiques.
La facturation électronique dans le processus de recouvrement
Là où la facturation électronique trouve aussi tout son intérêt, c’est lorsqu’une entreprise fait face à des retards de paiement de la part de ses clients.
Pouvoir rapidement accéder aux factures correspondant aux bons clients et sous le bon format facilite grandement l’envoi de relances clients. Ceci permet même de les automatiser et de les programmer à l’avance !
Pouvoir insérer des factures directement dans les mails ou les courriers de relance augmente fortement les chances d’être payé rapidement par le client relancé. D’un côté, cela évite que le client justifie son retard de paiement par la non-réception de la facture échue et en plus cela lui donne l’occasion de payer sa créance lorsqu’il est le plus enclin à la régler : dès la réception de la relance.
D'ailleurs, pour vous faciliter la tâche dans vos relances, nous avons rédigé des modèles de mails : de la notification avant échéance à la relance à J+30 de retard. Vous pouvez les télécharger et les utiliser comme base pour faire les vôtres. C'est totalement gratuit 🎁 !
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Enfin dans le cas où vous êtes contraint d’entamer une procédure de recouvrement judiciaire, la facture numérique constitue une preuve de votre démarche de recouvrement amiable aux yeux d’un huissier qui pourra par la suite ordonner le règlement de sa créance au client par injonction de payer.
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Pour en savoir plus sur la digitalisation du poste clients :
