Informatique

MGI optimise son process de relances grâce à une meilleure visibilité

Présentation du client
L’entreprise MGI est experte en Port Community Systems (PCS) : elle innove pour fluidifier et accélérer les échanges d’informations sur la marchandise entre tous les acteurs privés et publics.
https://www.mgi-ci5.com/
secteur
Informatique
taille de l'entreprise
49 salariés
Lieu du siège
Marseille, Bouches-du-Rhône
Fonctionnalités favorites
Balance âgée
Béatrice Brun
CFO
Nous sommes clients depuis plus d'un an chez LeanPay. Le service s'est bien amélioré, l'expérience est très positive et c'est pour cela que nous y sommes fidèles.

Fondée en 1985, l’entreprise MGI (Marseille Gyptis International) a développé un logiciel qui permet de dématérialiser et faciliter le transit de marchandises. Elle travaille directement avec les communautés portuaires en France et dans les départements d’outre-mer.

Béatrice Brun, CFO de MGI, nous explique son ancienne gestion du poste clients sur Excel, la mise en place de LeanPay et l’impact de l’outil pour leur recouvrement de créances.

Avant LeanPay

Seulement quelques clients en retard relancés

Un suivi inefficace et peu mis à jour

Un manque de partage d’informations

Avec LeanPay

Tous les clients en retard systématiquement relancés

Un suivi et des process efficients

Un outil collaboratif qui permet un travail fluidifié

Un suivi des paiements et des relances manuel

En termes de facturation, Béatrice Brun nous expose leur manière de faire : les clients sont facturés mensuellement avec une partie fixe qui correspond à un abonnement et une partie variable qui représente leur activité. On peut séparer en deux les clients :

  • Une petite proportion de clients est en prélèvement avec un délai de paiement de 45 jours.
  • La grande majorité des clients a un délai de paiement de 30 jours. À date d’échéance, ils paient soit par virement soit par chèque. C’est dans cette catégorie de clients que MGI constate beaucoup de retards de paiement, mais sans aller jusqu’aux impayés.

Une personne s’occupe exclusivement du suivi des clients, à la fois côté facturation et côté recouvrement. Avant d’utiliser LeanPay, la gestion du poste clients était réalisée à la main sur un fichier Excel. Un processus peu adapté à une entreprise qui édite entre 300 et 400 factures par mois.

Béatrice Brun évoque d’ailleurs une double problématique : le manque de vision sur les clients en retard et des lacunes sur le partage d’informations. “Nous n’avions pas une vision claire du suivi des paiements et des relances. Comme le fichier Excel n’était pas toujours tenu à jour, il était compliqué de s’y retrouver. Nous n’identifiions pas tous les clients en retard de paiement et nous passions à côté de relances. En plus, les relances mail partaient de la boîte de ma collaboratrice, à laquelle je n’avais pas accès.” Par manque de renseignements facilement accessibles et partageables, Béatrice Brun et sa collègue faisaient des points réguliers pour suivre l’avancement des relances.

Nous passions plus de temps à dire où en étaient les relances, qu’à relancer réellement. Notre suivi n’était vraiment pas assez efficient,“ constate Béatrice Brun.

Un temps assez conséquent d’ailleurs puisqu’elle estime consacrer 4 heures par mois au suivi du recouvrement. Quant à sa collaboratrice, c’est même 50% de son temps qui est dédié à la gestion du poste clients.

Lorsque Socrate Tellier, co-fondateur et CEO de LeanPay, contacte Béatrice Brun, elle n’était pas à la recherche d’un outil. “Je ne savais même pas que cela existait, mais quand [Socrate Tellier, ndlr] m’a proposé le produit, cela m’a décidé à changer de méthode”, raconte-t-elle.

Un outil qui a évolué au fur et à mesure des besoins de MGI

Dès la présentation de LeanPay, Béatrice Brun a tout de suite perçu l’outil comme “simple d’utilisation, agréable visuellement et très intuitif”. Elle a pu tester directement LeanPay durant quelques semaines sans engagement : “C’est rare de proposer cela et c’est un énorme atout de LeanPay. Si on m’avait dit qu’il fallait souscrire un an, je ne l’aurais pas fait, parce que je ne cherchais pas d’outil à l’époque. De plus, comme je n’étais pas la principale utilisatrice, j’avais besoin que ma collègue essaye aussi et valide. C’est quelqu’un qui n’est pas très à l’aise avec l’aspect bureautique et, pourtant, il n’y a pas eu besoin de formation. LeanPay est vraiment facile d’utilisation. J’ai vraiment vu en peu de temps ce que cela pouvait nous apporter,” poursuit Béatrice Brun.

MGI utilise Quadratus comme logiciel de facturation. Pour récupérer les données de factures et paiements, c’est la méthode de la synchronisation comptable qui a été privilégiée. En ce qui concerne l’installation, “c’était rapide et Socrate était très présent.

Béatrice Brun apprécie aussi que ses retours et suggestions aient été pris en compte dans l’évolution de l’outil. “L’application est améliorée en continu en fonction de nos besoins. Par exemple, je voulais pouvoir exporter en Excel la balance âgée du tableau de bord. J’ai aussi demandé à avoir un filtre directement dans le grand livre client pour exclure les clients « douteux » que nous ne souhaitons pas relancer. La possibilité d’envoyer les relances en courrier recommandé a également été mise en ligne. C’est vraiment bien de pouvoir les envoyer via LeanPay car nous avons toute la procédure de relances au même endroit.

"Nous sommes clients depuis plus d'un an chez LeanPay.  Le service s'est bien amélioré, l'expérience est très positive et c'est pour cela que nous y sommes fidèles."

Une meilleure visibilité pour des relances plus efficientes

Béatrice Brun est très satisfaite de l’incidence qu’a eu LeanPay dans le processus de recouvrement de MGI : “Il y a eu un impact un peu sur tout : une meilleure visibilité des retards, une structuration de nos relances, une réduction de nos délais de paiement”.

Chaque client qui a un retard de paiement sur une facture est désormais facilement repéré. Ce temps gagné dans l’identification est réutilisé à bon escient dans la relance. Tous les clients en retard sont donc relancés, ce qui n’était pas le cas avant. La mise en place d’un plan de relances a permis de structurer la procédure : “nous avons cadré chaque relance, ayant même recours au service juridique pour la partie légale de la lettre de mise en demeure,” détaille Béatrice Brun.

Elle et sa collègue ont un usage de LeanPay assez différent. “Je regarde surtout la balance âgée pour savoir qui sont les clients à plus de 120 jours de retard. En général, c’est cela qui m’intéresse”, explique Béatrice Brun. “C’est ma collaboratrice qui s’occupe des relances. Elle envoie le mail de pré-échéance à tout le monde. C’est LeanPay qui lui dit qui doit être relancé et quelle est la relance à envoyer. Elle n’a plus qu’à valider. Cela va très vite. Nous n’avons plus besoin de faire notre point régulier car j’ai maintenant accès à toutes les informations rapidement. Je vais directement sur le client et je vois s’il a été relancé, et la raison du blocage s’il ne l’a pas été”.

C’est beaucoup plus efficient comme système” conclut-elle.

Cerise sur le gâteau, Béatrice Brun a également constaté une amélioration des délais de paiement qui ont diminué de 5 jours.

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Présentation du client
L’entreprise MGI est experte en Port Community Systems (PCS) : elle innove pour fluidifier et accélérer les échanges d’informations sur la marchandise entre tous les acteurs privés et publics.
https://www.mgi-ci5.com/
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Informatique
taille de l'entreprise
49 salariés
Lieu du siège
Marseille, Bouches-du-Rhône
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