Agence

Deepidoo a gagné 30k € de trésorerie grâce au recouvrement en temps réel

Présentation du client
Forte de son expérience en retail et en marketing, l’entreprise Deepidoo est spécialisée dans l'animation et la digitalisation des points de ventes.
https://www.deepidoo.com/
secteur
Agence
taille de l'entreprise
21 salariés
Lieu du siège
Lyon, Auvergne-Rhône-Alpes
Fonctionnalités favorites
Plans de relance
Anne-Laure Poyard
Responsable administrative
LeanPay nous permet de mieux communiquer entre nous et de centraliser au même endroit les informations.
Gain de trésorerie
30k €

Deepidoo est une agence de marketing sensoriel créée en 2013. Elle accompagne ses clients dans l'animation et la digitalisation de leurs points de ventes. Grâce à une puissante innovation technologique, elle crée et diffuse des ambiances au moyen de playlists musicales, vidéos, diffuseurs de parfums etc. Une façon de déployer l’identité sonore, visuelle et olfactive de leurs clients de manière uniforme dans chaque magasin.

Anne-Laure Poyard, responsable administrative chez Deepidoo, nous raconte pourquoi elle a choisi de digitaliser son recouvrement avec LeanPay.

Avant LeanPay

Un process de recouvrement qui manque de rigueur et de précision

Une journée et demi par semaine consacrée aux relances

100.000 € de factures échues non payées par mois

Avec LeanPay

Un recouvrement au plus juste grâce aux données en temps réel

2 heures par semaine pour la gestion des relances clients

70.000 € de factures échues non payées. 30.000 € sont récupérés beaucoup plus rapidement

Un recouvrement inefficace via un prestataire

La typologie de clients de Deepidoo est assez variable: cela peut aller du petit restaurateur indépendant aux grandes enseignes telles que Go Sport ou Decathlon et qui ont un plus large panel de magasins. Cette variété se retrouve aussi dans la facturation :

  • Certains clients s’engagent sur une longue période (12, 36 ou 48 mois) et sont facturés mensuellement. Quand d’autres achètent des licences pour une période donnée et sont facturés une seule fois.
  • Certains clients sont en prélèvement direct et d’autres ont des délais de paiement de 30 jours, 45 jours fin de mois ou 60 jours.
  • Pour les commandes d’un montant élevé et les clients ayant un délai de paiement de 60 jours, la facturation est scindée en deux avec une facture d’acompte et une facture de solde.

Au total, ce sont entre 300 et 400 factures qui sont éditées chaque mois.

Anne-Laure Poyard, qui gère seule tout le pôle facturation, consacre beaucoup de temps aux relances clients : “C’était très long. Je passais une journée et demie par semaine à envoyer des relances”. Elle constate également de plus en plus de retards de paiement. Pour faire face à ces problèmes, Deepidoo fait appel à un prestataire pour effectuer des relances par mail et par téléphone. “Nous voulions quelqu’un qui soit spécialisé dans le domaine du recouvrement pour qu’il y ait plus d’impact pour nos clients.

Si, au début, les résultats sont plutôt concluants, la manière de faire n’est pas optimale pour Deepidoo. Anne-Laure Poyard nous explique pourquoi. “J’envoyais une fois par semaine l’état client avec la liste des factures ayant plus de 30 jours de retard. Par exemple, le fichier était envoyé le lundi. Si une facture était considérée comme impayée le vendredi, elle pouvait n’être relancée qu’à partir du jeudi seulement. Donc, il pouvait y avoir un delta d’une semaine.” Qui plus est, Anne-Laure Poyard s’est vite rendu compte que les retards les plus importants étaient des cas sensibles et concernaient des litiges sur lesquels le prestataire ne pouvait quoi qu’il arrive pas intervenir. Le gain de temps espéré en passant par un prestataire n’était pas assez important. Denier point, comme Deepidoo a l’habitude de recevoir des paiements chaque jour, le fichier de suivi envoyé devenait vite obsolète. Il y avait donc un risque de relancer un client ayant déjà réglé sa facture.

Ce n’était pas assez efficace comme système. Il nous fallait en fait une solution capable de se connecter à notre logiciel de facturation QuickBooks pour avoir un suivi en temps réel. C’était le critère numéro 1 dans le choix de l’outil,” conclut Anne-Laure Poyard.

De la donnée en temps réel pour favoriser le travail d’équipe

C’est donc avec cette volonté de trouver outil interfacé avec QuickBooks qu’Anne-Laure Poyard a fait ses recherches. Lorsqu’elle a vu le partenariat entre LeanPay et QuickBooks, elle s’est renseignée sur notre site internet. “J’ai vu que vous étiez situés à Lille et cela nous plaisait de travailler avec une entreprise française. J’ai donc pris contact avec Socrate [Tellier, CEO et co-fondateur de LeanPay, ndlr] pour réaliser une démonstration de l’outil. Il nous a proposé un essai gratuit de 15 jours, alors nous nous sommes lancés.

