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BTP : 8 techniques pour éviter les impayés
Trésorerie

BTP : 8 techniques pour éviter les impayés

Rédigé par
Mathilde Chevallier

D’après une étude Altares, le BTP a enregistré en 2021 des retards de paiement de 9,5 jours en moyenne. C’est mieux qu’en 2020 et en deçà du seuil symbolique des 10 jours. Les prévisions ne sont néanmoins pas au beau fixe pour plusieurs raisons :

  • L’amélioration des délais de paiement de 2021 est grandement due au vaste plan de soutien de l’Etat. Mais la période d’aide est désormais révolue.
  • Le contexte de la guerre en Ukraine, la flambée des prix de l’énergie ou encore les pénuries engendrent des incertitudes économiques.

Ces retards de paiement présentent un risque d’autant plus important pour les petites et moyennes entreprises dans le secteur du BTP. De plus, si ces retards de paiement se transforment en impayés, cela génère de lourds frais supplémentaires et des problèmes de trésorerie qui sont à l’origine d’une faillite sur quatre dans le secteur du BTP. En effet, pour compenser un impayé de 5.000 €, une entreprise ayant 5% de marge devra générer 100.000 € de chiffre d’affaires additionnel !

La question de la trésorerie et du cashflow est donc omniprésente pour tous les chefs d’entreprise du bâtiment. Alors comment éviter les impayés et limiter les retards de paiement ? On vous présente nos 8 techniques.

Au sommaire de cet article :

1- Étudiez la solvabilité

Il s’agit de notre premier conseil ! Et oui, le meilleur moyen de se prémunir des factures impayées dans le BTP est de se tenir éloigné des mauvais payeurs. Alors, avant de vous engager contractuellement avec un client, il devient primordial de se renseigner au sujet de sa santé financière et notamment de sa solvabilité. Pour cela, vous pouvez trouver sur des sites comme societe.com ou infogreffe.com des informations comme un redressement ou une liquidation judiciaire. Sur le site de la DGCCRF partie sanction, vous pouvez voir aussi si l’entreprise a fait l’objet d’une sanction liée à des retards de paiement à répétition.

Profitez aussi du bouche-à-oreille et demandez à d’autres entreprises du BTP avec qui vous avez un bon contact et qui ont travaillé avec l’entreprise en question comment s’est passée leur relation.

Comment éviter les impayés dans le secteur du BTP ?

2- Faites signer un devis

Dans le BTP, il est d’usage de réaliser des devis et d’attendre leur signature avant de commencer un chantier. C’est ainsi que la relation contractuelle avec votre client doit débuter. Votre devis doit donc répondre parfaitement aux exigences juridiques en y mentionnant de façon très précise les prestations à effectuer et leur prix (coût du matériel et de la main d’œuvre), les modalités et délais de paiement négociés, les pénalités de retard en cas de retard de paiement, et les conditions générales de vente. Inscrire le calcul des pénalités de retard est important car si ce n’est pas spécifié clairement, vous n’êtes pas en droit de les réclamer à votre client en cas de factures impayées.

Une fois le devis signé, cela tient lieu de contrat entre vous et votre client et vous engage mutuellement : vous à réaliser la prestation dans les temps impartis et votre client à vous régler en temps et en heure.

3- Facturez le plus tôt possible

Dans les relations commerciales entre entreprises du BTP, un délai de paiement est toujours appliqué. Il est par défaut de 30 jours mais peut être négocié avec chaque client. Qui plus est, selon les cas, il est possible de calculer de deux manières différentes les délais de paiement fin de mois et la durée en est vite impactée. Nous avions rédigé un article d’ailleurs sur ce sujet et sur l’intérêt de négocier correctement son délai de paiement.

Sachant toutes ces contraintes pour lesquelles vous ne pouvez rien faire, il faut donc focaliser votre attention sur un levier que vous pouvez gérer et contrôler vous-même : le moment de facturation.

Logiquement, plus vous facturez tôt, plus vous serez payé tôt, ce qui vous permet d’agir sur le délai de paiement et les retards de paiement. Votre process de facturation doit être le plus fluide et le plus réactif possible. Dès que vous obtenez la bonne information vous permettant de facturer (devis signé reçu, telle étape de chantier terminée etc.), il faut être réactif et facturer immédiatement. La loi vous accorde un délai de 15 jours pour facturer, mais ce serait dommage de perdre plusieurs jours (voire semaines) de délai de paiement en raison d’un envoi de facture trop tardif.

💡 Astuce : Privilégiez l’envoi de vos factures par mail directement via un logiciel de facturation. Vous gagnez encore du temps dans votre process par rapport à un envoi papier qui nécessite l’impression de la facture, la rédaction du courrier, son dépôt à La Poste et le délai d’acheminement de La Poste.

4- Facturez un acompte au début de chantier

Dans le BTP, les chantiers peuvent représenter de grosses sommes qu’il est plus simple de régler en plusieurs fois. De plus, les chantiers prennent aussi du temps et, souvent, ils sont même retardés en raison des intempéries, des pénuries de matériaux (en ce moment, il s‘agit du bois, du PVC, de l’aluminium, de l’acier…), des pénuries de main d’œuvre… Il apparaît donc comme évident de facturer en plusieurs fois votre chantier, ce qui vous évitera de trop avancer les frais. En répartissant le montant global de la prestation sur plusieurs factures, vous limitez ainsi les risques d’impayés. Nous vous conseillons donc de commencer par facturer un acompte à la signature du devis afin d’”officialiser” le début du chantier.

