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Pourquoi automatiser ses relances clients ?
Rédigé par
Socrate TellierRelances clients
Mis à jour le
17/1/2024
Lorsque le dirigeant ou le CFO d'une entreprise cherche à améliorer sa trésorerie, il commence en général par regarder du côté du poste clients comment être payé plus rapidement.
Mais, comment demander à son équipe comptable d'être plus efficace dans le recouvrement si on ne change pas les méthodes et outils à sa disposition pour le faire ?
Même avec une équipe en interne entièrement dévouée au recouvrement des créances, relancer les clients peut s'avérer être une tâche laborieuse. Du fait du nombre de clients ou par manque de temps, le suivi et les relances clients ne sont pas toujours effectués au bon moment. Et les retards de paiement s'accumulent, ce qui peut menacer la trésorerie de l'entreprise.
Utiliser un outil digital moderne comme LeanPay permet d'automatiser les relances clients pour simplifier la gestion du poste clients au quotidien et accélérer les rentrées de trésorerie 🚀.
Avec LeanPay, vous :
- divisez par 4 le temps passé sur vos relances clients
- réduisez votre délai de paiement de 20%
Nous pouvons vous faire une démonstration de l'outil en visio afin que vous puissiez vous rendre compte de ses fonctionnalités et voir la pertinence d'un tel outil pour votre entreprise.
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Automatiser les tâches liées aux relances
Chacun le sait, la productivité au travail augmente avec l'automatisation.
Or, l'automatisation est particulièrement efficace pour les tâches liées aux relances clients car celles-ci respectent les critères suivants :
- Les tâches suivent un schéma logique "Si... alors..."
Par exemple : "si le retard de paiement d'une facture est de 3 jours, alors j'envoie la première relance". - Les tâches sont construites selon un schéma chronologique
Par exemple :
>> L'étape 1 consiste à envoyer une relance lorsqu'une facture arrive à échéance dans 5 jours. C'est la relance préventive.
>> L'étape 2 consiste à envoyer une deuxième relance au 5ème jour de retard.
>> L'étape 3 consiste à appeler le client au 15ème jour.
>> Et ainsi de suite... - Les tâches sont nombreuses
59% des factures sont payées après 3 relances, ce qui représente un volume important d'actions à effectuer pour collecter les paiements, d'où l'intérêt de l'automatisation. - Les tâches peuvent être personnalisées selon un schéma prédéfini
Par exemple : En partant d'une base commune, les relances peuvent ensuite être personnalisées en fonction du profil du client et de l'importance du retard. Vous n'allez pas relancer de la même façon un client mauvais payeur qu'un client dont les retards sont rares.
3 raisons d'automatiser ses relances clients
Améliorez les conditions de travail de vos équipes financières
Qui a déjà rêvé de travailler sur Excel 7 heures par jour ? Personne.
Les nouveaux outils digitaux permettent aux équipes administratives et financières de bénéficier d'interfaces modernes, accessibles en ligne, pour lesquelles une attention particulière a été portée au design et à l'expérience utilisateur. Cela représente une petite révolution pour les équipes car les outils qu'elles utilisaient jusqu'alors datent des années 90.
Ces outils permettent d'automatiser une grande partie des tâches manuelles et répétitives. Le travail quotidien des équipes devient donc beaucoup plus agréable. Elles peuvent se consacrer à des tâches plus valorisantes, en lien direct avec les clients.
L'impact sur les délais de paiement sera immédiat car les relances clients seront systématisées et les équipes auront ainsi le temps d'apporter une attention particulière et personnelle aux clients nécessitant ce type d'approche pour trouver des solutions aux factures impayées (escompte, échelonnement du paiement...). Les commerciaux peuvent même être intégrés dans le process de recouvrement.
Collectez les paiements plus rapidement
Lorsque l'on fournit les bons outils à une équipe expérimentée et motivée, elle parvient généralement à améliorer rapidement ses résultats.
L'automatisation de la gestion du poste clients permet d'intégrer les différentes phases du processus de recouvrement : depuis LeanPay, l'équipe peut suivre en temps réel l'évolution des délais de paiement, informer régulièrement les clients sur l'état de leur encours, offrir des moyens de paiement en ligne, ou encore passer une créance en phase de recouvrement judiciaire si besoin.
Intégrer le processus de bout en bout et automatiser chaque tâche répétitive permet d'optimiser sa procédure de relances clients et d'accroître sa performance.
Réduisez les coûts
Un système inefficace de recouvrement contraint les équipes à passer beaucoup de temps sur des tâches manuelles et répétitives, pour des résultats en général assez faibles.
