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Comment comptabiliser les pénalités de retard ?
Rédigé par
Manolo Munoz LagadeucComptabilité
Mis à jour le
16/11/2023
Les entreprises réalisant des échanges en B2B sont tenues par le code du commerce de respecter des délais de paiement auprès de leurs fournisseurs. Ces délais sont fixés par défaut à 30 jours et peuvent s’étendre à 60 jours ou 45 jours fin de mois à compter de la date d’émission de la facture. Pour faire face aux retards de paiement qui s’allongent, il est possible d’appliquer des pénalités de retard à chaque client dépassant le délai de paiement préalablement fixé. L’application de ces pénalités est régie par l’article L441-10 du code du commerce.
Dans cet article, nous nous intéressons à la manière dont ces pénalités doivent être inscrites dans les écritures comptables en fonction de leur fréquence, que ce soit pour le fournisseur ou pour le client.
Nous revenons ici sur la méthode de calcul des pénalités de retard et vous expliquons comment les intégrer à vos écritures comptables.
Comment calculer les pénalités de retard ? (Modèle excel à télécharger🎁)
Des pénalités de retard peuvent être exigées auprès du client dès lors que la date d’échéance de la facture est dépassée.
Elles sont calculées sur la base du montant de la facture TTC et varient selon le nombre de jours de retard observés ainsi que selon le taux d'intérêt journalier.
Le calcul à appliquer est donc le suivant :
Montant des pénalités de retard = (Montant TTC de la facture x taux d'intérêt journalier) x (Nombre de jours de retard / 365)
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Comment comptabiliser les pénalités de retard ?
Dès le premier jour suivant le dépassement de l’échéance d’une facture, le fournisseur peut facturer des pénalités à son client. C’est une fois le paiement reçu qu’une facture du montant des pénalités auquel s’ajoutent les indemnités de recouvrement peut alors être transmise au client. En effet, le calcul se basant sur le nombre de jours de retard de paiement, il n’est pas possible d’évaluer les pénalités à appliquer avant d’avoir reçu le règlement de la créance.
Suite à l’émission et au paiement de cette nouvelle facture, il convient d’intégrer ces pénalités dans les comptes annuels de la société, que ce soit du côté client comme du côté fournisseur.
La loi offre aux entreprises deux possibilités de comptabilisation de ces pénalités en les considérant soit comme produits exceptionnels si les retards de paiement sont peu fréquents, ou comme résultats financiers si les retards surviennent plus régulièrement.
Comptabiliser les pénalités de retard fournisseur
Dès que l’impayé de la part du client est constaté par le fournisseur, il peut facturer des pénalités de retard et doit alors :
- débiter le compte 411 “Clients”
- créditer le compte 7631 “Revenus sur créances commerciales”
Lors de la clôture comptable de l’entreprise, un produit rassemblant le montant des pénalités de retard de chaque client doit être établi. Par conséquent :
- le compte 4181 “Clients - Factures à établir” doit être débité
- le compte 7631 “Revenus sur créances commerciales” doit être crédité
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Comptabiliser les pénalités de retard client
De la même façon, les pénalités de retard doivent être comptabilisées du côté client comme ceci lorsqu’elles sont facturées :
- débit du compte 66181 “Intérêts des dettes commerciales”
- crédit du compte 401 “Fournisseurs”
Au moment de la clôture de l’exercice comptable, le client doit déclarer un passif s’il n’a toujours pas reçu la facture des pénalités et doit donc :
- débiter le compte 66181 “Intérêts des dettes commerciales”
- créditer le compte 4081 “Fournisseurs - Factures Non Parvenues”
Nos conseils pour appliquer correctement des pénalités de retard
L’application des pénalités de retard est soumise à des conditions de paiement strictes devant figurer dans vos conditions générales de vente mais également tout au long des différentes étapes du cycle de vie de la facture. Ces conditions sont fixées par le code du commerce et sont exigées systématiquement, à chaque facturation.
Sanctionner des pénalités à ses clients en retard de paiement est une méthode efficace pour réduire le délai de paiement de ses factures. Néanmoins, il est important de ne pas négliger les bonnes pratiques du recouvrement amiable des factures qui permettent d’anticiper ce type de situation et d’entretenir une bonne relation commerciale avec le client concerné.
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