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La digitalisation de l’order to cash
Digitalisation

La digitalisation de l’order to cash

Rédigé par
Manolo Munoz Lagadeuc
Mis à jour le
27/7/2022

Contrairement à ce que l’on pourrait penser, une grande partie des retards de paiement observés par les entreprises ne sont pas dus à un mauvais comportement de leurs clients mais à une mauvaise optimisation des étapes du cycle de vie client : du passage de la commande au paiement de celle-ci.

Trop souvent complexes et intégrant de nombreuses tâches manuelles entraînant une perte de temps, les dysfonctionnement liés au processus order to cash sont à l’origine des difficultés financières de nombreuses sociétés.

Qu’est-ce que l’order to cash ? De quoi se compose ce processus ? Comment l’optimiser et quel est la place du recouvrement au sein de l’order to cash ? Nous répondons à toutes ces questions dans notre article et abordons l’intérêt d’impliquer des outils digitaux dans ce cycle pour le fluidifier.

Au sommaire de cet article :

Qu’est-ce que l’order to cash ?

L’order to cash également appelé O2C peut être traduit en français comme “cycle client” et représente l’entièreté du cycle de vie d’un client pour une entreprise, de la prise de commande au paiement et au recouvrement de celle-ci. Il intervient donc après les activités commerciales et marketing qui sont des activités ne pouvant pas facilement être conceptualisées sous forme de processus.

Ce qui fait la particularité de l’order to cash, c’est que chaque étape du cycle client peut être optimisée afin de fluidifier le processus et d’en améliorer la qualité.

La digitalisation de l'order to cash

Le processus order to cash

L’order to cash peut facilement être modélisé en 6 étapes. Avoir la capacité de visualiser la chaîne du cycle client permet de se concentrer sur les points bloquants afin de pouvoir l’optimiser et la rationnaliser. Chaque étape peut alors être considérée comme un potentiel levier de croissance pour une entreprise.

La prise de commande

Le cycle de vie client débute dès la prise de commande, donc au niveau du service client. Cette première étape est essentielle pour la suite du processus car une erreur dans la saisie des données liées au client et à sa commande peuvent causer des dysfonctionnements en aval de la chaîne et allonger le processus.

Le contrôle crédit

Le client paie-t-il sa commande comptant ? Bénéficiera-t-il d’un crédit ? L’évaluation de son profil payeur permet d’anticiper les éventuels retards de paiement. C’est la mission du credit manager de l’entreprise. Il va étudier la situation financière du client pour s’assurer qu’aucune sanction pour retard de paiement n’ait été appliquée envers le client par le passé. Si au terme de l’analyse de sa santé financière, le client est considéré comme solvable, la commande pourra être validée pour expédition.

La préparation logistique

La chaîne logistique prend ensuite en charge la commande pour la préparer à son expédition. Différentes contraintes doivent être respectées au risque de devoir relancer l’ensemble du cycle pour corriger une éventuelle erreur. Il est donc important que dès la prise de commande l’ensemble des informations nécessaires à l’expédition de la marchandise soient saisies correctement.

La facturation

L’étape de facturation implique plusieurs services de l’entreprise. D’un côté le service client doit fournir des données correctes et à jour concernant le client à l’origine de la commande. Puis le département en charge du credit management doit préciser quelles sont les décisionss prises cincernant le paiement de la commande. Enfin le service financier s’assure de la conformité des informations de facturation.

👍 La centralisation de l’ensemble de ces données à travers des outils digitaux est un coup de pouce non négligeable pour faciliter le quotidien de chacune des équipes en favorisant la collaboration et le partage d’informations entre chaque collaborateur.

Le transport

Une fois la préparation de la commande terminée, celle-ci est remise au transporteur pour sa livraison au client. Un bon suivi de cette étape par l’entreprise permet d’éviter les risques inhérents au transport de marchandises (retards, dysfonctionnements techniques, vol...).

