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Fiches pratiques
La reconnaissance automatique des factures grâce à la technologie OCR
Produit LeanPay

OCR et reconnaissance automatique des factures

Rédigé par
Mathilde Chevallier
Mis à jour le
18/7/2022

La technologie OCR est un procédé de digitalisation qui permet de dématérialiser totalement la comptabilité grâce à la reconnaissance automatique des documents. Une petite révolution numérique dans le secteur de la comptabilité et spécifiquement dans le cadre de la saisie comptable et du suivi de factures !

Mais qu’est-ce que l’OCR exactement ? Comment cette méthode fonctionne-t-elle ? Quels en sont les avantages et les limites ? On vous dit tout et surtout on vous explique comment on l’utilise chez LeanPay.

Au sommaire de cet article :

Qu’est-ce que l’OCR ?

OCR est un acronyme pour “Optical Character Recognition” que l’on traduit en français par Reconnaissance Optique de Caractères. La technologie OCR permet ainsi aux entreprises de numériser un document.

Si on prend l’exemple d’une facture, c’est un procédé capable de reconnaître automatiquement la facture (papier ou PDF), de la “lire”, d’analyser autant les écritures manuscrites qu’informatiques qu’elle peut contenir et de traiter son contenu. En pratique, cela veut dire que le logiciel repère le nom du client, le numéro de la facture, le montant etc. Puis il restitue toutes ces informations en automatisant la saisie des écritures comptables.

Cela simplifie donc la gestion et le suivi des factures.

Comment fonctionne la reconnaissance automatique des factures ?

Le fonctionnement de la reconnaissance automatique des factures se décompose en deux étapes :

  • La distinction de chaque élément
  • L’OCR segmente le document en faisant la différence entre un logo, une image, un tableau, des lettres et des chiffres. Elle transforme ensuite les composants textuels en lignes, puis en mots et enfin en caractères.
  • L’analyse
  • Les lettres et les chiffres sont étudiés en fonction de leur forme, leur courbure etc et traités à partir d’une base de données constituée de plusieurs polices de caractères. Les systèmes OCR les plus avancés sont capables de reconnaître de nombreux types de polices ou caractères différents : écriture manuscrite, machine à écrire, écriture sur ordinateur... Diverses hypothèses sont alors émises avant d’aboutir à une numérisation finale du document.
la reconnaissance automatique des factures grâce à la technologie OCR

Quels sont les avantages et les inconvénients de l’OCR ?

Les avantages de la reconnaissance automatique de factures

Le domaine de la comptabilité est le secteur dans lequel l’usage de l’OCR est le plus répandu. La reconnaissance automatique de factures ou d’autres documents offre de nombreux atouts aux équipes financières.

  • gagner du temps au quotidien et gagner en productivité
  • éviter les erreurs de saisies manuelles
  • comparer facilement plusieurs documents
  • numériser rapidement des documents (même ceux qui sont manuscrits)
  • automatiser le processus de traitement des factures
  • faciliter les recherches
  • archiver numériquement les fichiers
  • vérifier simplement des doublons, des écarts de données, des informations contradictoires
  • limiter le recours au papier et ainsi améliorer l’empreinte carbone de l’entreprise
  • assurer une meilleure traçabilité et sauvegarde des factures
  • faciliter les analyses statistiques

Au-delà de l’utilisation liée à la comptabilité (gestion des factures, rapprochement bancaire, imputation comptable...), l’usage peut être encore plus global et particulièrement intéressant dans le cadre d’un volume important de documents à gérer : contrats légaux, testaments, actes juridiques, licences d’utilisation, notes de frais, bordereaux d’expédition, dossiers médicaux de patients...

Les inconvénients de la reconnaissance automatique de factures

Si les avantages de cette technologie sont convaincants, il n’en reste pas moins qu’elle a aussi des limites. La reconnaissance automatique des factures est-elle fiable ? Peut-on s’assurer qu’il n’y a pas d’erreur ?

Si les documents sont manuscrits, il est possible que certaines écritures soient difficilement identifiables, surtout si elles sont écrites dans plusieurs sens ou en surimpression. De même, le support du document peut altérer la reconnaissance automatique, si ce dernier est de mauvaise qualité (un ticket de parking utilisé par exemple pour des notes de frais). Dans tous ces cas, on obtient une absence d’informations pour les champs non reconnus et qu’il faut donc renseigner manuellement pour finaliser la numérisation du document.

Enfin, certains logiciels OCR imposent des présentations particulières pour l’analyse et la lecture de documents. Cela signifie qu’il est nécessaire de modifier la structure des documents, c’est-à-dire de changer la présentation des factures, pour que les documents soient acceptés par le logiciel. C’est loin d’être évident quand la facturation est éditée dans un logiciel comptable déjà établi dans l’entreprise, et encore moins s’il s’agit de documents divers et variés provenant de multitudes de sources (factures d’achat, justificatifs de notes de frais...)

La reconnaissance automatique des factures chez LeanPay

Chez LeanPay, nous utilisons la reconnaissance automatique des factures via l’OCR dans l’une de nos méthodes d’intégration des données. Nous importons automatiquement vos PDF, que ce soient des factures ou des avoirs. Aucune validation manuelle n’est nécessaire pour l’import.

Nous sommes partis d’une technologie OCR existante sur le marché et nous l’avons adaptée et développée spécifiquement pour le cas des factures clients. Cela nous assure ainsi une lecture des factures PDF fiable, automatique et totalement sécurisée. D’autant que, pour les factures clients, le format est toujours le même : nul besoin de changer la présentation des factures !

Grâce à notre propre technologie OCR, nous avons un taux de succès de 99% de reconnaissance automatique des factures !

Si nous avons choisi d’utiliser la technologie OCR, c’est pour permettre à toutes les entreprises de profiter de notre outil de relances clients. L’OCR nous permet de lire n’importe quel PDF et donc d’intégrer toutes vos factures sans passer par un logiciel comptable. Nous nous connectons aussi à la banque pour récupérer les paiements. Et c’est tout !

Alors n’attendez plus pour relancer les clients qui tardent à vous payer et testez LeanPay gratuitement pendant 15 jours.

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