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Logiciel de recouvrement : critères pour bien choisir
Rédigé par
Mathilde ChevallierQuelle entreprise ne souhaite pas améliorer sa trésorerie ? Et oui, cet enjeu est primordial pour toutes les sociétés. D’après l’étude de PWC réalisée en partenariat avec la DFCG, la gestion du cash est la priorité n°2 des directions financières dans les ETI et PME et le pilotage de leur performance la priorité n°3. C’est donc en toute logique qu’elles cherchent à encaisser vite, réduire leurs délais de paiement et éviter à tout prix les impayés !
Si vous vous reconnaissez, vous aussi, dans ces objectifs, alors tournez-vous vers un logiciel de recouvrement. À quoi est-ce que cela sert exactement ? Pourquoi s’équiper ? Quels sont les critères à regarder pour bien choisir ? Petit tour d’horizon avec LeanPay.
Logiciel de recouvrement : pourquoi s’équiper ?
Agir sur le recouvrement de créances fait partie des solutions qui permettent d’améliorer sa trésorerie. Si les entreprises en ont bien conscience, leur stratégie de recouvrement n’est en pratique pas aussi efficace qu’elle pourrait l’être, par manque de temps et de ressources humaines. Il s’agit en effet de tâches chronophages, fastidieuses et répétitives. Le logiciel de recouvrement répond à toutes ces problématiques et offre ainsi de formidables atouts.
Réduire son délai de paiement moyen
Recourir à un logiciel de recouvrement vous permet de diminuer votre DSO ou délai de paiement. Grâce aux plans de relances personnalisés, vous gagnez en efficacité dans votre recouvrement de créances. Ainsi, les retards de paiement diminuent et votre délai de paiement aussi.
Chez LeanPay, si vous suivez la même tendance que nos clients, alors vous pouvez réduire de 20% votre délai de paiement. Un sacré bond pour votre trésorerie !
Diminuer ses impayés
Un logiciel de recouvrement vous permet de faire de nombreuses tâches automatiquement. Ainsi aucune facture en retard de paiement n’est oubliée et chaque facture non réglée est relancée. En analysant les effets des relances envoyées par nos clients, nous constatons que 97,5% des factures sont réglées grâce aux relances envoyées en interne. Cela réduit ainsi considérablement vos impayés et vous évite des procédures judiciaires bien plus coûteuses.
Mieux analyser sa performance
Les tableaux de bord des KPIs indispensables proposés par les logiciels de recouvrement vous permettent de mieux piloter votre stratégie de recouvrement. Vous pouvez ainsi analyser et trier les données pour identifier vos points d’amélioration possibles (une zone géographique, un type de clients spécifiques...). Votre plan d’actions est ainsi plus pertinent.
Gagner du temps dans son recouvrement
L’automatisation des tâches rendue possible grâce à un logiciel de recouvrement vous permet bien entendu de gagner un temps considérable, comme nous le signale une cliente LeanPay :
"Avant LeanPay, les relances clients me prenaient une semaine chaque mois. Désormais, cela me prend 2 heures.” Margaux L. Gestionnaire de facturation
Un gain de temps dont vous pouvez tirer profit en vous concentrant sur des tâches à plus forte valeur ajoutée dans votre métier.
Avoir une meilleure productivité
Un logiciel de recouvrement tel que LeanPay est un outil qui offre une bonne gestion collaborative entre les équipes financières, dirigeantes et commerciales. La communication entre services est fluidifiée et plus efficace, le partage d’informations plus simple. Les risques liés aux erreurs humaines sont de leur côté drastiquement limités. Tout ceci associé au gain de temps rend vos équipes bien plus productives.
Logiciel de recouvrement : les critères de choix
Vous êtes maintenant convaincu de l’utilité d’un logiciel de recouvrement et vous vous demandez comment faire le bon choix parmi ceux qui existent sur le marché. D'ailleurs, si vous souhaitez savoir comment trouver le meilleur logiciel de recouvrement, nous avons fait un article dessus.
En tout cas, le logiciel de recouvrement qui sera le plus adapté à votre entreprise devra répondre à deux points principaux : des fonctionnalités adaptées à vos besoins et les possibilités de connexion avec votre outil comptable.
Les relances clients
C’est la fonctionnalité de base d’un logiciel de recouvrement.
Il vous faut un logiciel avec lequel vous puissiez établir différents plans de relances clients à associer à tous vos types de clients : par secteurs d’activité, selon leur taille, en anglais ou en français... Dans ces plans, vous devez pouvoir utiliser divers canaux de relances : les mails, le téléphone, les courriers simples ou recommandés...
