Accueil
Fiches pratiques
Recouvrement interne ou externe : quelle procédure choisir ?
Relances clients

Recouvrement interne ou externe : quelle procédure choisir ?

Rédigé par
Manolo Munoz Lagadeuc
Mis à jour le
11/8/2022

Le recouvrement de créances est aujourd’hui un enjeu capital pour les entreprises qui souhaitent préserver leur trésorerie. Le lancement d’une telle procédure est une étape cruciale car la relation commerciale avec le client doit être préservée tout en réussissant à minimiser la durée du retard de paiement de la facture.

Le recouvrement amiable de factures impayées ne doit donc pas être pris à la légère. Il doit être réalisé avec professionnalisme et rigueur pour être efficace au quotidien.

Les entreprises qui ne disposent pas de service de recouvrement dédié se retrouvent alors face à deux possibilités :

  • Faire appel à une société de recouvrement qui se charge de relancer les clients en retard de paiement
  • Former leurs équipes en interne au recouvrement amiable des créances clients

Dans cet article, nous vous donnons les clés pour choisir entre le recouvrement interne ou externe de vos factures en retard de paiement.

Au sommaire de cet article :

Pourquoi externaliser le recouvrement de créances ?

Toutes les étapes du processus de recouvrement, de l’amiable jusqu’au judiciaire, peuvent être externalisées. On parle d’externalisation car, dans ce cas, une entreprise fait appel à un acteur externe pour prendre en charge ces démarches. Il peut s’agir d’une professionnel du milieu (avocat, huissier, assureur crédit) ou une société spécialisée dans le recouvrement.

Nous avons déjà abordé dans un précédent article quel était le rôle des sociétés de recouvrement dans la phase de recouvrement judiciaire. Ici, nous allons nous pencher sur les différentes actions que peuvent prendre en charge ces organismes lors de la phase amiable notamment.

Les avantages du recouvrement externalisé

Le gain de temps

Si vous avez déjà été confronté à des impayés de la part de vos clients, alors vous savez que chaque jour compte pour récupérer votre argent. En effet, tout le temps que vous passez à courir après ces créances vous coûte cher et la somme de ces factures n’est toujours pas encaissée alors que vous devez payer vos fournisseurs, vos salariés, vos charges…

En vous tournant vers un organisme de recouvrement externe, vous gagnez du temps dans la gestion des impayés en délégant le recouvrement amiable à ces sociétés. Vos équipes peuvent alors rester focalisées sur des tâche à plus forte valeur ajoutée pour votre entreprise.

L’avantage de cette solution, c’est qu’elle ne nécessite pas d’investissement au préalable de votre part. Les organismes externes sont rémunérés à la réussite, c’est-à-dire que vous ne devez payer que s’ils récupèrent votre argent. C’est ce qui en fait une bonne alternative si vous observez des variations dans le volume des impayés de vos clients. Ceci vous évite également de devoir dédier un poste à temps plein sur le sujet.

Profiter d’un service professionnel et sur-mesure

Le recouvrement, et notamment sa partie amiable, est une procédure qui englobe des actions relativement simples à mettre en place. Cependant, pour que votre recouvrement soit efficace, le processus doit être optimisé et personnalisé pour que vous puissiez récupérer votre argent tout en conservant une bonne relation avec votre clientèle.

Faire appel à une société de recouvrement ou à un cabinet externe vous permet de bénéficier de leur expérience et de leurs bonnes pratiques pour gagner en efficacité sans avoir à former vos équipes ou à engager un chargé de recouvrement.

Quelle procédure choisir entre le recouvrement interne ou externe

Les inconvénients du recouvrement externalisé

La perte de la relation client

Nous l’évoquions, conserver une bonne relation commerciale avec votre client est l’enjeu principal de la démarche de recouvrement. L’externaliser, c’est perdre une opportunité d’échanger avec votre client en direct.

Cette prise de distance peut offenser certaines personnes qui pourraient se sentir mal considérées, d’autant plus que recevoir un mail de relance de la part d’un avocat ou d’une société de recouvrement est bien plus intimidant que si cela vient de votre part.

Il peut donc être judicieux de ne faire appel à ces organismes que pour certains cas particuliers qui nécessitent l’intervention d’une personne extérieure pour gérer la situation.

⚠️ Certains acteurs vous proposent d’agir en votre nom pour éviter d’entacher votre relation avec vos clients. Attention à ce que cela ne soit pas découvert car les conséquences pourraient être plus désastreuses que si vous aviez agi en toute transparence dès le départ.

Une communication plus complexe

Les échanges d’informations internes à une entreprise ne sont pas toujours parfaits. Un fichier Excel qui n’est pas à jour, un mail qui passe dans les spams et c’est toute l’organisation d’un service qui peut être mise à mal à cause d’une erreur de communication. Il en va de même dans les échanges avec vos clients, l’oubli de l’ajout des factures dans les relances ou un mail envoyé au mauvais destinataire peuvent rendre difficile le partage d’informations capitales entre vous.

En intégrant une troisième partie dans votre communication avec votre client, vous complexifiez les échanges et augmentez le risque d’oubli ou d’incompréhension entre chacun d’entre vous, retardant ainsi le règlement des litiges.

