Goudici réduit le temps passé sur les relances clients grâce aux scénarios

La société Goudici propose aux entreprises un service de livraison de plateaux repas à Nantes, Saint-Nazaire et leur périphérie pour une pause gourmande réussie. Elle a choisi LeanPay pour mieux gérer ses relances clients et réduire au maximum les retards de paiement. Au quotidien, c’est Angie Bouillard, côté relation client/facturation, et Sandie Achard, côté compta/gestion, qui utilisent le plus LeanPay. Elles nous racontent comment elles géraient la gestion des factures clients avant LeanPay et ce que l’outil a changé pour elles dans leur façon de travailler.

Avant LeanPay

Des relances clients entièrement manuelles

Des factures PDF ajoutées à la main en PJ des mails

Temps passé important : des après-midi entières à 2, voire avec l’aide en plus des commerciaux

Un fichier Excel fastidieux à mettre à jour

Avec LeanPay

Simple validation des relances déjà préparées

Les PDF ajoutés automatiquement aux mails

Gain de temps considérable : une personne pour les relances et pas plus de 30 minutes par jour

Une solution simple à utiliser

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Un logiciel de facturation peu adapté au B2B et un suivi sur Excel

Sandie Achard commence par nous expliquer leur système de facturation : “Nous utilisons Prestashop comme logiciel de facturation. Mais il n’est, malheureusement, pas très adapté à une activité B2B.”

Les commandes arrivent à la fois en ligne via le site internet mais aussi par mail ou au téléphone. Dans ce dernier cas, Angie Bouillard les ajoute dans Prestashop. “Quand la vente est faite en ligne, le client a deux possibilités : soit payer en ligne par carte bancaire, soit régler à la livraison sur présentation de la facture”, précise Angie Bouillard. Une partie des commandes n’a donc pas besoin d’être relancée. “Ce n’est pas le cas le plus fréquent, loin de là. En B2B, les entreprises négocient les délais de paiement, elles ont l’habitude de réaliser des virements groupés au même moment. Donc, en réalité, peu payent par carte”.

Pour la suite du processus, quand le statut de la commande est passé en “livré”, Prestashop envoie automatiquement la facture au client par mail. Le problème, c’est que la personne qui a passé la commande est rarement celle en charge de payer la facture. Alors, le client donne parfois des recommandations comme le fait de déposer la facture sur une plateforme ou de l’envoyer par mail au service comptable. “Dans ce cas-là, j’extrais la facture et je la renvoie à la main à la bonne personne,” explique Angie Bouillard.

Avant d’utiliser LeanPay, le suivi des factures clients était réalisé sur un fichier Excel. “Nous faisions un export Excel de Prestashop, que nous retravaillions pour suivre nos règlements. Nous ajoutions le délai de paiement du client et les dates d’échéance des factures. Nous calculions aussi le délai de retard mais pas le DSO”, se souvient Sandie Achard. Goudici a différents délais de paiement selon les clients : 15 jours (pour les clients qui n’ont pas précisé de délai de règlement), 30 jours, 45 jours et 60 jours.

Avec le fichier Excel, le travail effectué était double :

• Le suivi des règlements quotidien. Sandie Achard nous explique son rituel : “Tous les jours, je me connectais à notre compte bancaire pour voir tous les paiements reçus. Ensuite, dans le fichier Excel, j’enlevais toutes les factures payées. Et j’ajoutais les nouvelles factures en cours.”
• Les relances clients en elles-mêmes. Il fallait aller chercher la commande dans Prestashop, trouver la facture qui correspond et la télécharger en PDF. Puis, pour la deuxième étape, il s’agissait de préparer le message dans le mail de relance et d’ajouter à la main la facture en pièce jointe. “Concernant les relances, nous ne nous en occupions que quand nous avions le temps. C’était loin d’être un suivi quotidien. Cela entraînait des retards de paiement plus conséquents. En plus, nous passions énormément de temps pour des factures de petits montants, autour de 20 à 50 €.”

“Au final, nous perdions plus d’argent qu’autre chose,” poursuit Sandie Achard.

Au total, elle et Angie Bouillard suivaient 400 factures par mois manuellement. Elles avaient beaucoup de manipulations à faire, ce qui rendait le suivi très chronophage.

L’idée d’avoir recours à un logiciel de relances clients pour les aider est venue assez vite, d’autant que le chiffre d’affaires progressait également. La gestion manuelle ne devenait plus gérable. Angie Bouillard, qui avait déjà travaillé dans le recouvrement avant et utilisait un logiciel dédié, a aussi appuyé cette idée. Elle avait bien conscience des bénéfices pour l’entreprise : “Même si c’est quelque chose de payant, c’est un gain de temps considérable et un gain d’argent au final.”

“Quand on relance tous les jours ou une fois par mois, la trésorerie n’est pas la même à la fin du mois,” conclut Angie Bouillard.

Avec Alexandre Billard, le co-gérant de Goudici, elles ont assisté à la démonstration de LeanPay. Le logiciel a plu tout de suite et le contact avec Socrate Tellier, CEO et co-fondateur de LeanPay, est très bien passé : il n’y a pas eu de comparaison avec d’autres acteurs. “Moi qui ne connaissais pas, comme Angie, les logiciels de relances clients, LeanPay m’a tout de suite paru très ludique, simple et efficace”, se souvient Sandie Achard.

