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Rapprochement bancaire : automatique ou manuel ?
Rédigé par
Mathilde ChevallierDigitalisation
Mis à jour le
16/11/2023
Dans notre précédent article sur le rapprochement bancaire, nous avions évoqué la définition exacte du rapprochement bancaire et l’utilité de le réaliser régulièrement. Nous avions également expliqué comment faire un rapprochement bancaire avec exemples à l’appui. Si cela vous intéresse, vous pouvez télécharger gratuitement 🎁 notre modèle excel de rapprochement bancaire plus bas dans cet article.
Aujourd’hui, cet article aborde le rapprochement bancaire d’une autre façon : la comparaison entre un rapprochement bancaire manuel sur Excel et un rapprochement bancaire automatisé. Quels sont les avantages et les limites de ces deux approches ?
Rapprochement bancaire manuel
Avantages du rapprochement bancaire manuel
Dans les petites entreprises, il est bien entendu envisageable de faire le pointage à la main. C’est d’ailleurs la solution la plus simple de prime abord et c’est ce que nous avons fait pour illustrer l’exemple de notre autre article sur le rapprochement bancaire. Utiliser un tableur Excel, c’est aussi avoir recours à un outil gratuit et très implanté dans les entreprises. C’est la solution de facilité : elle est simple et peu coûteuse en théorie. Mais, en pratique, c’est une autre paire de manches !
Limites du rapprochement bancaire manuel
- La gestion manuelle de votre rapprochement bancaire sur Excel est en réalité chronophage et fastidieuse dès lors qu’il y a plusieurs comptes bancaires, pléthore d’opérations avec divers moyens de paiement. Cela se transforme vite en véritable casse-tête ! Pointer les relevés bancaires et faire l’état de rapprochement bancaire est une activité qui prend du temps pour toutes les personnes qui y sont en charge.
- Excel n’est pas un outil qui vous permet de scaler votre gestion du rapprochement bancaire manuel, c’est-à-dire qu’il n’a pas la capacité de s'adapter à un changement d'ordre de grandeur. Autrement dit, il ne peut pas maintenir ses fonctionnalités et ses performances en cas de forte demande telle qu’un pic de croissance, une fusion... Il faudra probablement tout recommencer.
- Gérer des données manuellement implique forcément des erreurs humaines. Vérifier une opération quand on a plusieurs relevés bancaires de différents comptes est loin d’être une tâche évidente et les erreurs d’inattention peuvent se glisser facilement lorsque tout est réalisé manuellement.
- Autre point noir : la gestion collaborative avec Excel est loin d’être optimale. Les personnes qui vont avoir besoin du fichier de rapprochement bancaire peuvent être nombreuses : l’équipe financière qui peut mobiliser plusieurs membres pour le maintien du fichier, l’équipe dirigeante pour suivre les chiffres et leurs évolutions... Or, si vous travaillez en local, un fichier Excel ne peut pas être ouvert en même temps sur deux ordinateurs différents. Cela nécessite donc de faire une copie pour pouvoir consulter le fichier. De copies en copies, des changements peuvent être réalisés sans qu’ils soient présents sur le fichier source.
- Le dernier inconvénient concerne le bien-être de vos équipes. Sincèrement, qui rêve de mettre à jour des tableaux Excel à longueur de journée ? Un rapprochement bancaire manuel peut vite entacher le moral et la motivation de tout le monde !
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En savoir plus
Modèle Excel de rapprochement bancaire à télécharger 🎁
Si vous êtes quand même branché Excel, nous vous avons préparé un modèle Excel de rapprochement bancaire pour gagner du temps durant votre réconciliation bancaire. Dans ce fichier, vous trouverez un exemple de rapprochement bancaire avec des opérations et des montants factices. Certains étaient lettrés et d'autres non pour l'exemple. Les anomalies sont repérables en jaune. Le second tableau montre la manière dont la réconciliation bancaire a été faite.
Dans un autre onglet, nous vous proposons ce modèle entièrement vierge. De cette façon, vous pourrez l'utiliser pour vos propres données. Les cellules conservent néanmoins leurs formules pour que tous les calculs soient automatiques.
Le fichier est à télécharger GRATUITEMENT !
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Rapprochement bancaire automatique
Avant d’évoquer les atouts et les limites du rapprochement bancaire automatique, laissez-nous vous présenter la manière dont fonctionne l’automatisation du rapprochement bancaire de notre logiciel LeanPay.
