• Socrate Tellier

Digitalisation des PME : les 5 étapes vers le succès

2020 est l'année de la prise de conscience de la nécessité de la digitalisation pour les PME.


Si la digitalisation n'était pas encore perçue comme une priorité pour certains dirigeants de PME, elle l'est devenue de manière incontestable en 2020 car le confinement a totalement bouleversé les méthodes de travail des entreprises.


La crise du COVID a en effet mis en lumière la nécessité pour les PME d'adopter des outils numériques pour permettre aux équipes de travailler, d'échanger, d'être tout simplement opérationnelles malgré la distance géographique. Si le confinement annoncé le 28 Octobre vient à se prolonger, la digitalisation peut devenir une condition de survie pour beaucoup de PME.


Au delà du confinement, les méthodes de travail post-COVID ne seront plus les mêmes que celles avant la crise sanitaire. Sans parler de généralisation du télétravail, il est en effet fort probable que les équipes souhaiteront conserver ce plus haut degré d'automatisation, d'efficacité et de flexibilité permis par la digitalisation.


La crise actuelle peut donc être à cet égard une opportunité pour les entreprises. Bien appréhendée, la digitalisation peut leur permettre de se transformer pour devenir plus agiles, plus efficaces, plus compétitives. Ainsi elles prépareront l'avenir et se mettront dans les meilleures conditions pour la reprise économique, lorsque la crise sanitaire sera derrière nous.


Mais la digitalisation ne fait pas de miracle ...





Pour être efficace, la digitalisation d'un processus doit se faire dans le cadre d'une réflexion plus large sur la pertinence et l'efficacité des processus. Sans cette vision holistique incluant chaque partie de l'entreprise, l'adoption d'outils digitaux risque d'avoir un impact limité sur l'organisation, voire de créer davantage de frictions qu'elle n'est censée en résoudre.


Préalable : éviter que le projet n'échoue avant même d'avoir démarré


Avant même de lancer un projet de digitalisation, il faut être conscient de la principale cause d'échec des projets de transformation dans les organisations : la charge mentale liée au changement et la résistance qui peut en découler.


Lorsqu'une équipe a intériorisé un processus, qu'elle l'a suivi durant des mois voire des années, prendre du recul sur ce processus et adopter un regard critique sur celui-ci afin de chercher à l'améliorer peut être difficile.


Le changement peut être vécu comme une critique de la pertinence de son propre travail. Plus le processus est en place depuis longtemps dans l'organisation, plus ce phénomène d'appropriation et de remise en cause personnelle sera fort chez les individus en première ligne.


L'accompagnement de l'équipe est alors indispensable afin de mettre en lumière les bénéfices du changement et son rôle crucial dans la définition de la nouvelle organisation.


Ce point est une condition clé pour l'acceptation et la participation active de l'équipe au changement, éléments sans lesquels le projet ne peut réussir sur le long terme.


Ceci étant posé, passons en désormais en revue les 5 étapes permettant la transformation efficace de l'entreprise.


Etape 1 : Identifier les processus clés


L'entreprise définit tout au long de son existence des "processus" afin de réaliser sa mission qui est de produire un ensemble de biens ou de services de manière rationnelle afin de satisfaire ses clients.


Un constat est largement admis aujourd'hui : les processus d'une entreprise évoluent plus lentement que la croissance de celle-ci, d'où un décalage croissant entre les méthodes d'organisation de l'entreprise et sa taille.


L'un des signes les plus communs de cette distorsion est la multiplication de la saisie de données similaires par plusieurs personnes et/ou dans plusieurs outils : sans changement organisationnel, plus l'entreprise grossit, plus les données sont saisies de multiples fois, ce qui génère à terme perte de temps, erreurs et inefficacité.


