Un grand livre comptable est un registre des comptes d’une entreprise. Le tenir correctement fait partie des obligations comptables d’une entreprise.

Que doit-il contenir ? Comment le présenter ?  Combien de temps doit-il être conservé ? LeanPay vous propose un article complet pour tout savoir sur le grand livre comptable.

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Grand Livre Comptable : définition

Qu’est-ce qu’un grand livre comptable ?

Le grand livre comptable est la transcription sur un document de toutes les opérations de comptabilité d’une entreprise. Il rassemble tous les comptes utilisés par la société dans le cadre de la tenue de sa comptabilité.

Généralement, le grand livre comptable est décliné de deux façons :

• le grand livre général qui détaille les comptes des classes 1 à 7 (classe 1 : comptes de capitaux, classe 2 : comptes d’immobilisations, classe 3 : comptes de stocks et d’en-cours, classe 4 : comptes de tiers, classe 5 : comptes financiers, classe 6 : comptes de charges et classe 7 : comptes de produits)
• le grand livre auxiliaire qui porte sur les comptes 411 (grand livre auxiliaire clients) ou les comptes 401 (grand livre auxiliaire fournisseurs)

À quoi sert un grand livre comptable ?

Le grand livre comptable a de nombreux atouts. Il permet de :

• vérifier le détail de toutes les opérations d’un compte : date, montant, origine du justificatif...
• retrouver les associations entre les différents mouvements
• identifier de potentielles erreurs (comme l’imputation de compte) pour les corriger
• établir un solde initial et un solde final de l’exercice

Le grand livre comptable permet ainsi d’avoir une vision simple et détaillée d’un compte et des différentes opérations qui l’ont affecté au cours de l’exercice. C’est un outil très utile pour identifier des variations de compte et analyser les performances de l’entreprise sur une période spécifique.

Le grand livre comptable constitue également le document unique à partir duquel la clôture annuelle des comptes est établie.

Que contient un grand livre comptable ?

Un certain nombre de mentions obligatoires doivent figurer dans le grand livre comptable. Pour les comptes, il faut :

• le numéro de compte : exemple “101”
• l’intitulé du compte : exemple “Capital”

Pour les différents mouvements, il faut :

• la date de l’opération
• le libellé de l’opération
• le numéro de pièce comptable
• le journal de comptabilisation de l’opération (banque, achats, ventes, opérations diverses...)
• le montant débiteur ou créditeur de l’opération
• le code du lettrage

Combien de temps conserver un grand livre comptable ?

Vous devez conserver votre grand livre comptable ainsi que ses pièces justificatives pendant une durée de 10 ans à partir de la date de clôture de l’exercice. Si un de vos grands livres est détruit avant le délai de 10 ans, vous encourrez une amende de 10 000 €, comme le prévoit l’article 1734 du Code général des impôts.

Grand Livre Comptable : présentation

Une grand livre comptable est généralement présenté sous forme de tableau. Traditionnellement, on parle d’une forme en “T” pour représenter chaque compte du grand livre. Cela signifie que le numéro et le nom du compte sont inscrits au-dessus de la barre horizontale du T et que la colonne crédit est à gauche de la barre verticale du T et les débits sont à sa droite.

Quant à sa forme, il n’y a pas d’exigence à ce sujet. Il peut être soit réalisé au format papier soit numérique. Pour ce dernier cas, votre logiciel de comptabilité peut sans doute vous aider à automatiser sa création et sa gestion.

Quoi qu’il en soit, vous devez renseigner :

• le solde du compte au début de la période
• toutes les opérations ayant eu lieu durant la période : débit et crédit
• le solde final du compte

De plus, pour avoir un grand livre comptable en bonne et due forme, il est d’usage que :

• les comptes soient classés dans l’ordre des numéros prévus par le plan général comptable (PGC)
• les opérations soient renseignées par ordre chronologique au sein de chaque compte
• les sommes des débits et des crédits soient égales

Grand Livre Comptable et LeanPay

Si vous réalisez votre comptabilité en interne, nous pouvons utiliser votre grand livre clients pour importer vos données dans notre outil LeanPay. Votre grand livre nous permettra d’avoir accès aux :

• factures et aux clients selon les codes clients
• paiements lettrés et non lettrés
• opérations diverses (débit et crédit)

La configuration initiale se fait par notre équipe en interne et n’engendre aucun frais de mise en place. Cela prend seulement quelques minutes avant que tout soit importé dans LeanPay. Puis, une fois la configuration de départ réalisée, il vous suffit de télécharger votre grand livre à la fréquence que vous souhaitez et l’intégration est automatique.

Vous avez ainsi une totale synchronisation comptable. Le point de départ parfait pour commencer vos relances clients automatiques si vous constatez des retards de paiement !

Si vous souhaitez tester LeanPay avec vos propres données, créez simplement votre compte. Vous bénéficiez en plus d’un essai gratuit de la solution durant 15 jours.