Des plans de relances avec plusieurs étapes adaptées aux clients

Pour intégrer à LeanPay les factures de Goudici, la méthode qui a été privilégiée est la lecture automatique des factures PDF. En ce qui concerne les paiements, une synchronisation bancaire permet de les récupérer tous les jours.

“Pour démarrer, nous avons importé toutes les factures éditées à partir du 1er février 2022, les précédentes étant toujours gérées sur notre fichier Excel”, précise Sandie Achard.

“L’intégration était très rapide : en à peine une semaine, c’était réglé !”

Le process est désormais bien structuré :

• “Tous les soirs, j’envoie l’ensemble des factures de la journée à l’adresse mail qui nous est dédiée chez LeanPay. Le lendemain, l’intégration est déjà faite et, cinq jours après, les factures remontent pour notre niveau 1 de relance”, explique Angie Bouillard.
• Quant à Sandie Achard, tous les dix jours environ, elle transmet à l’équipe LeanPay les informations au sujet des nouveaux contacts facturation à importer. “Socrate m’avait transmis un template pour cela. Je fais un export de Prestashop et je remplis simplement son fichier.”

Elles ont créé trois plans de relances différents :

• un plan par défaut associé aux clients qui doivent régler sous 15 jours
• un plan pour les clients qui ont un délai de paiement à 30 jours
• un dernier plan pour les délais de paiement de 45 à 60 jours

Pour chaque scénario de relance, la première action est un mail intitulé “Avez-vous bien reçu notre facture ?”. Il inclut automatiquement la facture PDF en pièce jointe et est envoyé cinq jours après la livraison, peu importe la date d’échéance du client. “Nous nous rendions compte que beaucoup de factures, arrivées dans la boîte mail de la personne qui a passé commande (souvent une personne à l’accueil), n’étaient pas forcément transmises au service comptable. Maintenant, nous avons beaucoup moins de retours de factures non reçues”, note Sandie Achard.

Leurs plans de relance comportent tous 6 niveaux espacés de 10 jours les uns des autres. Les 3 premiers niveaux de retard correspondent à des relances envoyées par mail. Pour les niveaux 4 et 5, la relance est téléphonique. “Pour l’étape 6, à 60 jours de retard, nous avons prévu l’envoi d’une lettre recommandée. Mais, en réalité, nous n’avons jamais été jusqu’à ce niveau-là. Nous préférons la méthode douce en passant un coup de fil. De ce fait, nous utilisons beaucoup la fonctionnalité du script de téléphone”, indique Sandie Achard. “Quand je m’occupe des relances à effectuer, je filtre d’abord par canal de communication. De cette façon, je traite les mails en premier et je garde tous les appels pour un second temps”, précise aussi Angie Bouillard.

Elles apprécient toute les deux la gestion collaborative de LeanPay, comme le souligne Angie Bouillard. “L’une comme l’autre, nous notons tous les retours clients. Il est important que nous ayons le même niveau d’informations pour faciliter le travail.”

Et de conclure : “C’est merveilleux comparé à ce qu’on avait avant !”

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Un DSO de 20 jours et un gain de temps considérable

Sandie Achard et Angie Bouillard font le point sur l’impact de LeanPay sur l’activité de Goudici et leur travail quotidien.

• Leur encours client a fortement diminué. “Avant, nous avions un encours moyen de plus de 30 jours. Maintenant, il tourne plutôt autour de 20 jours”, analyse Sandie Achard.
• L’amélioration la plus importante pour elles est le gain de temps au quotidien. Sandie Achard passe désormais 3 minutes par jour à faire les rapprochements bancaires. Quand à Angie Bouillard qui prend le relais sur les relances clients, elle se connecte tous les jours à LeanPay durant à peine plus de 30 minutes. Un changement radical par rapport au temps passé quand la gestion était encore sur Excel. “Parfois, nous passions des après-midi entières sur les relances clients. Nous nous partagions la tâche tellement c’était long. Il est même arrivé que nous demandions à nos collègues au commerce de nous aider”, se souvient Angie Bouillard.
• “LeanPay me facilite grandement la tâche pour faire mes rapprochements bancaires en comptabilité. J’ouvre Cegid et LeanPay en même temps. Quand je veux retrouver un rapprochement, c’est-à-dire savoir quel montant paye quelle facture, c’est très facile de retrouver cela avec LeanPay. C’est merveilleux !” ajoute Sandie Achard.
• Côté délai de paiement moyen (DSO), la métrique est désormais calculée automatiquement dans LeanPay. “Notre DSO est de 20 jours. Entre les clients qui sont en paiement comptant 15 jours, ceux qui payent à 30, 45 ou 60 jours, nous considérons qu’un DSO de 20 jours, c’est vraiment bien”, explique Sandie Achard.

“Cela signifie que ce qui a été vendu en début de mois arrive en trésorerie à la fin du mois. Maintenant, nous sommes moins impactés, voire plus du tout impactés, par les retards de paiement.”

Pour le mot de la fin, Sandie Achard nous parle de la relation clients : “Nos demandes sont très bien suivies. Nous avions évoqué certains points au début avec Socrate. Ils ont tous été repris par Mythridate [Dubuis, Customer Success Manager chez LeanPay, N.D.L.R.] des mois plus tard. Je trouve cela vraiment très appréciable”.