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Recouvrement B2B : 10 techniques pour être payé plus rapidement

Rédigé par
Socrate Tellier

Non les retards de paiement de vos clients ne sont pas une fatalité :)

Nous avons rassemblé dans cet articles les meilleures pratiques pour vous aider à améliorer les délais de paiement de vos clients.

1. Bon ou mauvais payeur : évaluez le profil

Pour les nouveaux clients, il peut être utile de faire des recherches sur leur profil de payeur avant de commencer à travailler avec eux.

Ces 4 techniques peuvent vous apporter des informations précieuses sur la santé financière de votre prospect et éventuellement sur sa réputation de bon ou mauvais payeur :

  • Consulter les informations publiques : 3 sources d’informations officielles: Infogreffe, BODACC, Societe.com
  • Lire les rapports de  solvabilité accessibles sur Creditsafe ou B-Réputation par exemple
  • Effectuer une simple recherche dans la presse spécialisée  
  • Ecumer la plateforme publique de la DGCCRF sur laquelle sont publiées toutes les sanctions prononcées contre des entreprises payant trop tardivement leurs fournisseurs ou leurs sous-traitants

Grâce à ces différentes sources d’informations, vous aurez une meilleure idée de la probabilité avec laquelle votre prospect payera ou non vos factures.

Même si cela impacte votre chiffre d’affaires, il peut être pertinent de refuser de travailler pour un client si le risque de retard de paiement voire d'impayé est trop élevé.

2. Détaillez précisément vos conditions de paiement

Les paiements mis en attente par les clients peuvent parfois s’expliquer par des erreurs que l’on a soi-même commises.

Assurez-vous d’avoir envoyé la facture, que vos conditions de paiement soient claires, et que toutes les informations permettant à votre client de vous payer à l'échéance soient inclues :

  • Description précise
  • Prix détaillé
  • Coordonnées bancaires (RIB/IBAN)
  • Référence de la commande
  • Code fournisseur …

3. Etablissez un contrat de vente clair et précis

Parfois, l’excitation de signer un nouveau client passe avant la “paperasse”. En période de négociation, une tendance naturelle consiste à insister davantage sur ses propres engagements que sur les obligations du client pour le rassurer et conclure l’affaire. Mais, l'établissement d’un contrat définissant les obligations de chaque partie est une garantie en cas de désaccord. Listez clairement les conditions de paiement et les sanctions en cas de retard. L’aide d’un avocat pour la relecture de ces contrats peut être tout à fait utile.

4. Mettez en place une organisation structurée

Il vous sera beaucoup plus facile d'être payé rapidement si la gestion des factures clients est bien organisée au sein de votre entreprise.

Il faut notamment définir une stratégie claire en répondant à ces questions :

  • Qui est en charge du suivi des créances clients ?
  • Qui est en charge des relances clients ?
  • Quels sont les canaux de relances à utiliser ?
  • A partir de quel délai le retard de paiement n’est plus acceptable ?
  • Quelle est la gradation dans les relances à effectuer ?
  • Y a-t-il une politique d’escompte ?

Ces questions doivent être considérées pour établir une gestion efficace des factures clients et des retards de paiement le cas échéant.

Si vous avez répondu à ces questions, alors, vous êtes concerné par le sujet des relances clients. Chez LeanPay, nous vous proposons une solution pour créer vos propres plans de relances clients. Vous pouvez les personnaliser selon la typologie de vos clients et prévoir une gradation. Vous avez aussi la possibilité d'automatiser leur envoi.

In fine, toutes ces petites tâches quotidiennes et chronophages sont prises en charge par LeanPay. Vous divisez par 4 le temps passé sur vos relances clients ! Profitez de notre période d'essai gratuite de 30 jours pour tester LeanPay par vous-même.

5. Facturez vos clients le plus tôt possible

En général par manque de temps, nombreuses sont les petites entreprises qui attendent la fin du mois pour créer et envoyer leurs factures. Envoyer la facture dès que possible réduira mécaniquement les délais de paiement car elle sera reçue et traitée plus rapidement.

Mais ce n’est pas uniquement une question de nombre de jours.

Il y a également un facteur psychologique : une facture reçue au moment de la livraison des biens ou de la prestation sera perçue comme plus légitime qu’une facture reçue un mois après la prestation. La valeur ajoutée étant encore présente dans la mémoire du client, les chances que cette facture soit traitée rapidement sont plus élevées si elle est reçue immédiatement.

L’envoi immédiat de la facture vous permet également de faire comprendre à votre client qu’il est important pour votre entreprise qu’elle soit payée rapidement. Si vous l’envoyez quelques jours voire quelques semaines plus tard, le client pourra facilement en déduire que vous avez le temps et mettra cette facture en bas de la pile de celles à payer. C’est une réaction naturelle malheureusement. Il faut donc en tenir compte et envoyer vos factures dès que possible.

Privilégiez l’envoi par email lorsque c’est possible, vous vous assurerez que votre facture a été reçue par la bonne personne et qu’elle n’a pas été oubliée sous une pile de dossiers papiers.