Anne-Laure Poyard a apprécié la connexion immédiate par API entre QuickBooks et LeanPay qui permet de récupérer en temps réel toutes les données de Deepidoo. “L’intégration est ultra simple. Il n’y a pas besoin de créer tous nos clients dans votre base. Tout est tout de suite importé. En plus, nous sommes bien accompagnés. J’avais un contact support si jamais j’avais des soucis lors du paramétrage, mais en fait, il n’y a presque rien à faire. J’ai aussi eu un rendez-vous après deux mois d’utilisation pour partager mes retours. Les points d’amélioration que j’ai identifiés ont d’ailleurs rapidement été pris en compte.

La gestion en temps réel est vraiment un atout de taille au yeux d’Anne-Laure Poyard. “Je n’ai pas de questions à me poser : je sais que si une relance est envoyée, c’est que le paiement n’a pas été reçu. Le dashboard est aussi en temps réel : délais de règlement moyens, les clients les moins bons payeurs… Il est très clair par rapport à celui de notre ancien prestataire.

Anne-Laure Poyard a créé différents plans de relances pour personnaliser au mieux les messages envoyés à ses clients. “J’ai un scénario basique en automatique avec une pré-relance, une 1ère et 2ème relance par mail, un appel téléphonique et ensuite une lettre de mise en demeure. Pour des clients plus sensibles, j’ai un plan avec des relances que je valide avant l’envoi. Comme elles sont déjà paramétrées, je n’ai plus qu’à cliquer. J’ai aussi créé des plans pour les relances en anglais.” Ces scénarios de relances fonctionnent mieux, comme le souligne Anne-Laure Poyard : “J’ai remarqué que nos clients répondent plus facilement aux mails de relance depuis que nous utilisons LeanPay. J’en ai déduit que c’était beaucoup plus clair pour eux. Ils accèdent depuis les mails à leurs factures sur le portail client. Ils ont une vision générale de leur compte client chez nous. Lorsqu’ils m’indiquent une date de paiement, je peux la noter en commentaire de la facture. C’est très pratique.

La prochaine étape pour Anne-Laure Poyard, c’est d’intégrer davantage la force de vente à l’utilisation de LeanPay pour une meilleure gestion collaborative. Elle souhaite favoriser le partage d’informations entre la finance et l’équipe commerciale qui est directement en lien avec le client et dispose d’informations importantes. “Je vais bientôt former 4 personnes sur l’outil. L’objectif, c’est qu’elles aient une visibilité en temps réel des retards et qu’elles utilisent les commentaires pour me faire leurs retours sur une facture. Si une installation n’est pas encore terminée, c’est normal que le client n’ait pas encore payé et il ne doit pas être relancé”.

“LeanPay nous permet de mieux communiquer entre nous et de centraliser au même endroit les informations (et pas dans des dizaines de mails différents).

30.000 € de trésorerie en plus

Lorsqu’Anne-Laure Poyard fait le bilan au bout de 6 mois d’utilisation, elle évoque trois changements importants : la diminution du montant des retards de paiement, une meilleure gestion du suivi des factures et un gain de temps considérable.

  • Diminution du montant des retards de paiement

Anne-Laure Poyard a constaté une diminution d’environ 30% de ses retards de paiement. “Quand, par exemple, nous avions avant 100.000 € de factures échues et non réglées sur un mois, maintenant, nous tournons plus autour de 70.000 €. C’est donc 30.000 € que nous récupérons beaucoup plus rapidement. Cela nous permet de gonfler notre trésorerie et de faire de petits investissements supplémentaires.

  • Meilleure gestion du suivi des factures

Une fois le paramétrage de LeanPay effectué pour s’adapter aux habitudes de communication de Deepidoo (plans de relances, personnalisation des mails et courriers de relances, tags…), Anne-Laure Poyard est satisfaite de cette nouvelle façon de gérer les retards de paiement. “Je trouve que c’est une meilleure gestion des impayés en général. LeanPay récupère les factures et les paiements en temps réel pour tout calculer automatiquement, que ce soit le délai de paiement moyen, la balance âgée, le top 5 des clients mauvais payeurs, le poids relatif d’un client par rapport au chiffre d’affaires… Tout le suivi est centralisé au même endroit. Notre process sera encore plus efficace lorsque les commerciaux seront formés à LeanPay et l’utiliseront au quotidien.”

  • Gain de temps considérable

Maintenant que tout est bien paramétré, je n’ai qu’à valider les relances que je souhaite envoyer. Je peux donc me consacrer à des tâches à plus forte valeur ajoutée. Le suivi des retards est extrêmement important, mais c’est redondant. L’automatiser me permet justement de me concentrer sur des tâches tout aussi importantes mais non automatisables”.

Avant, je passais une journée et demi par semaine au suivi des retards de paiement. Maintenant, avec LeanPay, c’est 2 heures par semaine,” conclut Anne-Laure Poyard.

Présentation du client
Forte de son expérience en retail et en marketing, l’entreprise Deepidoo est spécialisée dans l'animation et la digitalisation des points de ventes.
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