Le manque de vision sur le poste client

En choisissant le recouvrement externalisé, vous risquez de perdre le contrôle sur le suivi de votre recouvrement et son efficacité. Si le prestataire ne vous fournit pas les indicateurs majeurs pour piloter le processus, vous ne serez pas informé en temps réel de la mise à jour de données telles que le DSO. Vous ne pourrez donc pas mesurer au quotidien l’évolution de ces KPIs et, pourtant, ils peuvent fortement impacter votre activité commerciale.

🎁 Vous pouvez calculer facilement le gain de trésorerie que vous apporte la baisse de votre DSO grâce à notremodèle Excel gratuit.

Qu’est-ce que le recouvrement interne ?

Certaines entreprises peuvent également faire le choix de gérer leurs factures en retard de paiement en interne. Le recouvrement amiable étant l’étape la plus cruciale du recouvrement de créances impayées, sa prise en charge par les équipes comptable et financière facilite la gestion des litiges en préservant notamment la relation client.

Internaliser le recouvrement, c’est aussi pouvoir vous appuyer sur les connaissances de l’ensemble des services pour assurer un bon suivi et une bonne communication avec le client. Par exemple, l’équipe commerciale peut prendre en charge l’étape de relance téléphonique. Etant donné que ce sont les commerciaux qui établissent le contrat de vente ou de prestation, ils sont souvent au courant de la situation du client et détiennent donc des informations précieuses pour relancer efficacement le client en retard de paiement.

Les avantages de l’internalisation du recouvrement

La meilleure gestion du processus

En gérant votre recouvrement en interne, vous simplifiez la gestion du suivi des créances clients. En effet, vous conservez la maîtrise de l’échange d’informations ainsi que les points de contact et interlocuteurs habituels avec votre clientèle. Vous pouvez de votre propre initiative optimiser certaines parties du processus selon vos besoins, en automatisant certaines étapes par exemple.

De plus, votre image d’entreprise est valorisée, une prise en charge de bout en bout du cycle order-to-cash prouve une capacité de gestion interne à la hauteur des attentes de vos potentiels futurs collaborateurs. Une entreprise qui réussit à se faire payer rapidement par ses clients rassure les fournisseurs avec qui elle souhaite travailler à l’avenir en leur prouvant qu’elle aura la capacité  d’honorer le paiement de ses factures.

Le traitement systématique des impayés

La longueur de la procédure, son coût financier et le poids des démarches à effectuer pour solliciter un organisme externe pour gérer son recouvrement sont autant de raisons qui poussent les entreprises à ne pas recouvrer tous leurs impayés. Le choix se porte généralement uniquement sur les gros montants qui valent le coup d’engager une procédure externalisée, laissant de côté un nombre important de factures à petit montant.

En internalisant le recouvrement, le coût et les démarches de relances à effectuer sont relativement les mêmes quel que soit le montant de la créance à récupérer. En relançant systématiquement vos clients, dès qu’un retard de paiement est observé, vous maximisez vos chances de vous faire payer un plus grand nombre de factures

Les inconvénients du recouvrement interne

Le temps nécessaire à sa mise en place

Le recouvrement amiable de factures en retard de paiement prend du temps. C’est d’ailleurs la raison principale qui pousse les entreprises à se tourner vers des sociétés de recouvrement ou des factors pour gérer leurs factures impayées.

Internaliser cette procédure implique donc nécessairement de mobiliser une partie des équipes à la gestion du recouvrement, soit à temps plein, soit en l’intégrant à leurs missions actuelles. Dans tous les cas, ceci nécessite de restructurer des processus de travail déjà établis, ce qui risque de déstabiliser vos équipes.

Son manque de valeur ajoutée

Devoir courir après une facture impayé, ça ne fait plaisir à personne. C’est une tâche particulièrement ingrate, d’autant plus qu’elle consiste à mobiliser du temps et des moyens humains en plus pour récupérer le montant d’une prestation déjà effectuée. Au final, même en récupérant votre dû, la démarche vous aura coûté de l’argent.

En sachant cela, il devient difficile pour les équipes en charge du recouvrement de sentir leurs compétences valorisées lorsqu’elle doivent se charger de relancer les clients chaque jour pendant de longues heures et manuellement. Le suivi sur Excel complexifie la tâche et les erreurs risquent d’être fréquentes à cause du suivi manuel de chaque situation.

Comment la digitalisation du recouvrement peut faciliter sa gestion en interne ?

Externaliser le recouvrement peut sembler être une solution intéressante pour récupérer vos créances en retard de paiement à moindre coût. Cependant, nous l’avons vu, internaliser ce processus favorise son efficacité ainsi que votre relation client.

La meilleure alternative pour garder le contrôle sur votre recouvrement amiable est de le digitaliser en interne grâce à un logiciel de recouvrement.

En adoptant ce type de solution, vous facilitez le travail quotidien de vos équipes. En effet, un logiciel de recouvrement tel que LeanPay offre des fonctionnalités qui permettent d’optimiser la gestion des créances clients en permettant notamment de :

Besoin d'utiliser ces modèles ?

Téléchargez gratuitement notre fichier PDF de modèles de mails de relances. Vous pourrez les emporter partout avec vous !

Facturer c'est bien, encaisser c'est mieux !

Notre site utilise des cookies, aidez-nous à vous offrir la meilleure expérience possible en cliquant sur “Accepter”.