• Socrate Tellier

DAF, dites adieu à Excel



Lorsque l'entreprise grandit, automatiser le suivi comptable et financier devient indispensable afin de garder la maîtrise des chiffres. Dans cet article, nous décrivons les risques qu'une entreprise prend en conservant une gestion manuelle des données, notamment dans les domaines administratifs et financiers.


Petite question :

Combien de temps passez-vous chaque jour, vous et votre équipe, à exporter, saisir, trier, mettre à jour et vérifier des données manuellement sur Excel ?

Entre l'échéancier clients, les factures fournisseurs, le suivi de la trésorerie, la gestion des stocks, le pointage des temps ... le nombre de tableurs Excel utilisés peut vite s'envoler.



Calculer le coût que représente ce temps passé à la saisie manuelle des données chaque mois va vous donner des sueurs froides.


Et cela risque d'empirer : le volume de données grossit chaque année en France de 34%. Le temps et le coût qu'impliquent cette gestion non-automatisée des données va donc lui aussi continuer à augmenter. Il est donc l'heure de dire adieu à Excel pour adopter de nouvelles solutions digitales, intuitives et inter-connectées.


Les PME ont dans leur majorité déjà adopté des outils numériques permettant un certain degré d’automatisation de la gestion de la production, des stocks ou des temps pour les activités de service.


Les fonctions support, notamment les équipes administratives et comptables, n’ont pas encore connu ce degré de transformation digitale. Aujourd’hui il est temps de s’y atteler afin d’augmenter la productivité de ces métiers essentiels au bon fonctionnement de l’entreprise, mais également pour les rendre plus agréables au quotidien.


Le coût en euros et "en efficacité"


Dans les startups et les petites entreprises, utiliser Excel est très fréquent. C'est au départ une décision de bon sens : l'outil est gratuit, il permet de gérer ses données et de suivre son activité très facilement. Mais avec le temps et le développement de l'activité de l’entreprise, l'outil atteint rapidement ses limites.


Voici pourquoi :

Dans une étude réalisée en Novembre 2019 portant sur 160 entreprises françaises, le cabinet de conseil IDC rapporte que seul 1/5 du temps consacré aux activités liées à la donnée est destiné à l'analyse de ces données. 80% du temps est dédié à la recherche, la préparation et la gouvernance des données.


La gestion des données représente donc un fardeau pour beaucoup d'entreprises.


Il est assez simple de calculer le coût du suivi manuel sur Excel :

  • Selon l'enquête du cabinet IDC citée précédemment, la préparation des données nécessiterait à elle-seule 5,7 heures chaque semaine par salarié impliqué dans les activités liées aux données.

  • Multiplié par le coût horaire moyen (27 euros en France), cela représente un coût de 615 euros par mois, soit 7 380 euros par an et par salarié.

  • En multipliant ce chiffre par le nombre de salariés, vous obtenez le coût direct de la gestion manuelle des données dans l'entreprise.

Ce temps et ce coût ne seraient-ils pas plus utiles s'ils étaient alloués à des tâches à plus forte valeur ajoutée, celles permettant de développer l'activité de l'entreprise ou d'améliorer la satisfaction des clients ?


Les erreurs humaines


Ce chiffre de 7 380 euros par an et par salarié représenterait le coût total de la gestion manuelle des données si 100% de ces données saisies étaient correctes. Or comme chacun sait, "l'erreur est humaine".


Gérer manuellement les chiffres de l'entreprise implique en effet nécessairement un pourcentage d'erreur, plus ou moins élevé selon la complexité et la récurrence de la tâche et ainsi que le profil et l'expérience du salarié effectuant ces tâches.


Le coût des mesures correctives prises suite à une erreur humaine doit être pris en compte.

Ces coûts sont de deux ordres :

  • les coûts tangibles : ce sont les coûts directs liés aux mesures prises pour corriger l'erreur. Ce peut être le coût des retards de paiement du à une erreur de facturation, ou le coût des renvois ou des remboursements en cas d'erreur dans la saisie des commandes par exemple.

