Cabinet comptable

CTN France optimise son process de relances clients grâce à LeanPay

Présentation du client
CTN France est une entreprise d’expertise-comptable offrant à sa clientèle un service global : gestion comptable, audit, droit, fiscalité, paie, RH, fiabilisation des systèmes d’information et de traitement des données personnelles… Elle accompagne depuis plus de 90 ans le développement d’acteurs régionaux et accueille désormais des entreprises étrangères qui s’installent en France.
https://www.ctn-france.fr/
secteur
Cabinet comptable
taille de l'entreprise
100 salariés
Lieu du siège
Lezennes, Nord
Fonctionnalités favorites
Les factures PDF en PJ des relances
Fabien Corneillie
Associé
C’est très important d‘avoir un outil qui permet de systématiser les relances clients et d’avancer plus vite.

Nous avons accueilli dans nos locaux lillois Fabien Corneillie, Associé, Expert-comptable, Commissaire aux comptes, au sein de CTN France. L’occasion d’un échange convivial au sujet de la profession d’expert-comptable et de l’importance du poste clients. Fabien Corneillie nous dévoile les dessous de la mise en place de LeanPay chez CTN France et de ce qu’un nouvel outil implique en termes de modifications de processus et de résistance au changement.

Avant LeanPay

Des relances clients ponctuelles

Des relances clients à la main et peu professionnelles

Une liste papier des clients et de leurs factures

Avec LeanPay

Des relances clients systématiques

Des relances clients + professionnelles car + processées

Un import automatique de toutes les factures

La relance client, un vrai savoir-faire

Afin de bien comprendre dans quel contexte LeanPay a été intégré chez CTN France, Fabien Corneillie nous a présenté le cabinet comptable et son champ d’actions. “CTN, c’est une vieille maison puisque le cabinet a été fondé en 1929. Nous faisons tous les métiers qui gravitent autour de l’expertise-comptable.” En effet, l’offre proposée par CTN France est globale :

  • Suivi administratif, comptable et déclaratif fiscal
  • Paies
  • Accompagnement juridique
  • Back-office administratif
  • Accompagnement d’entreprises étrangères à s’implanter en France

CTN France a observé, que ce soit pour le compte de ses clients ou pour son propre usage, que relancer le poste clients est un vrai savoir-faire, qui nécessite une personne dédiée. “Quand on relance un client en retard de paiement, on fait face, côté client, à de la désorganisation, de la mauvaise foi, une façon de gagner du temps… On nous dit : « Le chèque est là : il va partir ». Or, nous savons bien que ce n’est pas toujours vrai”.

“C’est très important d‘avoir un outil qui permet de systématiser les relances clients et d’avancer plus vite.

Fabien Corneillie nous explique sa démarche. “Un des points importants consiste à avoir une attache client dans les jours qui suivent l’envoi de la facture pour s’assurer que tout est en ordre. « Avez-vous bien reçu la facture ? Êtes-vous bien le bon interlocuteur ? Y a-t-il un souci avec la facture ? » Ces trois questions permettent de désamorcer pas mal de choses sur le poste clients. En effet, si la facture est envoyée à quelqu’un qui n’en est pas en charge, elle ne sera pas payée à l’échéance. C’est pareil, s’il y a un couac sur la facture parce qu’on n’a pas facturé le bon prix, parfois, c’est juste un prétexte pour le client pour ne pas payer, voire pour ne pas mettre la facture dans le circuit de validation”.

L’implémentation de LeanPay ou la résistance au changement

CTN France utilise Quadratus de Cegid comme outil de facturation. Mais, celui-ci n’a pas de modules de relances clients. Elles étaient donc réalisées de façon artisanale, selon le process suivant : “Avant, chaque expert-comptable recevait une liste papier de clients et de leurs factures associées.  C’est lui qui décidait s’il fallait relancer ou pas. J’ai mis le holà à cette situation. Si la facture a été émise, c’est qu’elle doit être relancée. Sinon, il ne fallait pas facturer” se souvient Fabien Corneillie.

Conclusion : les relances clients étaient chronophages, pas toujours très professionnelles et pas assez fréquentes.

Alors, Fabien Corneillie, qui est en charge de la veille sur les outils numériques, s’est occupé de trouver une solution adaptée aux relances clients. Il avait déjà entendu parler de LeanPay et avait vu nombre de nos publications sur LinkedIn. Il voulait tester l’application avant de décider s’il allait l’utiliser de façon pérenne.

En général, il y a toujours un peu de levée de bouclier, de résistance au changement. Et c‘est normal. Au début, quand j’ai présenté LeanPay à notre service gestion, j’ai reçu des réticences : « Non, cela ne va pas aller ! Cela ne va pas être pratique ! » ” explique Fabien Corneillie.

L’intégration la plus adaptée pour le déploiement sur CTN France est la synchronisation comptable. “La mise en place s’est très bien passée car tout a été plutôt simple. J’ai juste envoyé un grand livre client Excel. Ce qui a été plus long, c’est l’envoi des factures PDF car le volume était conséquent”.

Petite anecdote : au début, pour tester l’outil, Fabien Corneillie a joué sur les niveaux de relance et a constaté que les relances de niveau les plus élevés faisaient beaucoup réagir les clients avec des factures de plusieurs mois de retard.

Aujourd’hui, c’est la comptable en interne qui utilise LeanPay pour leurs factures clients. Elle le fait par période car CTN France a beaucoup de poste clients. Le process a évolué puisque chaque facture émise est en même temps envoyée au client et dans l’appli LeanPay. Ce nouveau mode de fonctionnement est désormais rentré dans les mœurs.

Maintenant, il y a une relance systématique qui est faite sur l’ensemble des factures qui sont émises.

Prochaine étape ? “Ce sera l’automatisation des relances parce que nous n’avons pas encore testé cette fonctionnalité”.

De la satisfaction à la recommandation

Et si on parlait de résultats ? Fabien Corneillie note de nombreux points positifs :

  • une réduction du poste clients
  • des rentrées d’argent plus fréquentes
  • un gain de temps dans les relances
  • des relances plus régulières et plus efficaces

Cela nous a permis aussi de confirmer que nous avions un problème d’envoi de nos factures : un nombre important de nos clients ne les recevaient pas.”

Les factures PDF envoyées automatiquement en PJ des mails de relances couplées au portail en ligne sur lequel les clients peuvent aussi les télécharger et les payer a grandement séduit CTN France.

L’un des atouts de LeanPay, c’est de pouvoir télécharger les factures PDF. Il y a forcément des gens qui disent qu’ils n’ont pas la facture. J’en ai entendu des raisons : « Ce n’est pas la bonne boîte mail ! C’est tombé dans les spams ! Je ne sais pas où je l’ai mise ! Je l’ai supprimée etc. » “

Aujourd’hui, CTN France est devenu un client très actif et impliqué qui n’hésite pas à recommander LeanPay. C’est ainsi qu’un autre cabinet comptable parisien a pris référence auprès de CTN France pour valider la solution avant de la tester pour son propre compte et de devenir lui-même client. “Effectivement, un retour de quelqu’un de sa profession rassure et peut confirmer un avis”, conclut Fabien Corneillie.

Présentation du client
CTN France est une entreprise d’expertise-comptable offrant à sa clientèle un service global : gestion comptable, audit, droit, fiscalité, paie, RH, fiabilisation des systèmes d’information et de traitement des données personnelles… Elle accompagne depuis plus de 90 ans le développement d’acteurs régionaux et accueille désormais des entreprises étrangères qui s’installent en France.
https://www.ctn-france.fr/
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100 salariés
Lieu du siège
Lezennes, Nord
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