⚠️ La loi Gayssot qui s’applique au secteur du transport donne des droits particuliers au transporteur si celui-ci se trouve confronté à un impayé de la part du donneur d’ordre. Bien vérifier le solvabilité du destinataire avant d’entamer cette étape permet d’éviter de devoir payer une seconde fois le transport de la marchandise.

Le paiement et le recouvrement

L’étape finale du cycle client est le paiement de la facture. En cas de retard dans la réception du règlement de la commande, l’entreprise devra entamer une procédure de recouvrement amiable pour récupérer le montant de la facture auprès du client. L’efficacité du recouvrement dépendra de la rigueur avec laquelle les précédentes étapes ont été effectuées. Une mention obligatoire absente d’une facture ou un bon de livraison manquant pourront compromettre les tentatives de l’entreprise pour récupérer sa créance.

Points d’optimisation de l’order to cash

L’efficacité du traitement de l’order to cash a un impact immédiat sur le chiffre d’affaires d’une entreprise, sa trésorerie et ses relations clients. Pour maximiser l’efficacité du processus, trois enjeux majeurs sont à traiter : la durée du cycle, les coûts et la qualité du cycle client.

La durée du cycle

Un cycle de vie client court est synonyme de rentrée d’argent rapide. Être efficace sur chacune des étapes de l’order to cash permet de perdre un minimum de temps (et d’argent !) sur l’ensemble du processus. Réduire les délais de livraison et les délais de paiement permettront d’optimiser ce cycle. Du point de vue du traitement des données, plus en amont dans le processus, c’est un enjeu qui se joue au niveau de l’automatisation des tâches. Une saisie manuelle des données clients, des factures ou des bons de commande peut être remplacée par une solution digitale qui centralise les informations et génère les documents nécessaires à chaque transaction de manière automatique, sans perte de temps.

Les coûts

Un cycle client plus court permettra de réduire les coûts liés à chaque commande. En automatisant des processus, les équipes se libèrent de tâches à faible valeur ajoutée pour se concentrer sur des activités qui permettent de générer plus de revenus pour la société. Encore une fois, intégrer une solution digitale dans l’order to cash aide à réduire les coûts.

La qualité du cycle client

Un processus order to cash de qualité joue sur la satisfaction des clients. Lorsque toutes les étapes s’enchaînent avec fluidité, du passage de la commande, au paiement de celle-ci et ce, sans encombre, la relation client est renforcée ainsi que sa fidélisation.

Order to cash et digitalisation du recouvrement

De toutes les étapes qui composent le cycle de vie client, le recouvrement est sans doute celle dont l’efficacité aura le plus grand impact sur la trésorerie de l’entreprise. En effet, une entreprise aura beau fluidifier la prise en charge, la préparation et le transport des commandes au client, si un retard de paiement est observé à chaque transaction, elle continuera de subir un manque de trésorerie à cause des impayés.

Pour éviter de faire face à des retards de paiement de plus en plus longs, les entreprises commencent à se tourner vers des solutions digitales qui permettent de centraliser les processus et d’en automatiser une partie.

En intégrant un outil tel que LeanPay dans le cycle client, l’étape du paiement et du recouvrement du process d’order to cash est entièrement prise en charge par la solution. En effet, le logiciel permet aux entreprises de :

  • Faciliter le recouvrement de créances pour les équipes financières en leur permettant de créer des plans de relances personnalisables et qui s’envoient de manière automatique au client souhaité.
  • Proposer à leurs clients de régler leurs factures directement depuis les mails de relances qu’ils reçoivent en cliquant sur le bouton “payer mes factures”. Le client accède alors directement à une interface de paiement en ligne entièrement sécurisée qui lui permet de régler ses factures par virement bancaire ou par carte bancaire selon ses préférences.

Grâce à ces fonctionnalités, les entreprises réduisent le délai de leur processus order to cash et fournissent à leurs clients un service satisfaisant en facilitant le paiement des factures.

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