  • les coûts intangibles : Au delà des coûts directs induits, une erreur peut avoir des conséquences néfastes à plus long terme pour l'entreprise et nuire à son image. Par exemple, combien de temps allez-vous garder ce client si les petites erreurs de saisie dans les commandes ou dans les factures s'enchaînent ?

On peut également prévoir qu'avec la complexification des processus et l'augmentation du volumes de données à traiter, la pression reposant sur les épaules des équipes, le stress et les erreurs humaines vont se multiplier.


Ces erreurs de saisie ont un coût qui fait grimper le coût global de la gestion manuelle des données.


Un manque d'efficacité


Au delà même du temps nécessaire pour corriger les erreurs humaines, gérer les données de façon manuelle, généralement dans plusieurs fichiers Excel, accapare le temps des équipes comptables et administratives.


Le dirigeant perd également beaucoup de temps à attendre que les informations soient mises à jour. Or comment prendre les bonnes décisions si celles-ci ne sont pas éclairées par des informations chiffrées fiables et à jour ?

Ces retards nuisent évidemment à la capacité du dirigeant et de ses équipes à prendre les bonnes décisions au bon moment.

Le risque pour l’entreprise est de passer à côté d'opportunités ou de subir un dérapage incontrôlé de certaines dépenses par manque d'informations ou parce que celles-ci sont noyées dans un océan de chiffres.


Le moral des équipes


Qui a déjà rêvé de passer ses journées à saisir, trier, mettre à jour et vérifier des données sur Excel ? Personne.

Excel étant un feuille blanche construite au fur et à mesure de l'évolution de l'entreprise, en fonction de la connaissance plus ou moins avancée des salariés en charge de son maintien. Il en résulte en général des fichiers d'une lourdeur et d'une complexité assez importante.


Utiliser ces fichiers au quotidien ne réjouit personne en général dans l’entreprise.


Mettre à disposition des équipes des outils intuitifs et agréables, permettant d'automatiser les tâches rébarbatives de saisie et de contrôle des données, peut être un vrai plus pour augmenter leur motivation et leur bien-être au travail, ce qui réduira le turnover et augmentera la productivité globale.


Les nouveaux outils digitaux


Les outils digitaux modernes permettent de réduire le temps passé à saisir des données, de garantir une excellente disponibilité et fiabilité, et aident le dirigeant et ses équipes à prendre des décisions éclairées.


Ce sont en général des solutions SAAS (software as a service), c'est-à-dire accessibles en ligne via un abonnement mensuel ou annuel, et dont la prise en main par les équipes est rapide et intuitive grâce à un design pensé pour l'utilisateur. Il est également facile de les connecter entre eux grâce aux API de plus en plus répandues.


Avec ces outils, la mission des équipes administratives devient plus intéressante et valorisante : les heures autrefois consacrées à la saisie des données peuvent désormais être consacrées à des tâches analytiques à plus forte valeur ajoutée, qui contribueront à l'amélioration de l'efficacité globale de l'entreprise.


Prenons l'exemple de LeanPay :


Avec LeanPay les PME disposent d'un outil de suivi et de relances dans lequel la saisie des données de facturation et le rapprochement bancaire est totalement automatisé.

Les données sont donc à jour en permanence, ce qui permet au dirigeant de contrôler en temps réel l'évolution de son encours client et d'anticiper tout dérapage de sa trésorerie.


De leur côté, les équipes administratives ont plus de temps pour suivre la situation de chaque client et trouver des solutions avec eux afin de maximiser les chances de recouvrement. Grâce à une interface en ligne accessible à tout moment et sur tous les ordinateurs, les commerciaux savent directement quel client a des retards de paiement, ce qui leur permet d'effectuer leurs relances beaucoup plus rapidement.