Cela devient critique lorsque cela provoque :


👉 Une insatisfaction des clients liée à des retards de livraison ou des problèmes dus à

un manque d'efficacité


👉 Une perte de rentabilité pour l'entreprise car les charges opérationnelles augmentent

aussi rapidement que les revenus supplémentaires

👉 Une faible productivité et un turnover important parmi les équipes du fait d'un volume

toujours croissant de tâches répétitives et faiblement intéressantes


Vient alors la nécessité de prendre des mesures afin d'absorber le volume d'activité supplémentaire sans pour autant faire augmenter dans la même proportion les coûts opérationnels.


Vous vous demandez peut-être désormais par où commencer : quel processus traiter en premier ?

Il faut pour cela avoir une vision claire des différents processus permettant à l'entreprise de fonctionner au quotidien, et les classer par ordre d'importance.


Les critères d'importance varieront évidemment en fonction de votre activité.


Voici les questions qui permettront de définir vos processus clés, quelque soit votre secteur :


👉 L'amélioration de ce processus me permettra-t-elle d'accroitre le chiffre d'affaires ou

de réduire les coûts ?


👉 Ce processus a-t-il un impact sur mes clients ?


👉 L'amélioration de ce processus va-t-il améliorer la bonheur des salariés et réduire

potentiellement le turnover ?


👉 Quelles seront les conséquences si je n'améliore pas ce processus ?


Etape 2 : Décomposer le processus à améliorer


Une fois les processus clés à améliorer identifiés, il faut cartographier les étapes, les sous-étapes et les acteurs intervenant dans chaque processus.


Le but est de comprendre de manière détaillée le fonctionnement actuel du processus pour faire apparaître les points de blocage, les sources de lenteur ou d'inefficacité au sein de celui-ci.


L'implication des équipes directement ou indirectement concernées est une condition clé pour considérer l'ensemble du processus, ses éventuelles complexités cachées et ses inter-dépendances.


💡 Astuce : l'outil LucidChart permet de cartographier les différentes étapes d'un processus. Sous forme de diagramme, la représentation visuelle vous aidera à "déplier" le processus et ouvrir la discussion avec vos équipes.


Etape 3 : Faire évoluer le processus


Une fois le processus clairement détaillé, il devient possible de repenser une ou plusieurs étapes de celui-ci afin de le rendre plus efficace et/ou moins couteux.


3 types d'actions peuvent être envisagées pour améliorer un processus :


✅ Le supprimer

Certaines étapes du processus n'existent que "parce qu'on a toujours fait comme ça".

Les équipes ne se posent pas forcément la question de la pertinence de chaque étape du processus chaque jour.


Une fois la cartographie du processus établie, certaines étapes peuvent être identifiées comme inutiles pour parvenir à la réalisation globale du processus sans en altérer la performance. S'il est possible d'obtenir le même résultat en enlevant une étape, pourquoi la conserver ?

La suppression des nombreuses petites étapes inutiles pourra générer au final un gain de temps et d'efficacité non négligeable.


Attention toutefois aux implications cachées de ces suppressions. Si possible, testez la suppression de l'étape avant de la supprimer définitivement, cela peut vous donner une dernière chance de réaliser que cette étape a en réalité une importance pour une tierce partie qui n'avait pas été identifiée au départ.


✅ Le simplifier

La complexité n'a d'intérêt que si elle est indispensable à la réalisation et la performance du processus global. Si un moyen plus simple permet d'obtenir le même résultat, alors il peut être intéressant de le mettre en place. En résultera un gain de temps et donc d'argent.


La complexité provient en général d'une accumulation de petites étapes ajoutées au cours du temps ou d'un excès de précautions prises au moment de la création du processus.


Remettre à plat l'ensemble du processus est une bonne occasion pour chercher à simplifier au maximum les différentes étapes du processus.

"La simplicité peut être plus difficile à atteindre que la complexité. Il faut travailler dur pour arriver à faire simple." Steve Jobs

✅ L'automatiser

Certaines étapes ne peuvent être ni enlevées ni simplifiées. Cela ne signifie pas pour autant qu'elles ne peuvent pas être améliorées.

Pour ces étapes critiques, la solution peut être de les automatiser grâce à l'utilisation d'une solution digitale. Intervient alors un processus de digitalisation.