Les retards de paiement menaçant leur trésorerie, les entreprises n'ont parfois pas d'autres choix que de contracter un prêt bancaire ou de solliciter un factor pour assurer le financement de l'activité.
Ces modes de financement sont coûteux pour l'entreprise. La commission d'un factor peut atteindre 4% du chiffre d'affaires couvert par le factor. Automatiser le processus de recouvrement pour accélérer les rentrées de trésorerie permet à l'entreprise de retrouver une indépendance financière et de diminuer les coûts liés aux financements externes.
L'automatisation des relances avec LeanPay
Analysons l'impact de LeanPay sur le travail de Paul, en charge du recouvrement dans l'entreprise ABC :
Le suivi de l'encours client
Avant :
❌ Paul devait extraire dans Excel une Balance comportant la liste des factures lettrées et non-lettrées pour ensuite procéder à des opérations manuelles et sources d'erreur.
Avec LeanPay :
✅ Le tableau de bord permet de suivre l'évolution des indicateurs clés en temps réel (encours total, encours échu, délai de paiement moyen, balance âgée...)
✅ Chaque facture dispose d'une page dédiée sur laquelle l'utilisateur peut consulter l'historique des relances effectuées ou les commentaires saisis par les membres de son équipe.
Avant :
❌Les retards de paiements s'accumulaient car Paul n'avait pas assez de visibilité sur les clients ayant des créances en retard de paiement.
Avec LeanPay :
✅ L'outil remonte automatiquement des alertes en fonction des retards de paiement. La priorisation des factures à relancer est facilitée.
✅ Le graphe de suivi mensuel de délai de paiement par client permet à Paul d'anticiper tout dérapage.
Avant :
❌Paul imprimait une balance âgée et devait demander aux autres membres de l'équipe des informations sur la situation de chaque client avant de le relancer.
Avec LeanPay :
✅ Les informations concernant chaque client sont centralisées sur LeanPay. Paul peut y retrouver l'historique des relances effectuées, les éventuels paiements reçus ou les commentaires de son équipe commerciale. Parfait pour la gestion collaborative !
Les relances
Avant :
❌Paul ne communiquait avec ses clients qu'à partir du moment où une facture avait un gros retard de paiement.
Avec LeanPay :
✅ Chaque client peut être automatiquement notifié de l'échéance à venir d'une facture afin de favoriser les paiements dans les temps.
Avant :
❌Paul devait appeler une longue liste de clients ayant des créances échues sans avoir accès à l'historique des communications avec ce client.
Avec LeanPay :
✅ Chaque jour, l'outil lui suggère la liste des clients à appeler car ils ont atteint le stade de la relance par téléphone.
Avant :
❌Paul écrivait les mails de relance à la main, un par un. Il n'avait pas le temps de le faire pour tous les clients.
Avec LeanPay :
✅ Les relances peuvent être planifiées grâce à la création de modèles de relances clients correspondant chacun à une échéance de relance (J-5 avant l'échéance, J+10 après l'échéance ...). Vous pouvez d'ailleurs les télécharger ci-dessous gratuitement 👇. L'envoi peut ensuite être automatisé ou soumis à la validation d'un utilisateur.
Les paiements
Avant :
❌ Les clients de Paul justifiaient leurs retards de paiement par la perte du PDF de la facture ou des coordonnées bancaires pour pouvoir procéder au paiement.
Avec LeanPay :
✅ Les clients de Paul disposent d'un portail client en ligne sur lequel toutes les factures sont disponibles et de multiples options de paiement en ligne sont proposées.
Avant :
❌ Paul passait beaucoup de temps à lire les relevés bancaires afin d'effectuer la réconciliation bancaire.
Avec LeanPay :
✅ Une fois la connexion établie avec la banque, LeanPay se synchronise chaque jour en temps réel pour faire apparaître les paiements reçus sur le compte bancaire. LeanPay analyse les paiements et les associe automatiquement aux factures correspondantes.
Avant :
❌ Paul ne prenait pas le temps de notifier les clients de la bonne réception des paiements.
Avec LeanPay :
✅ Un email de remerciement est automatiquement envoyé lorsque le client a payé.
L'équipe
Avant :
❌ Paul devait recruter de nouvelles personnes dans l'équipe pour supporter la croissance du nombre de clients et de factures associées.
Avec LeanPay :
✅ L'automatisation permet d'absorber une forte croissance du nombre de factures et de garder la maîtrise du poste clients.
Automatiser la gestion du poste clients permet donc d'améliorer les conditions de travail des équipes et d'accélérer les rentrées de trésorerie de l'entreprise.
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Pour en savoir plus sur les relances clients :