⚙ Parfois, on peut même distinguer deux types d’acomptes de début de chantier :
l’acompte à la signature du devis, ce qui vous permet de bloquer dans votre agenda une période pour ce client-là.
l’acompte au démarrage des travaux à faire coïncider avec la commande des matériaux pour le chantier.

5- Facturez des acomptes intermédiaires

C’est la suite logique du point précédent. Une fois l’acompte de début de chantier facturé, poursuivez avec des acomptes intermédiaires et un solde à la fin du chantier.

Pour le montant des acomptes, à vous de voir en fonction de vos types de chantiers qui peuvent être variés dans le secteur du bâtiment : prennent-ils quelques semaines à un mois, des mois ? Les montants moyens des chantiers sont-ils élevés ?

Chantiers de petite taille

Pour des chantiers de courtes durées (comme 2 semaines par exemple) et de petits montants (inférieurs à 5.000 €), deux paiements suffisent : l’acompte de 40% à 60% à la commande ou au démarrage des travaux et le solde à la fin des travaux.

Chantiers d’envergure moyenne

Ces chantiers durent plus longtemps (plusieurs semaines, voire mois) et ont une facture totale plus élevée. Vous pouvez alors tabler sur un schéma plus “classique” : 40% d’acompte à la signature du devis, 25% au début du chantier, 20% au milieu du chantier et 15% à la fin des travaux. Pour l’acompte intermédiaire, vous pouvez le conditionner à une étape de chantier et facturer dès lors que celle-ci est achevée.

6- Faites signer le PV de réception de chantier

Bien que non obligatoire aux yeux de la loi, le procès-verbal (PV) de réception de chantier devrait être systématisé dans le secteur du BTP, vu ses nombreux atouts :

  • Le PV de réception de chantier, signé par les deux parties, indique la fin des travaux, ce qui conditionne l’exigibilité de la facture de solde.
  • Il vous permet de transférer la responsabilité du chantier (qui vous incombait) à votre client.
  • Il déclenche les assurances et les garanties.

Vous pouvez ainsi exiger le paiement intégral de la facture de solde, si le PV de réception de chantier est vierge et ne comporte aucune réserve.

7- Relancez tôt et tous les clients

Autre étape incontournable pour vous prémunir des impayés dans le BTP : relancer vos clients qui n’ont pas encore payé leur facture ! Pour que celle-ci soit efficace, nous recommandons de relancer tôt, car plus le temps passe, plus vos chances de recouvrir votre créance s’amenuisent. Mais qu’est-ce que “tôt” veut dire exactement ?

Votre première relance doit se faire au bout de 5 à 7 jours de retard, une fois le délai de paiement atteint et la date d’échéance passée. En effet, elle ne sera pas aussi efficace et vous perdrez en crédibilité si vous relancez plusieurs semaines après.

De plus, dans ce système de relances clients, ce qu’il est également indispensable de mettre en pratique, c’est la relance de TOUTES les factures en retard de paiement. En effet, si vous commencez à suivre correctement vos factures et relancez l’un de vos clients pour une facture en retard de 12 jours alors qu’il y en a une qui traîne depuis 8 mois, encore une fois votre crédibilité en prend un coup. Alors, si jusque-là, vous n’aviez pas suivi minutieusement l’état de vos factures clients, un petit nettoyage préalable s’impose.

👉 Pour aller plus loin, vous pouvez lire notre article sur les 5 erreurs à éviter lors de vos relances clients.

8- Automatisez vos relances

On vous voit venir : en tant que chefs d’entreprise dans le BTP, vous manquez déjà de temps pour vos chantiers et le suivi de vos factures, alors les relances clients pour factures impayées (en plus, il faudrait TOUS les relancer ?!), c’est la dernière tâche sur votre To-Do. Aïe !

Comment récupérer votre argent sans relances ? Combien de vos clients sont bons élèves et vous payent en temps et en heure ? Vous, le premier, est-ce que vous ne traînez pas des fois à régler cette facture car vous avez besoin d’un peu de trésorerie ?

On comprend bien votre situation et c’est pour cela que vos relances clients doivent passer par  l’automatisation. Un logiciel de relances clients tel que LeanPay peut vous y aider. Il est compatible avec tous les outils de facturation ou CRM. Vos données sont ainsi intégrées directement dans LeanPay : les factures PDF, les paiements et les contacts. Il vous suffit alors de paramétrer vos propres plans de relance ou d’utiliser celui par défaut (un gain de temps supplémentaire 😃) . Par exemple, la 1ère relance se fait à J+5 de la date d’échéance et elle est envoyée par mail.

Vous avez à votre disposition différents canaux de relance : mails, courrier ou par téléphone avec un scénario à suivre. Des modèles de mails et de courriers vous sont proposés mais vous pouvez aussi les personnaliser.

Vous avez ainsi une solution clé-en-main pour relancer automatiquement vos clients.

☝ Pour que vos relances clients soient les plus efficaces possibles, envoyez un mail automatique 5 jours avant la date d’échéance pour rappeler à votre client qu’il doit bientôt procéder au paiement.

Une fois toutes ces étapes mises en place dans votre entreprise et bien optimisées, gageons que vous devriez rapidement constater une nette amélioration des délais de paiement de vos clients, une diminution de vos impayés et donc une augmentation de votre cashflow !

Automatisez vos relances et facilitez le paiement de vos clients grâce à LeanPay
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