Le rapprochement bancaire automatique avec LeanPay
Chez LeanPay, dans les paramètres, vous pouvez choisir votre ou vos banques, qu’elles soient traditionnelles (Crédit Mutuel, CIC, Crédit Agricole...) ou de nouvelle génération (Qonto, BforBank, Hello Bank...). Puis, vous n’avez plus qu’à connecter à LeanPay tous les comptes bancaires dont vous avez besoin. Cette intégration va permettre de récupérer les paiements des factures en temps réel.
Nous avons défini des règles pour procéder au rapprochement bancaire automatique :
- quand le libellé de l’opération est clair tel que “Vir Boulard FA0220156”, la réconciliation bancaire est automatique. Et le paiement est directement attribué à la ou les bonnes factures qui sont ainsi indiquées comme “payées”. Deux conséquences à cela :
- Toutes les données de suivi sont mises à jour : encours clients, délai de paiement moyen global et par client, balance âgée...
- Le process de relances s’interrompt pour ces factures.
- quand l’opération n’est pas clairement identifiable (libellé flou, remise de chèques...), la certitude n’étant pas assurée, il n’y a pas d’attribution automatique. Mais le logiciel vous facilite néanmoins grandement la tâche. LeanPay fait un rapprochement avec les informations qu’il possède : par exemple le montant encaissé et le montant des factures échues, les clients qui sont en retard de paiement etc. L’outil vous suggère alors des opérations à rapprocher et vous n’avez plus qu’à les valider dans l’interface.
Objectif : zéro facture manquante !
Avantages du rapprochement bancaire automatique
- Le premier avantage évident, c’est le gain de temps considérable apporté à toutes les équipes grâce à l’automatisation du rapprochement bancaire. Ce n’est plus vous qui pointez à la main, c’est le logiciel qui fait tout le travail ! Le rapprochement bancaire automatique permet en plus de croiser plusieurs sources d’informations. Vous dégagez du temps pour mieux analyser les données et leurs résultats et vous concentrer sur des sujets à plus forte valeur ajoutée.
- Le rapprochement bancaire automatique contribue à avoir une vision claire, précise et plus affinée de la trésorerie parce que les données sont prises en compte en temps réel.
- Si vous avez un expert-comptable externalisé, le gain de temps réalisé grâce à l’automatisation du rapprochement bancaire peut vous permettre de négocier les honoraires à la baisse. Ce temps passé auparavant n’a plus besoin d’être facturé.
- Une gestion automatisée du rapprochement bancaire évite les erreurs humaines induites par le traitement manuel.
Limites du rapprochement bancaire automatique
Lorsque le rapprochement bancaire est fait automatiquement, c’est souvent grâce à un logiciel qui est payant, comme c’est le cas de LeanPay. Mais, il propose aussi bien d’autres fonctionnalités très complémentaires qui vous seront utiles pour améliorer votre recouvrement et optimiser votre trésorerie.
Le rapprochement bancaire automatique est seulement une brique parmi toutes celles que propose un logiciel. Tout est inclus dans l’abonnement. Avec LeanPay, vous pouvez aussi créer des plans de relances automatiques et personnalisés par client, suivre des indicateurs clés de votre santé financière en temps réel, proposer à vos clients le paiement en ligne de leurs factures en retard. Vous avez aussi une meilleure gestion du risque client en étant notifié dès qu'un client atteint le montant couvert par l'assurance crédit. Grâce à toutes ces fonctionnalités, vous obtenez moins d'1% d'impayés ! Pour ces factures restantes, vous pouvez même lancer depuis LeanPay une procédure de recouvrement judiciaire auprès d'un acteur externe (huissier, avocat, cabinet de recouvrement...)
De plus, ayez plutôt une approche ROIste. L’abonnement à un tel outil est un investissement très rentable. D’après une étude du Cabinet IDC, lors d’activités liées à la donnée, 80% du temps est en fait dédié à la recherche et à la préparation des données et seulement 1/5 à l’analyse de ces données.
Nous avions ainsi calculé le coût du suivi manuel de la gestion sur Excel (hors analyse) à 615 € par mois et par salarié. Au regard de notre abonnement mensuel qui commence à 135 €, c’est une somme très vite rentabilisée.
Un logiciel comme LeanPay, c’est :
- le DSO réduit de 20%
- le temps consacré au recouvrement divisé par 4
- 97,5% des factures payées grâce au process de relances clients internes.
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