Cela s'applique particulièrement à la fonction administrative et financière, où la double voire triple saisie des informations est une réalité. Cette fonction n'a pas encore connu la vague d'automatisation dont ont bénéficié les domaines de la production, de la logistique ou encore du marketing.


👉 LeanPay accompagne les PME qui souhaitent automatiser la gestion de leur encours client.


Nous voyons au quotidien que les entreprises ayant décidé d'automatiser la gestion de leur poste client simplifient considérablement le recouvrement de leurs créances et accélèrent leurs rentrées de trésorerie.


En effet en adoptant LeanPay, les équipes financières disposent de données fiables, centralisées sur une plateforme en ligne, mises à jour en temps réel, et enrichies par les commentaires de chaque membre de l'équipe.


Elles peuvent ainsi se débarrasser de leur échéancier client tenu sur Excel et garder la maitrise de la situation de chaque client, anticiper les dérapages de trésorerie et communiquer avec leurs clients pour prévenir les retards de paiement.

Cela représente donc un gain de temps et d'argent significatif pour l'entreprise.


Cela permet également de valoriser le travail des personnes de l'équipe : grâce à l'automatisation de la saisie des données et des relances, l'équipe passe moins de temps sur des tâches faiblement intéressantes et plus de temps sur le suivi des clients et la compréhension de leurs problématiques.


Etape 4 : Utiliser la technologie pour garantir l'efficacité des processus


En adoptant un outil digital permettant de centraliser et de fiabiliser les données, l'entreprise s'assure que chaque membre de l'équipe utilisera le même système pour effectuer les différentes tâches du processus. Il y a une seule source de données, et un processus clair que chacun est amené à suivre.


Lorsque plusieurs systèmes offrant des possibilités d'actions différentes pour une même finalité cohabitent dans l'entreprise, cela laisse place à l'interprétation et à différents types de comportements en fonction des situations. Chacun est alors tenté de définir son propre processus, personne ne suit plus les mêmes règles, ce qui aboutit à des incompréhensions, des manquements, des retards ...


Etape 5 : Construire un cercle vertueux du changement


Il est très surprenant de voir à quel point une entreprise submergée par des processus lourds et inefficaces peut se transformer rapidement en une structure plus agile, productive et efficace. On dit souvent que le succès amène le succès. Il en est de même avec le changement et l'efficacité.


Une fois que l'entreprise se lance sur la voie de l'amélioration d'un processus en prenant le temps de réfléchir de manière collective sur les blocages et les mesures lui permettant de devenir plus efficaces, les changements suivants deviennent plus simples et plus rapides à mettre en place. Les barrières psychologiques des équipes tombent également progressivement.


L'entreprise construit progressivement une méthode de transformation de ses processus : les changements sont mis en place et testés de plus en plus rapidement. La productivité de l'entreprise s'accroît et les salariés se voient impliqués dans la transformation de leur entreprise.


Avoir une vision structurée de chaque processus, des différentes étapes et des personnes impliquées permet également aux nouvelles recrues de s'intégrer beaucoup plus rapidement au sein de l'organisation. Lorsque le processus est simple et rationnel, les nouveaux membres perdent moins de temps au départ car ils disposent d'une vision claire de l'organisation, des missions et interactions existant entre chaque équipe.


Conclusion


Comme vous pouvez le voir, il existe de nombreuses manières de rendre une entreprise plus efficiente. La digitalisation n'est qu'un moyen au service de cette transformation.

Pour réussir, il faut dès le départ prendre du recul sur les processus en place, les décomposer, les classer par importance, identifier les problèmes actuels pour ensuite pouvoir choisir les solutions les plus adaptées.


Lorsque l'entreprise et ses équipes parviennent à repenser l'organisation en profondeur et à l'optimiser grâce à la digitalisation, la productivité globale s'accroit de manière conséquente, grâce à la combinaison des nouveaux outils en place et l'implication des équipes assurant le respect des nouveaux process.


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