Recouvrement interne ou externe : quelle procédure choisir ?

Les avantages du recouvrement externalisé

Le gain de temps

Si vous avez déjà été confronté à des impayés de la part de vos clients, alors vous savez que chaque jour compte pour récupérer votre argent. En effet, tout le temps que vous passez à courir après ces créances vous coûte cher et la somme de ces factures n’est toujours pas encaissée alors que vous devez payer vos fournisseurs, vos salariés, vos charges…

En vous tournant vers un organisme de recouvrement externe, vous gagnez du temps dans la gestion des impayés en délégant le recouvrement amiable à ces sociétés. Vos équipes peuvent alors rester focalisées sur des tâches à plus forte valeur ajoutée pour votre entreprise.

L’avantage de cette solution, c’est qu’elle ne nécessite pas d’investissement au préalable de votre part. Les organismes externes sont rémunérés à la réussite, c’est-à-dire que vous ne devez payer que s’ils récupèrent votre argent. C’est ce qui en fait une bonne alternative si vous observez des variations dans le volume des impayés de vos clients. Ceci vous évite également de devoir dédier un poste à temps plein sur le sujet.

Profiter d’un service professionnel et sur-mesure

Le recouvrement, et notamment sa partie amiable, est une procédure qui englobe des actions relativement simples à mettre en place. Cependant, pour que votre recouvrement soit efficace, le processus doit être optimisé et personnalisé pour que vous puissiez récupérer votre argent tout en conservant une bonne relation avec votre clientèle.

Faire appel à une société de recouvrement ou à un cabinet externe vous permet de bénéficier de leur expérience et de leurs bonnes pratiques pour gagner en efficacité sans avoir à former vos équipes ou à engager un chargé de recouvrement.

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Les inconvénients du recouvrement externalisé

La perte de la relation client

Nous l’évoquions, conserver une bonne relation commerciale avec votre client est l’enjeu principal de la démarche de recouvrement. L’externaliser, c’est perdre une opportunité d’échanger avec votre client en direct.

Cette prise de distance peut offenser certaines personnes qui pourraient se sentir mal considérées, d’autant plus que recevoir un mail de relance de la part d’un avocat ou d’une société de recouvrement est bien plus intimidant que si cela vient de votre part.

Il peut donc être judicieux de ne faire appel à ces organismes que pour certains cas particuliers qui nécessitent l’intervention d’une personne extérieure pour gérer la situation.

Une communication plus complexe

Les échanges d’informations internes à une entreprise ne sont pas toujours parfaits. Un fichier Excel qui n’est pas à jour, un mail qui passe dans les spams et c’est toute l’organisation d’un service qui peut être mise à mal à cause d’une erreur de communication. Il en va de même dans les échanges avec vos clients, l’oubli de l’ajout des factures dans les relances ou un mail envoyé au mauvais destinataire peuvent rendre difficile le partage d’informations capitales entre vous.

En intégrant une troisième partie dans votre communication avec votre client, vous complexifiez les échanges et augmentez le risque d’oubli ou d’incompréhension entre chacun d’entre vous, retardant ainsi le règlement des litiges.

Le manque de vision sur le poste client

En choisissant le recouvrement externalisé, vous risquez de perdre le contrôle sur le suivi de votre recouvrement et son efficacité. Si le prestataire ne vous fournit pas les indicateurs majeurs pour piloter le processus, vous ne serez pas informé en temps réel de la mise à jour de données telles que le DSO. Vous ne pourrez donc pas mesurer au quotidien l’évolution de ces KPIs et, pourtant, ils peuvent fortement impacter votre activité commerciale.

Qu’est-ce que le recouvrement interne ?

Certaines entreprises peuvent également faire le choix de gérer leurs factures en retard de paiement en interne. Le recouvrement amiable étant l’étape la plus cruciale du recouvrement de créances impayées, sa prise en charge par les équipes comptable et financière facilite la gestion des litiges en préservant notamment la relation client.

Internaliser le recouvrement, c’est aussi pouvoir vous appuyer sur les connaissances de l’ensemble des services pour assurer un bon suivi et une bonne communication avec le client. Par exemple, l’équipe commerciale peut prendre en charge l’étape de relance téléphonique. Etant donné que ce sont les commerciaux qui établissent le contrat de vente ou de prestation, ils sont souvent au courant de la situation du client et détiennent donc des informations précieuses pour relancer efficacement le client en retard de paiement.

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Les avantages de l’internalisation du recouvrement

La meilleure gestion du processus

En gérant votre recouvrement en interne, vous simplifiez la gestion du suivi des créances clients. En effet, vous conservez la maîtrise de l’échange d’informations ainsi que les points de contact et interlocuteurs habituels avec votre clientèle. Vous pouvez de votre propre initiative optimiser certaines parties du processus selon vos besoins, en automatisant certaines étapes par exemple.

De plus, votre image d’entreprise est valorisée, une prise en charge de bout en bout du cycle order-to-cash prouve une capacité de gestion interne à la hauteur des attentes de vos potentiels futurs collaborateurs. Une entreprise qui réussit à se faire payer rapidement par ses clients rassure les fournisseurs avec qui elle souhaite travailler à l’avenir en leur prouvant qu’elle aura la capacité  d’honorer le paiement de ses factures.

Le traitement systématique des impayés

La longueur de la procédure, son coût financier et le poids des démarches à effectuer pour solliciter un organisme externe pour gérer son recouvrement sont autant de raisons qui poussent les entreprises à ne pas recouvrer tous leurs impayés. Le choix se porte généralement uniquement sur les gros montants qui valent le coup d’engager une procédure externalisée, laissant de côté un nombre important de factures à petit montant.

En internalisant le recouvrement, le coût et les démarches de relances à effectuer sont relativement les mêmes quel que soit le montant de la créance à récupérer. En relançant systématiquement vos clients, dès qu’un retard de paiement est observé, vous maximisez vos chances de vous faire payer un plus grand nombre de factures.