Nous avons reçu dans nos locaux Julien Beauquesne, Directeur Administratif et Financier chez Exquado, qui dans son processus de réorganisation du cycle order to pay a eu besoin d’un outil pour redresser la trésorerie de l’entreprise et favoriser son développement. Voici son retour d’expérience sur l'intégration de LeanPay à cette transformation et son usage de la solution par ses équipes depuis maintenant plus d’un an.
Avant LeanPay
Seulement les gros clients relancés
Relance manuelle au téléphone
Une balance âgée qui pesait lourd dans la tréso
Avec LeanPay
Relance systématique pour chaque impayé
Utilisation de plusieurs canaux de relance
Un décalage de la balance âgée vers le bas
Le développement rapide de l'activité d'Exquado a créé un besoin d'optimisation du processus de gestion comptable dans son entièreté. Le management des équipes, la restructuration des procédures de suivi des factures et des clients et l'automatisation de certaines tâches liées au recouvrement amiable ont donc constitué les enjeux principaux de cette transformation.
Aujourd'hui Exquado émet entre 15 et 20 mille factures par an. Automatiser le recouvrement est donc une étape clé de la transformation du suivi du poste clients, surtout car les relances sont effectuées par une seule personne.
C’est dans ce contexte que Julien Beauquesne a intégré la société en tant que CFO avec pour objectif de digitaliser le back-office comptable de l’émission du contrat avec le client, jusqu’à la bonne réception de la facture.
Lors de sa recherche d’outils de recouvrement pour équiper ses collaborateurs, le besoin principal était de trouver une solution qui propose une gestion des différentes étapes de manière fluide, ergonomique et centralisée. Le critère qui fait la différence dans ce choix est la conception de l'outil autour de l'utilisateur et de son usage.
La tâche était cruciale pour Exquado. Julien Beauquesne observe d’ailleurs que : "L'enjeu lorsque l'on transforme, c'est de penser aux usages de l'utilisateur et LeanPay est un outil qui répond à ces besoins."
“Quand on veut digitaliser tout un service, le plus important c’est de gérer la transformation et l’accompagnement des équipes.”
LeanPay a donc su s'intégrer dans la création d'un service dédié au recouvrement chez Exquado. En parallèle d'une transformation des équipes, l'outil a su être une brique qui est venue consolider le nouveau dispositif en facilitant la relance des clients et le suivi des impayés.
Après avoir comparé plusieurs solutions, c’est vers LeanPay que Julien Beauquesne s’est tourné. Il nous explique que dès la première prise de contact, il a été emballé par l’outil et sa simplicité d’utilisation pour répondre de manière efficace à son besoin.
LeanPay s’est très facilement intégré au sein des équipes comptables d'Exquado. Julien Beauquesne remarque d’ailleurs que même en utilisant la solution manuellement (sans programmation de relances automatiques), les résultats sont là. La personne chargée de relancer les clients passe maintenant plus de temps sur des missions à forte valeur ajoutée et automatise les tâches volumineuses. Le recouvrement est alors plus qualitatif et le temps gagné permet de concentrer les ressources humaines sur des dossiers importants, ce qui se ressent nettement au niveau de la trésorerie.
L’un des premiers constats des équipes comptables et financières d’Exquado avec LeanPay a été de voir leur situation se clarifier et de gagner en visibilité sur chaque client et chaque facture.
Julien Beauquesne précise d’ailleurs : “Ma balance âgée s’est décalée et maintenant, j’ai des chiffres qui ressemblent à ce que l’on trouve habituellement dans les entreprises : une grosse masse en bas de la balance à +30 jours de délai et ce volume se réduit très fortement sur les autres périodes plus élevées.”
"Aujourd'hui, l'objectif "0 retard de paiement" peut être considéré comme atteignable."
Depuis la mise en place de ce nouveau process dont LeanPay fait partie, Exquado constate une amélioration de 10 jours de son DSO. Cette baisse, rapportée au gain de trésorerie, représente environ une amélioration de 300 000€ des besoins en fonds de roulement de l'entreprise.
LeanPay propose aux équipes financières un logiciel de recouvrement pour en finir avec les retards de paiement et encaisser 100% du chiffre d'affaires.
💚 LeanPay est conçu et développé avec passion à Lille.