Petite astuce : lorsque vous envoyez vos relances clients avec LeanPay, vous pouvez suivre la réception et l'ouverture des mails de relances. Pratique !

6. Faites un suivi en temps réel

Découvrir qu’un client n’a pas payé une facture un mois après la date d'échéance réduit grandement les chances d'être payé rapidement. Au-delà de 90 jours après la date d'émission de la facture, vous avez 6 fois plus de risque de ne pas être payé. De plus, cela peut décrédibiliser vos efforts de relance : “Mon fournisseur vient seulement de réaliser que je n’avais pas encore payé la facture”.

Sans un suivi précis des factures clients, il n’est pas rare qu’une facture impayée soit oubliée et que les relances soient effectuées trop tardivement. Ceci va engendrer des dérapages dans les délais de paiement qui vont directement impacter la trésorerie de l’entreprise.

Il est donc impératif de pouvoir suivre de manière continue son poste clients :

🏆Facture émise -> ✅Facture non-échue -> ⌛Facture échue ->📧Facture relancée -> 💰Facture payée

Si votre PME ne génère que quelques factures client par mois, cela peut être gérable manuellement, avec un échéancier sur Excel. Mais, c’est un travail  de saisie fastidieux, sans grande valeur ajoutée, et des erreurs dans la saisie des données peuvent générer des oublis ou de mauvaises relances.

Dès que le volume de factures clients dépasse la vingtaine de pièces par mois, cela devient difficilement gérable par une seule personne sans disposer d’un outil digital adapté. Avec LeanPay, vous pourrez maîtriser la complexité induite par la gestion d’un flux important de factures pour garder le contrôle sur les délais de paiement de vos clients.

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7. Ne laissez jamais passer un retard de paiement !

Votre client doit comprendre qu’aucun retard de paiement non-expliqué ne sera laissé sans réponse de votre part. Si un client n’a pas respecté les conditions de paiement prévues dans le contrat, il faut au minimum l’en avertir pour lui montrer que vous êtes au courant.

De plus, il est nécessaire de comprendre rapidement les causes de retard afin d’adapter votre réponse et ainsi maximiser vos chances d'être payé. Si votre client a des difficultés temporaires, vous pouvez agir de manière proactive avec une proposition d’escompte ou d'échelonnement.

Si, au contraire, il fait preuve de mauvaise foi, la menace puis l’envoi d’une lettre de mise en demeure en recommandé avant transfert du dossier à un huissier de justice peut être une stratégie payante. Relancer votre client est un gage de professionnalisme. Cela lui montre que votre entreprise est bien gérée, que vous contrôlez les choses, que vous êtes un fournisseur sérieux et que le travail que vous avez fourni mérite d'être rémunéré.

8. Relancez tôt, relancez efficacement !

Les études statistiques portant sur les délais de paiement montrent que les chances d'être payé sont inversement proportionnelles au retard : plus une créance a de retard, moins elle a de chance d'être payée.

Cela implique qu’il est essentiel de suivre ses factures clients dès le jour de leur émission et de concentrer ses efforts sur les premières relances, lors des quelques jours suivant l'échéance de la facture.

9. Automatisez vos relances  

Personne n’aime relancer ses clients.

Ni le chef d’entreprise qui souhaite préserver sa relation client, ni les équipes administratives qui préfèrent faire autre chose que de passer leur journée au téléphone à essayer de joindre le bon interlocuteur, ni les équipes commerciales qui cherchent à convertir de nouveaux prospects.

C’est la raison pour laquelle les relances clients sont trop souvent improvisées ou réalisées sans coordination. Pour être efficaces, les relances clients doivent être systématiques, cohérentes et graduelles en fonction du profil du client, de l’ampleur du retard et du montant dû.

Il est donc nécessaire de construire un ou plusieurs plans de relances adaptés à votre entreprise et à la relation que vous avez avec vos clients. Dans ce plan doivent figurer les échéances pour lesquelles une relance sera effectuée si la facture n’a pas encore été payée. La manière de communiquer est évidemment essentielle afin d’inciter au paiement des factures en retard tout en préservant la relation client. Pensez à une plateforme telle que LeanPay pour automatiser la gestion de vos relances clients. Vous pouvez y créer facilement vos plans de relance, afin de planifier et d'envoyer vos relances de manière professionnelle et cohérente.

10. Passez certains impayés en perte

Si, malgré vos efforts de relances amiables, l'échelonnement de la dette et les menaces de mise en demeure, la situation de votre client fait qu’il ne peut vous payer, il est parfois inévitable  de passer le relai à un agent spécialisé dans le recouvrement, ou même de passer cette créance douteuse en perte. L’impact sera évidemment proportionnel au montant de la créance liquidée mais vous pourrez vous concentrer sur les créances actuelles, ne plus perdre de temps avec ce client, car comme vous le savez, le temps c’est de l’argent.

Facturer c'est bien, encaissez c'est mieux !