Dans ces mails ou courriers, un bon logiciel de recouvrement vous permettra toujours d’avoir la main dessus et de pouvoir modifier, ajouter, supprimer le texte, d’y intégrer des variables de personnalisation telles que le nom de votre interlocuteur, le nom de son entreprise, le montant des factures en retard etc. L’objectif est d’adopter un ton et un message graduels dans les relances.
Dans les plans de relances, vous déterminez des durées de temps qui espacent chaque action de relance. Et vous pouvez aussi automatiser l’envoi des mails de relance. Chaque jour, l’outil vous suggère des actions à faire : concrètement il s’agit de valider les mails ou les courriers non automatiques. Le travail est déjà prémâché.
Automatisez l'envoi de vos relances clients grâce aux plans de relances
En savoir plus
Le tableaux de bord en temps réel
Un logiciel de recouvrement vous présente un tableau de bord du poste clients avec les KPIs indispensables à votre suivi : balance âgée, encours client, DSO global et par client, prévisionnel d’encaissement... En étant connecté à votre banque et à votre outil comptable, il vous restitue des données en temps réel. Un atout considérable pour prendre les bonnes décisions au bon moment !
Le paiement en ligne
Pour réduire de manière efficace et pérenne votre délai de paiement, votre logiciel de recouvrement doit absolument avoir une fonctionnalité de paiement en ligne. Il s’agit là d’offrir à vos clients en retard de paiement un portail client sécurisé sur lequel ils peuvent régler les factures échues. Proposer une variété de moyens de paiement (virement, paiement par carte bancaire...) va aussi vous aider à vous faire payer plus vite.
La gestion collaborative
Améliorer sa trésorerie est un enjeu qui devrait être partagé par tous, que ce soit la direction, la direction administrative et financière et même la force de vente. C’est pour cette raison que votre logiciel de recouvrement se doit de vous aider dans la gestion collaborative et le partage d’informations entre équipes. Avoir recours à un outil SaaS (Software as a Service) est une bonne solution car l’outil est accessible facilement en ligne et vous bénéficiez toujours de la dernière version à jour. Vous n’avez pas les inconvénients des logiciels installés : il faut les implémenter sur chaque poste utilisateur, payer une licence par utilisateur et repayer quand la licence est mise à jour.
Optez aussi pour une gestion des droits différente selon l’utilisateur : direction pour un visuel sur les tableaux de bord, équipe financière pour la création des plans de relances et la validation des mails et courriers de relance, commerciaux pour qu’ils puissent avoir un tableau de bord dynamique en fonction de leur portefeuille clients, expert-comptable si vous souhaitez externaliser le recouvrement de créances. L’idéal, c’est aussi que votre logiciel puisse vous proposer un historique des actions effectuées par client, la possibilité d’écrire des commentaires et de taguer des utilisateurs.
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L’intégration avec votre outil comptable
Votre logiciel de recouvrement doit absolument s’intégrer simplement avec votre logiciel de facturation. C’est une condition sine qua non pour vous éviter de la saisie, source d’erreurs, ou des tâches chronophages. Ce serait un comble quand on veut justement gagner du temps !
Chez LeanPay, nous avons développé différentes méthodes d'intégration. Cela nous permet de nous synchroniser avec tous les logiciels comptables et ERP et en seulement quelques heures.
Le prix
En choisissant un outil SaaS comme suggéré plus tôt, la tarification se fait sous forme d’abonnement mensuel. Certains logiciels de recouvrement vont vous proposer un prix en fonction des fonctionnalités. Ce n’est pas comme cela que nous voyons les choses. Chez LeanPay, nous nous sommes donné pour mission de vous aider à réduire vos retards de paiement et nous sommes convaincus que toutes les fonctionnalités sont importantes et vont vous permettre d’y parvenir.
Ainsi, nous avons trois tarifs différents déterminés selon votre chiffre d’affaires.
Inclus : toutes les fonctionnalités
- Le plan TPE : à partir de 135 €/mois
Pour les entreprises réalisant un chiffre d’affaires annuel inférieur à 5 M €.
- Le plan PME : à partir de 225 €/mois
Pour les entreprises réalisant un chiffre d’affaires annuel entre 5 M € et 10 M €.
- Le plan PME+ : à partir de 315 €/mois
Pour les entreprises réalisant un chiffre d’affaires annuel entre 10 M € et 15 M €.
Et si votre CA est supérieur à 15 M €, contactez-nous !
La démo
Pour vous rendre compte par vous-même du potentiel d'un logiciel de recouvrement tel que LeanPay, n'hésitez pas à réserver un créneau dans notre calendrier. Vous aurez une démo personnalisée de l'outil avec l'un de nos experts. Vous pourrez appréhender le design intuitif de LeanPay et toutes ses fonctionnalités 👇. C'est rapide et totalement gratuit !
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