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DAF : un poste-clé pendant la crise
Rédigé par
Mathilde ChevallierComptabilité
Mis à jour le
16/11/2023
Dans une entreprise, la direction administrative et financière (DAF) est un des éléments-clés de sa réussite. En période de crise, son rôle est encore plus important. Aujourd’hui, les crises sont malheureusement légion : guerre en Ukraine, hausse des prix des matériaux et matières premières, inflation, coût des énergies, pénurie de main d’œuvre… Toutes peuvent avoir un impact significatif sur les finances de l'entreprise. Pour y faire face et traverser la tempête sans encombre, il faut d’autant plus avoir une bonne gestion administrative et financière pour maintenir la rentabilité de l’entreprise et garantir sa pérennité.
Dans cet article, nous allons explorer les raisons pour lesquelles le poste de DAF est essentiel en période de crise et les actions clés qu'il·elle peut entreprendre pour aider l'entreprise à surmonter les difficultés.
1- Optimiser la gestion des flux de trésorerie
En période de crise, la gestion de la trésorerie devient essentielle pour la survie de l'entreprise. Le·a DAF doit être en mesure de comprendre les flux de trésorerie, d'identifier les zones de risque et de mettre en place des stratégies pour assurer une trésorerie suffisante à l'entreprise. Il faut en effet faire face aux dépenses courantes et aux obligations financières telles que le paiement des salaires, des fournisseurs, des impôts, des taxes…
Pour optimiser la trésorerie, le·a DAF doit jouer à la fois sur les encaissements et les dépenses.
- En ce qui concerne les encaissements, le·a DAF doit s’assurer que les clients payent tous en temps et en heure. Il faut éviter à tout prix les retards de paiement et encore plus les impayés. C’est surtout la théorie parce que dans la pratique, le client qui subit lui aussi toutes ces crises va chercher au maximum à retarder ses paiements. Pour cela, le·a DAF s’appuie sur une gestion fine du suivi des factures : quelles sont les dates d’échéance ? Qui n’a pas encore payé ? Pour quel montant ? Les relances clients doivent être systématiques. Enfin, le·a DAF peut aussi aller à la recherche de financements externes : prêts, émissions de titres sur les marchés financiers…
- Au sujet des dépenses, l’enjeu est de les limiter dans le temps et en volume. Le·a DAF doit travailler en collaboration avec les autres services de l’entreprise pour identifier tous les coûts non nécessaires et les supprimer. En parallèle, il·elle doit mettre en place une stratégie pour réduire ceux qui sont les plus importants. Il peut s'agir de diminuer les coûts d'exploitation, de repenser la chaîne d'approvisionnement, ou encore de trouver des moyens d'automatiser les processus pour minimiser les frais de main d'œuvre. L’optimisation des dépenses inclut aussi la renégociation des contrats avec les fournisseurs pour prolonger les délais de paiement.
En temps de crise, le·a DAF est un véritable pompier de l'entreprise : il doit être capable de gérer les flammes et d'empêcher le feu de se propager.
2- Maintenir la confiance avec toutes les parties prenantes
En période de crise, maintenir la confiance est incontournable. Cela passe par une communication transparente et régulière avec toutes les parties prenantes de l'entreprise : les salariés, les banques, les investisseurs, les fournisseurs et les clients. Le·a DAF doit expliquer clairement les défis auxquels l'entreprise est confrontée et les mesures qu'elle prend pour les surmonter. Évidemment, toutes les parties prenantes n’auront pas les mêmes types d’informations. Par exemple, les employés doivent être informés de la situation de l'entreprise et de ce qu'ils peuvent faire pour aider à surmonter la crise. Les clients sont prévenus de toute perturbation éventuelle des activités et de ce qui est mis en place pour minimiser l'impact sur leur expérience. Quant aux banques et aux créanciers, ils peuvent être tenus au courant des mesures engagées par l'entreprise pour faire face à la crise.
La communication doit être honnête, claire et basée sur des faits, tout en étant rassurante pour éviter la propagation de rumeurs ou de fausses informations qui pourraient avoir des conséquences négatives sur la réputation de l'entreprise. Le·a DAF doit également travailler en étroite collaboration avec les autres membres de la direction pour s'assurer que les messages envoyés sont cohérents et reflètent l'engagement de l'ensemble de l'entreprise à surmonter la crise.
3- Gérer les risques financiers
Beaucoup d’entreprises subissent les différentes crises de plein fouet et constatent diverses perturbations : elles ne sont pas payées par leurs clients, elles ne sont pas livrées par leurs fournisseurs… Ces entreprises peuvent graviter dans votre écosystème : ce sont vos partenaires, vos clients, vos fournisseurs, les fournisseurs de vos fournisseurs etc.
Le·a DAF doit être en mesure de mener une analyse fine des différents risques portant sur tous les maillons de la chaîne de valeur de l'entreprise (les clients, les fournisseurs et les partenaires).
Pour cela, le·a DAF peut s'appuyer sur des outils de surveillance et d'alerte qui identifient les signaux faibles indiquant un risque potentiel. Il·elle doit également se montrer proactif·ve en anticipant les risques financiers et en prenant des mesures préventives pour éviter qu'ils ne se matérialisent. Il·elle doit avoir la capacité de réagir vite afin de réorienter les investissements ou les dépenses rapidement. Par exemple, il·elle peut établir des contrats clairs et précis qui protègent l'entreprise en cas de défaillance d'un partenaire et travailler à la diversification des sources d'approvisionnement et des clients pour réduire la dépendance de l'entreprise à un seul acteur.
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4- Analyser la data pour prendre des décisions plus éclairées
Ce n’est pas une surprise : nous évoluons dans un monde où l'information est omniprésente. C’est un atout qu’il faut savoir exploiter. En temps de crise, c’est encore plus important ! Le·a DAF doit savoir comment utiliser toute cette data à son avantage afin de prendre des décisions éclairées.
Le·a DAF doit donc mettre en place un système efficace de collecte et d'analyse de données. Cela implique de travailler avec les autres services de l'entreprise pour définir les données clés à surveiller. Ces données peuvent inclure les flux de trésorerie, les coûts de production, les ventes, les prévisions de trésorerie, les marges bénéficiaires, les impayés clients, les coûts des matières premières, les délais de livraison, etc. C’est très vaste ! À vous de définir les données importantes pour votre entreprise.
Une fois la collecte faite, place à l’analyse ! Le plus simple est de s’aider d’outils qui agrègent la data en tableaux de bord afin de faciliter leur interprétation. En comprenant les tendances, les modèles et les anomalies, le·a DAF peut prendre de meilleures décisions basées sur des faits. Par exemple : quels sont les produits ou services les plus rentables, quels sont les clients avec et sans retards de paiement, quels sont les fournisseurs les plus fiables et ceux qui ont des retards de livraison etc.
Il est important que les entreprises reconnaissent la valeur ajoutée que peut apporter un·e DAF expérimenté·e en temps de crise et qu'elles lui accordent les ressources et les compétences nécessaires pour remplir ce rôle essentiel.
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